J'ai écrit dans ma dernière chronique à propos du nouveau lecteur de livre électronique Amazon Kindle et j'ai dit:
$config[code] not found"Nous attendons tous avec impatience que les pronostics du" bureau sans papier "se réalisent, et pourtant cette promesse semble être une illusion plus insaisissable que jamais."
Mais peut-être le bureau sans papier est-il en vue. Oui, j’ai écouté ceux qui continuent de dire que le bureau sans papier reste un rêve. Mais je pense que la clé ici est de viser et de travailler vers des progrès pour vous débarrasser du papier, pas de la perfection pour atteindre cet objectif ultime. Un bon système de gestion de données peut associer le caractère pratique du papier à la vitesse des nouvelles informations et technologies.
En tant qu’entrepreneurs et propriétaires de petites entreprises, nous voulons éliminer la quantité de papier que nous utilisons, car elle nécessite tout simplement trop de temps (et d’argent) pour la production, l’organisation et la récupération. Cela pourrait simplement faire économiser beaucoup d’argent à votre entreprise et vous aider à en gagner plus.
Avec la prolifération actuelle de l'information, nous devons rendre les informations disponibles pour nous et les autres à la vitesse du monde d’aujourd’hui.
Examinez la façon dont le papier et les fichiers sont traités dans votre entreprise.
Si vous êtes comme moi, je serais assez audacieux pour suggérer que ce que vous trouvez ne vous rendra pas heureux.
Vous avez peut-être le bureau le plus organisé au monde, mais le temps nécessaire pour systématiser la tenue de vos registres et maintenir cette méthode d’organisation se traduit par des dollars réels - des heures pouvant être consacrées à la recherche et au développement et au marketing.
Utilisez-vous un système de classement «pieux», gardant les choses en tas pour que vous sachiez exactement où tout se trouve? Pensez au fouillis physique que cela provoque, ainsi qu’à la culpabilité que vous ressentez parce que vous ressentez toujours le besoin de «parcourir» ces piles - pour vous assurer, à tout le moins, de ne rien oublier.
Si les dossiers papier enfouissent votre bureau, il peut être intéressant d’utiliser le mode sans papier. Mais que signifie exactement l’absence de papier pour votre entreprise? Cela implique de prendre la décision de le faire et de ne pas revenir en arrière. Cela signifie qu’il faut numériser tous ces fichiers dans l’ordinateur et former le personnel à l’utilisation des fichiers numériques.
Désormais, les documents qui devaient auparavant être expédiés d'un associé à un autre, ou de votre entreprise à un client ou à un client potentiel peuvent être consultés à tout moment. Votre entreprise peut économiser de nombreuses heures et économiser des millions de dollars en productivité et en efficacité.
La réalité est que votre bureau utilisera toujours du papier. Le terme «sans papier» est trop élevé pour être atteint. Certaines personnes ont besoin d'imprimer des choses pour les lire. Vous imprimerez des choses à emporter et à montrer à d’autres personnes. Toutes les présentations ne peuvent pas être adaptées à PowerPoint. Vous ne vous débarrasserez pas de ces imprimantes.
Mais vous allez vous débarrasser des classeurs, ou du moins de certains d’entre eux, au fur et à mesure que vous numérisez des fichiers dans votre ordinateur et en créez de nouveaux, et qu’il est nécessaire de les organiser en permanence.
Voici 4 éléments à prendre en compte lorsque vous utilisez le mode sans papier:
1. Lors de la numérisation de fichiers, un scanner de documents dédié est essentiel.
2. Lors de la sauvegarde de fichiers, la méthode la plus répandue et la mieux acceptée par tous est le format PDF ou le format de document portable. Il s’agit d’un format stable qui garde le fichier exactement comme sur le papier. Il peut être lu en ligne ou imprimé, prend peu de place et est facile à créer avec les logiciels disponibles auprès d’Adobe.
3. Si vous numérisez vos fichiers, vous aurez besoin d’un disque dur dédié à votre nouveau «classeur» et d’un bon système de sauvegarde des données. Les professionnels techniques suggèrent d’avoir deux disques durs portables. Vous sauvegardez les unes après les autres toutes les semaines et apportez la sauvegarde dans un lieu hors site, tel qu'un coffre de dépôt bancaire.
4. Si vos ordinateurs ne sont pas connectés à un réseau local (LAN), ils devront être connectés pour que tout le monde puisse accéder aux fichiers. La mise en place d’un réseau sans fil coûte environ 25 à 50 dollars par ordinateur, plus 75 à 100 dollars pour le «hub» ou le routeur central de quatre ordinateurs.
La plupart des gens n’ont aucun mal à visualiser et à gérer les fichiers numériques. Vos employés et vous-même pouvez avoir des problèmes, c'est de vous habituer au nouveau système de tenue de documents et de gestion de l'information. Obtenez tout le monde à bord en termes de protocoles de fichiers. Comment les répertoires doivent-ils être étiquetés? Comment nommer les fichiers? Il est essentiel que tout le monde utilise les mêmes normes. Décidez ce que ce sera et imprimez des copies pour tout le monde. Rendre une copie disponible sur le réseau de l'entreprise.
Aller sans papier est une question de choix: c’est un style de vie conscient et une décision de style de travail. C’est un outil qui, s’il est totalement engagé, peut augmenter votre productivité, votre efficacité et votre efficacité, tout en réduisant la quantité de déchets produits par chacun d’entre nous.
Avez-vous pris la décision de vous passer du papier?
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