Qu'il s'agisse d'une fête de bureau, de la fête d'un collègue, d'un gala d'anniversaire ou d'une autre fonction sociale, les invitations que vous créez doivent inclure tous les détails importants sur l'événement et être correctement adressé à chaque destinataire. Si vous écrivez une invitation au nom de votre entreprise, celle-ci doit présenter l’entreprise sous un jour favorable et refléter son style.
$config[code] not foundRépondre à l'invitation
La liste des invités est une partie importante de l'invitation. Dans les invitations professionnelles, il est particulièrement important que toutes les informations pertinentes soient correctes. Dénoncer à tort le nom d'un client important ou appeler un homme "Ms." sont des faux pas sociaux qui pourraient perdre les affaires de ce client. Avant de commencer à adresser les enveloppes et à rédiger le message d'accueil de l'invitation, examinez les informations client pour vous assurer que vous avez l'adresse actuelle et l'orthographe correcte du nom de chaque personne. Cela peut nécessiter quelques recherches, telles que la révision des dossiers du client ou même l’appel du bureau du client pour confirmer une adresse.
Choisissez formel ou informel
Choisissez un style d'invitation formel ou informel, en fonction de l'événement. Pour une collecte de fonds en cravate blanche, adoptez un style plus formel. Pour les événements décontractés, tels que le barbecue d'entreprise, rendez-vous un peu plus décontracté. Avec des invitations formelles, énoncez des éléments tels que les dates, les heures, les adresses et les noms complets - "le 2 novembre, par exemple" - et utilisez un support papier plus formel.
Utilisez "M.", "Mme" et "Mme" devant les noms des personnes, avec des expressions telles que "Vous êtes cordialement invité à …" ou "Nous demandons votre présence à …" pour indiquer le caractère formel de l'événement. Avec un événement occasionnel, vous n'avez pas nécessairement besoin d'écrire les dates et les heures, mais si vous vous adressez à un contact professionnel, utilisez toujours "M." ou autres honorifiques appropriés. Si la personne peut inviter un invité, écrivez "M. John Smith et son invité". Les guides de rédaction d'Emily Post (http://www.emilypost.com/invitations) peuvent être une ressource utile lorsque vous avez besoin de conseils supplémentaires sur la manière de traiter correctement une personne.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingInclure les informations pertinentes
Pour les invitations professionnelles, inclure un logo d'entreprise sur l'invitation, ainsi que les noms des hôtes quelque part près du sommet, tel que recommandé par The Etiquette Scholar. Autres informations importantes: description de l'événement et son but. Naturellement, vous devrez inclure le date, heure et lieu - y compris les directions. Incluez par exemple toutes les instructions spéciales dont les invités pourraient avoir besoin, telles que les vêtements à porter ou l'emplacement de votre bureau dans le bâtiment. Pour les événements officiels pour lesquels les clients pourraient avoir besoin de prendre leurs dispositions de voyage, envoyez une "date" dans un délai de six à huit mois, puis envoyez les invitations de six à huit semaines à l’avance. Pour les événements moins formels, deux à quatre semaines devraient suffire.
Inclure une note de RSVP
Pour bien planifier votre événement, vous devez savoir combien de personnes y assistent. Pour cette raison, un RSVP est une partie essentielle de votre invitation. Après avoir inclus tous les détails pertinents, donner des instructions sur la manière dont la personne peut répondre à l'invitation. Fournissez une enveloppe pré-adressée et une carte permettant aux invités de vous envoyer une note par courrier, ou une adresse électronique ou un numéro de téléphone. Quoi que vous fassiez, indiquez également un délai dans lequel la personne doit répondre.
