Ce que vous devez savoir sur les nouvelles règles relatives aux heures supplémentaires: liste de contrôle en 9 points

Le 18 mai, le Département américain du Travail (DOL) a annoncé les dernières mises à jour des exemptions pour heures supplémentaires de la loi du Fair Labor Standards.

Les nouvelles règles relatives aux heures supplémentaires (connues sous le nom de «règle finale») relèvent de 455 dollars par semaine (23 660 dollars par an) le seuil de salaire requis pour pouvoir bénéficier de l'exemption des heures supplémentaires et atteignent 913 dollars par semaine (47 476 dollars par an) et touchent 4,2 millions de travailleurs.

En outre, l'exigence de rémunération annuelle totale nécessaire pour satisfaire à l'exemption des employés hautement rémunérés (HCE) passera de 100 000 dollars par an à 134 004 dollars.

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Toute entreprise qui emploie des travailleurs dont les salaires sont inférieurs au nouveau seuil devra prendre en compte leur meilleur plan d'action ou devra payer des milliers de salaires plus élevés. Ils pourraient également faire l'objet de poursuites de la part des employés pour non-respect de la règle. Aucune entreprise n'est exemptée, peu importe sa taille.

Outre les modifications du seuil de salaire, les nouvelles règles sur les heures supplémentaires vont:

Mettre à jour automatiquement le seuil de salaire tous les trois ans, en fonction de la croissance des salaires au fil du temps, augmentant la prévisibilité;

Renforcer la protection des heures supplémentaires pour les travailleurs salariés ayant déjà droit à des heures supplémentaires;
Modifier le critère de base salariale pour permettre aux employeurs d’utiliser des primes non discrétionnaires et des paiements d’incitation (y compris les commissions) pour couvrir jusqu’à 10% du nouveau niveau de salaire standard;
Fournir plus de clarté aux travailleurs et aux employeurs.

La règle finale entre en vigueur le 1 er décembre 2016.

À propos des changements, Mike Trabold, directeur de la conformité chez Paychex, un fournisseur de services technologiques RH, dans un central téléphonique avec Small Business Trends, a déclaré:

«Historiquement, il existait depuis longtemps un seuil de salaire de 23 660 $ par an pour les personnes de certaines catégories d’emplois (notamment les postes de cadre, d’administration et de professionnel). Si vous aviez un employé dans l’une de ces catégories… qui dépassait ce seuil, vous n’auriez pas à payer cette heure supplémentaire si cet employé était un employé exonéré.

«Au fil des ans, de nombreux groupes de défense des droits des employés se sont inquiétés du fait que le chiffre de 23 660 $ était trop bas - ce qui a eu des conséquences pratiques: certains d'entre eux auraient peut-être été directeurs d'un restaurant gagnant 25 000 $ par an. Mais comme ils avaient été désignés comme exemptés, ils n’étaient pas admissibles aux heures supplémentaires. Nous avions donc des gens qui travaillaient entre 50, 60 et 70 heures par semaine et qui n'étaient pas admissibles aux heures supplémentaires. »

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Pour répondre aux préoccupations des groupes de défense des droits, l’administration Obama a relevé le seuil des salaires à 47 476 dollars par an, soit plus du double de la limite actuelle, a déclaré Trabold.

Options de paiement des employés à la suite de la modification des règles sur les heures supplémentaires

Les employeurs ont certaines décisions à prendre en matière de rémunération des employés en vertu des nouvelles règles relatives aux heures supplémentaires, selon Trabold.

«L’exercice auquel beaucoup d’employeurs sont confrontés à l’heure actuelle est d’avoir des employés se situant entre ce qu’il était et ce qu’il sera maintenant», a-t-il déclaré. «Ils vont devoir décider d’augmenter le salaire de ces personnes au-delà du seuil de 47 476 $, afin qu’ils ne soient plus admissibles aux heures supplémentaires, ou encore de les désigner comme salariés horaires et de les rémunérer. faire des heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 40 heures par semaine. "

Limiter les employés à moins de 40 heures par semaine pourrait être un défi et entraîner une perte de productivité, a déclaré Trabold.

«Cela peut avoir un impact sur l'employeur, car beaucoup de personnes actuellement exemptées de la pratique travaillent plus de 40 heures par semaine», a-t-il déclaré. "Vous pouvez avoir un corpus de travaux en cours de réalisation que vous devrez trouver comment traiter une fois que les nouvelles règles entreront en vigueur."

9 façons dont les employeurs peuvent se préparer pour la règle finale

Trabold a fourni la liste de contrôle suivante pour aider les employeurs à se préparer avant l'entrée en vigueur des nouvelles règles sur les heures supplémentaires le 1 er décembre 2016.

1. Déterminer l’impact final de la règle sur votre entreprise

Les employeurs devraient se familiariser avec les modifications apportées aux règles afin de déterminer leur situation en matière d'heures supplémentaires.

Trabold a déclaré que des recherches récentes menées par Paychex avaient révélé qu'un employeur sur cinq n'était pas au courant de la règle finale et que 55% pensaient que cela ne s'appliquait pas à eux.

