En affaires, il est souvent nécessaire d’écrire une proposition pour proposer des solutions à des problèmes réels. Mary Guffey, dans son livre "Business Communication: Process and Product", déclare: "Les propositions sont des offres convaincantes pour résoudre des problèmes, fournir des services ou vendre du matériel". La rédaction d'une proposition nécessite souvent des recherches approfondies et doit être faite dans des délais serrés. documenter dans ses parties fondamentales peut grandement simplifier le processus et augmenter les chances que la proposition soit accueillie avec une réponse favorable.
$config[code] not foundPré-écriture et rédaction
Connaissez votre public. Mener des recherches pour déterminer les personnes qui composent la chaîne de commandement à la lecture de la proposition. Cela déterminera le degré de technicité du langage, si un glossaire sera nécessaire ou non pour définir les termes, le ton et combien d'informations générales sur le problème doivent être incluses.
Mener des recherches pour identifier les tentatives précédentes de résolution du problème et les lacunes de ces efforts. Déterminez le coût des matériaux et de la main-d'œuvre et déterminez le temps nécessaire à la réalisation de toutes les phases de la mise en œuvre de la solution proposée, du début à la fin.
Utilisez l’introduction pour identifier le problème et son importance. Fournissez la preuve de l'existence d'un problème, tel qu'une perte vérifiable d'argent, de temps ou de clients. Expliquez pourquoi il est nécessaire de prendre des mesures pour résoudre le problème maintenant. Décrivez brièvement votre solution et, sur la base de vos recherches, fournissez la preuve que votre solution proposée fonctionnera.
Indiquez le problème dans les paragraphes du corps, y compris ses causes et les tentatives précédentes pour le résoudre. Reconnaître des solutions alternatives, des graphiques ou des informations graphiques. Selon Robert Adler et Jeanne Elmhorst, rédacteurs en chef de «Communiquer au travail: principes pour les entreprises et les professions libérales», une analyse comparative «est particulièrement utile lorsque le public considère une idée qui rivalise avec celle que vous défendez».
Fournissez les raisons pour lesquelles le problème doit être résolu et proposez votre solution et ses avantages. Incluez une description du produit ou du service recommandé et des détails sur la manière dont il résoudra le problème. Inclure un calendrier indiquant les délais pour chaque étape du projet.
Indiquez les coûts actuellement dépensés et expliquez comment votre solution permettra d'économiser de l'argent. Dans le livre "Le Guide de Bedford pour les écrivains des collèges" de X.J Kennedy et al., Les rédacteurs de propositions sont invités à "estimer les ressources - argent, personnes, compétences, matériel et le temps requis pour mettre en œuvre la solution".
Conclure avec les recommandations finales et les conséquences potentielles de ne pas prendre des mesures en relation avec les objectifs de l'organisation. Utilisez la conclusion pour «revendre votre proposition de manière convaincante en soulignant les avantages de votre solution, produit ou service par rapport à toute idée concurrente», suggère Gerald Alfred et ses collaborateurs, éditeurs du «Manuel de rédaction technique».
