Un grand livre général constitue un résumé des informations financières relatives à une entreprise. Le grand livre général a pour but de montrer les soldes courants dans des domaines clés. Un grand livre devrait comporter quatre sections de base: Actif, Passif, Revenus et Dépenses. Les actifs comprennent les fournitures et les liquidités détenues par la société. Les passifs comprennent les dettes en cours que la société doit à des fournisseurs ou à des investisseurs. Le revenu comprend le montant d'argent gagné par l'entreprise. Les dépenses sont le coût des affaires, du loyer, des employés, de la publicité et des articles connexes.
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Configurez le fichier principal du grand livre. Les livres de grand livre ont des colonnes qui descendent de la page. En haut de la page, nommez une colonne pour chacune des quatre sections fondamentales du livre, Actif, Passif, Dépenses et Revenu. À gauche, en fonction du volume de transactions de l'entreprise et du nombre de détails dont vous avez besoin, identifiez les lignes par semaine ou par mois. Cette page affiche le solde de chaque section au début de chaque période.
Identifier les actifs de l'entreprise. Déterminez la valeur de tout ce que l'entreprise possède, y compris le matériel de bureau, les fournitures et l'argent des comptes courants. Ajoutez la valeur totale des actifs de l'entreprise et placez ce nombre dans la première ligne de la colonne des actifs.
Identifier les dépenses d'entreprise. Déterminez combien d'argent l'entreprise dépense en salaires, loyer, publicité et fournitures. Si les lignes sont étiquetées par semaine, calculez les dépenses par semaine. Si les lignes sont étiquetées par mois, calculez les dépenses par mois. Dépenses périodiques moyennes, telles que les assurances, pour que ce montant ne soit pas exclu des dépenses. Ajouter la valeur totale des dépenses de l'entreprise et la mettre dans la colonne des dépenses.
Identifier les responsabilités. Calculez la valeur de la dette d’affaires vis-à-vis des investisseurs ou d’autres emprunts à long terme, tels que le paiement d’une voiture d’affaires. Mettez ce montant dans la colonne du passif.
Identifiez le revenu. Pour une nouvelle entreprise, cette colonne sera vide jusqu'à ce que de l'argent commence à entrer. Une fois que l'entreprise a un revenu, ce chiffre apparaît dans la colonne de revenu.
Calculez les totaux pour chaque colonne en fonction de la période sélectionnée pour les lignes. Placez le nouveau total dans la ligne à chaque période.
Grand livre général
Créez une page pour chacune des quatre sections fondamentales. Les actifs, les passifs, les dépenses et les revenus doivent chacun avoir une page. Étiquetez les colonnes en haut de la page avec une description de l'élément correspondant à cette catégorie. Les actifs, par exemple, peuvent avoir des colonnes étiquetées fournitures, marchandises, espèces et matériel de bureau. Faites de la dernière colonne une colonne de totaux. Étiquetez les lignes par date. La première ligne doit avoir la valeur actuelle de chaque élément de colonne.
Maintenir le grand livre. Chaque fois que la valeur d'un élément change, enregistrez-la dans le livre de grand livre. Le premier jour, par exemple, si l'entreprise vendait des marchandises d'une valeur de 100 USD, la colonne Actif devrait être soustraite de 100 USD. Le revenu aurait ajouté 100 $.
Transférer des informations dans le fichier maître du grand livre. À la fin de chaque période, transférez le montant des colonnes de total dans le fichier principal. Si vous suivez régulièrement le fichier général, vous conservez le fichier principal en un simple transfert de totaux.
