Un mémorandum, ou mémo, est un document utilisé pour communiquer au sein d'une organisation. Ce type de document communique généralement des problèmes ou des avis aux membres de l’organisation, persuade les autres d’agir ou demande un retour d’information. Les mémos sont nécessairement courts et concis et suivent un format spécifique. Presque tous les professionnels utilisent des mémos pour communiquer. apprendre à écrire est souvent important pour la réussite professionnelle.
$config[code] not foundNotez l’idée générale de votre mémo et de votre public cible avant de rédiger le document. La prise en compte du public est très importante lors de la rédaction de mémos. Par exemple, si un problème concerne uniquement un petit groupe de personnes, n’adressez pas le mémo à l’ensemble de l’organisation. Considérez le langage approprié pour le public en général. Vous voudrez peut-être communiquer un message différemment à vos supérieurs hiérarchiques que vos subordonnés.
Remplissez votre section d'en-tête. Tous les mémos devraient avoir les mêmes sections. Tout d’abord, la section «À» contiendra le nom des destinataires. Par exemple, “To: John Smith” ou “To: Smith Co. Staff” fonctionnerait dans une ligne “To:”. Sous la ligne «À:», remplissez une ligne «De:» avec votre nom. Directement sous la ligne «De:», incluez une section «Date:» avec la date à laquelle le mémo est écrit. Les mois sont souvent abrégés; Février devient «février». Enfin, incluez une ligne «Sujet:» avec un titre spécifique qui indiquera le sujet du mémo.
Écrivez votre message ensuite; visez pas plus d'une page. Votre première phrase doit clairement énoncer le but et le contexte de la note. Ensuite, le cas échéant, expliquez brièvement le contexte de l'événement, de la situation ou des circonstances du sujet du mémo. Ensuite, expliquez exactement ce que vous voulez ou ce que vous attendez de ceux qui reçoivent le mémo. Si votre mémo est nécessairement plus long qu'une page, vous pouvez inclure un court paragraphe de résumé à la fin du message pour plus de clarté.
Fermer avec une fin polie. Assurez-vous de remercier les destinataires pour le temps qu'ils ont passé à lire le mémo et d'inviter une discussion ou des commentaires sur le contenu du mémo lui-même.
Inclure une ligne "attaché:" après la fermeture si vous devez joindre des documents supplémentaires avec le mémo. Indiquez brièvement le titre des pièces jointes dans cette ligne, par exemple «Attaché: Reprendre».
Passez en revue votre mémo pour supprimer toute information superflue et simplifier les phrases verbeuses. Le but du mémo est la brièveté.
Vérifiez votre mémo pour les problèmes d'orthographe et de grammaire. Les mémos sont généralement considérés comme des documents professionnels. Des erreurs d’insouciance et une inattention grammaticale pourraient nuire à l’écrivain.
