Rédiger une proposition de note permet aux employés de communiquer leurs recommandations dans un document court, facile à lire. La dernière pièce devrait persuader votre public d'agir sur vos idées. Le mémo doit être concis et comporter une à deux pages. Une proposition de mémo comprend quatre parties: l'en-tête, le problème actuel, la solution et l'appel à l'action.
Créez un en-tête en haut de votre mémo. Celui-ci doit être formaté à gauche et inclure le destinataire du mémo, son auteur, la date et le sujet.
$config[code] not foundCréez un paragraphe qui traite du problème. Cela devrait expliquer pourquoi la stratégie ou le processus actuel ne fonctionne pas. Par exemple, le code vestimentaire de la société ne fonctionne pas car son langage est vague et laisse trop de place à l’interprétation.
Créez un paragraphe qui propose la solution. Ce paragraphe devrait inclure un libellé concis sur la façon de résoudre le problème. Par exemple, vous pouvez discuter de la création d’un groupe de gestionnaires et d’employés pour réorganiser la stratégie du code vestimentaire, ce qui permettra d’obtenir une stratégie plus détaillée sur ce qui convient au travail.
Créer un appel à l'action. Le dernier paragraphe de votre proposition de note devrait indiquer au lecteur quelle est la prochaine étape. Par exemple, vous pouvez dire que, une fois la proposition approuvée, vous rencontrerez les responsables pour assembler un panneau de code vestimentaire.
Référencez les pièces jointes dans la dernière ligne de votre mémo. Des exemples de pièces jointes peuvent inclure des études ou des graphiques qui soutiennent l’idée que vous proposez, tels que «Pièces jointes: étude de groupe de discussion avec les employés».
Pointe
Utilisez des puces pour faciliter la lecture de votre proposition. Les puces sont plus faciles à lire en un coup d’œil pour les gestionnaires et les cadres, et rendent votre mémo plus concis.
Attention
N’oubliez pas de solliciter l’aide d’un correcteur. Demandez à un collègue de vérifier votre proposition plusieurs fois avant de la soumettre. Cela évitera des erreurs de grammaire ou d'orthographe gênantes.