2. Réaliser un audit

Effectuer un audit des employés susceptibles d’être affectés. Trabold a conseillé de commencer par un examen de base du personnel actuel, du statut d’exempt et des niveaux de rémunération.

Les employés actuellement classés comme étant exemptés des protections des heures supplémentaires de la Fair Labor Standards Act doivent satisfaire au critère relatif aux tâches de leur exemption, ainsi que du seuil de salaire.

«Collaborez avec vos équipes comptables et RH pour examiner votre masse salariale et identifier les employés exemptés dont les salaires actuels sont inférieurs ou proches des nouveaux seuils proposés», a déclaré Trabold.

3. Suivre le temps des employés exemptés

Les employeurs devraient commencer à suivre les heures de leurs employés exemptés - ceux dont le salaire est inférieur au seuil de 47 476 $. Il est essentiel que les employeurs disposent de données horaires précises et d’une piste de vérification claire lorsque leurs employés ont travaillé pour plusieurs raisons.

«Il y aura beaucoup d’employeurs qui, pour gérer cette dépense, déplaceront les personnes actuellement exemptées d’heure en heure», a déclaré Trabold. «Cela peut sembler très judicieux sur le plan de la gestion de la situation économique, mais il importera évidemment, puisqu’ils occupent maintenant un salaire horaire, de suivre avec précision leur temps et leurs heures de travail afin de les rémunérer correctement. ”

Trabold a également déclaré que les employeurs devaient suivre le temps passé par les employés exemptés à travailler chez eux après les heures de travail, car il serait également indemnisable.

4. Déterminer quels employés passeront au statut de non-exempt

Une fois que les employeurs auront identifié les employés exemptés qui seront concernés par la règle, ils devront décider d’augmenter leurs niveaux de salaire afin de conserver le statut d’exempt ou de passer de l’employé au statut de non-exempt.

«Les employeurs qui choisissent de passer des employés à un statut non exempté devront déterminer la base de rémunération (horaire ou salariée) et s’assurer qu’ils respectent le salaire minimum requis pour le nombre d’heures de travail attendues de l’employé», a déclaré Trabold. «Ils devraient également déterminer si des heures supplémentaires seront nécessaires et autorisées. La cohérence est essentielle pour atténuer les risques de poursuites pour discrimination. "

5. Développer un plan

«Examinez l'historique de vos paiements d'heures supplémentaires et déterminez si vos coûts vont probablement augmenter en raison des heures travaillées», a déclaré Trabold. «Réalisez des scénarios avec vos conseillers et posez les questions suivantes: Devriez-vous augmenter vos budgets pour le personnel essentiel? Devriez-vous envisager d'embaucher plus de personnel ou de revoir votre modèle de rémunération pour des employés spécifiques?

En examinant l’impact des nouvelles règles sur la situation financière de l’entreprise, les employeurs seront mieux à même de prendre la mesure la plus appropriée, a-t-il déclaré.

6. Mise à jour des règles de chronométrage

La mise à jour des exigences et des procédures de conservation des enregistrements peut être essentielle pour assurer une conformité totale, selon Trabold.

«Révisez vos méthodes de suivi du temps et évaluez s’il est nécessaire d’automatiser davantage», a-t-il déclaré. «Si la nouvelle règle a un impact significatif sur le nombre d’employés qui doivent suivre leurs heures travaillées, une autre méthode de suivi, telle que le logiciel de gestion du temps et des présences, pourrait mieux répondre à vos besoins.»

Trabold a indiqué qu'il était également important d'établir des politiques écrites et claires pour les employés concernant l'enregistrement du temps travaillé et des heures supplémentaires.

7. Développer des procédures de formation

Les employeurs devront informer le personnel de la procédure d’approbation du chronométrage et des heures supplémentaires de la société après avoir mis à jour les politiques en matière de conservation des enregistrements et des heures supplémentaires.

8. Créer un plan de communication

La nouvelle règle sur la rémunération des heures supplémentaires devrait toucher un nombre important d'entreprises cette année. Pour lutter contre les questions ou préoccupations qui se posent, Trabold a conseillé d'élaborer un plan de communication pour annoncer les modifications en interne.

«Les entreprises doivent clairement communiquer les modifications apportées aux politiques et aux procédures aux employés, en veillant à une grande transparence et à toutes les nouvelles attentes des employés», a-t-il déclaré.

9. Commencez à vous préparer maintenant

Les employeurs ayant des employés susceptibles d’être affectés devraient prendre l’initiative dès maintenant d’évaluer la situation de l’entreprise, d’examiner l’impact de différents scénarios sur leurs résultats et de déterminer la marche à suivre pour éviter les réclamations salariales et d’autres problèmes.

«Les employeurs doivent commencer à établir des plans dès maintenant pour s’assurer de bien comprendre le contenu de la réglementation, car la date de mise en œuvre n’est pas très éloignée», a déclaré Trabold.

Il a conseillé aux employeurs d’envisager de faire appel à un consultant en ressources humaines professionnel ou à un partenaire en rémunération pour mieux comprendre l’impact potentiel des modifications apportées aux règles et de leurs options futures.

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