Comment les petites entreprises utilisent les applications Web - et ce qu'il faut rechercher

«Il y a vingt ans, lorsque vous créiez une petite entreprise, vous deviez acheter un ordinateur personnel ou un petit serveur… et vous deviez faire appel à un professionnel de l'informatique et vous deviez l'exécuter en interne.

La bonne chose à faire pour une petite entreprise à l’heure actuelle est de ne pas avoir d’ordinateurs, à l’exception de ce qui se trouve sur les ordinateurs de bureau des employés et sur leurs smartphones… et de tout faire dans le cloud. … Les composants seraient un système de messagerie électronique, un système de calendrier, un système d’automatisation de la force de vente, puis les éléments verticaux, quelle que soit leur activité. ”

Ces commentaires reflètent le changement fondamental que subissent les petites entreprises au cours de la dernière décennie. De plus en plus, nous, les petites entreprises, transformons nos besoins informatiques en un modèle de «cloud computing». Bien que je ne pense pas que toutes les petites entreprises puissent éliminer les serveurs locaux et utiliser des logiciels totalement dans le cloud, comme le suggère Schmidt, une chose est claire: progressivement, année après année, nous allons dans cette direction.

Aujourd'hui, non seulement vous pouvez obtenir des applications de courrier électronique et de calendrier «dans le cloud», mais vous pouvez également trouver un nombre illimité d'autres applications professionnelles:

• création de document, tableur et présentation
• Applications RH et paie
• gestion de l'inventaire
• comptabilité
• applications de facturation et de paiement
• services de marketing par courriel
• applications de gestion de projet
• Logiciel CRM
• bureau d'aide
• et beaucoup plus

En fait, le site Web de la petite entreprise répertorie 26 catégories différentes d’applications Web dans son répertoire de près de 200 applications destinées aux petites entreprises.

Avantages du cloud computing

La croissance de l'informatique en nuage est un avantage certain pour les petites entreprises, en raison des principaux avantages qui permettent d'économiser de l'argent.

Habituellement, il n’ya pas de gros frais initial sous la forme d’une lourde licence de logiciel. Au lieu de cela, vous payez des frais de service mensuels beaucoup moins élevés. Cela vous permet d’étaler vos coûts et d’alléger votre trésorerie.

Vous êtes également soulagé de la complexité et des dépenses liées au chargement et à la maintenance des logiciels sur vos propres ordinateurs. Vous avez uniquement besoin d’ordinateurs permettant aux utilisateurs finaux d’accéder à l’application avec une connexion Internet et un navigateur Web. Et comme vous n’avez pas besoin de maintenir le logiciel en interne, vous pouvez vous débrouiller avec un personnel informatique réduit (ou peut-être avec un système informatique interne).

Éléments à prendre en compte lors du choix d'une application cloud

Mais à mesure que de plus en plus de logiciels migrent vers le nuage, certaines considérations prennent plus d'importance. Voici 3 éléments à prendre en compte lors du choix d'applications logicielles Web

(1) Est-ce que l'application logicielle s'intègre à d'autres logiciels ou applications que nous avons? - La plupart des applications ont tendance à faire un ensemble restreint de fonctions. Si vous essayez d’automatiser l’ensemble de votre entreprise ou un processus de bout en bout, vous devrez probablement rassembler plusieurs applications logicielles de différents fournisseurs. Si les services logiciels en ligne n'interagissent pas entre vous, votre personnel et vous pourriez éventuellement effectuer un travail manuel pour déplacer les données d'un système à un autre via des feuilles de calcul ou en introduisant les mêmes informations dans plusieurs systèmes. Sinon, vous devrez payer le développement de logiciel pour rendre différents packages interopérables.

Le site Web Small Business aide à résoudre ce problème. Dans son répertoire, il indique quelles applications logicielles s'intègrent à d'autres applications logicielles. Il indique également s’il existe une API publiée. Ainsi, si vous devez coder un logiciel pour déplacer des données d’une application à une autre ou pour intégrer deux progiciels, la tâche sera plus facile, moins chère et plus rapide.

(2) Quel est le niveau de sécurité de nos données? - Avec les services logiciels basés sur le Web, vos données utilisées dans les applications seront stockées sur un serveur quelque part “dans le cloud”. En d'autres termes, vos données seront entre les mains d'une autre société. Renseignez-vous sur ce que l'entreprise fait pour protéger les données de manière sécurisée et privée.

C’est une question importante à poser, mais il est difficile d’obtenir des réponses que vous puissiez vérifier. Un moyen de vous satisfaire est de rechercher dans Google des rapports publics d'infractions à la sécurité impliquant la société. En outre, considérez la taille du fournisseur de logiciel. Les grandes entreprises ont généralement des exigences en matière d'audit et d'assurance qui les obligent à évaluer leurs processus et à mettre en place des mesures de protection contre les violations de données. Les petits fournisseurs et les jeunes entreprises peuvent avoir des politiques et des procédures plus souples (voire inexistantes) pour le traitement de vos données.

(3) Le fournisseur sera-t-il sur le long terme et continuera-t-il à soutenir et à améliorer l'application? Il est important de demander n'importe quel logiciel, mais cela prend un nouveau sens lorsqu'une entreprise dispose de vos données confidentielles. Vous devez être assuré de la continuité du logiciel afin de ne pas perturber votre entreprise. Examinez les antécédents du fournisseur. Depuis combien de temps le vendeur existe-t-il? S'il existe un forum de produits ou des forums de clients, y a-t-il beaucoup de plaintes non résolues? Existe-t-il des preuves d’améliorations continues? Enquêter avant de prendre un engagement, car il peut être plus difficile de changer plus tard.