La planification d'un événement est un processus qui peut être à la fois difficile et long, mais qui constitue un moyen très efficace pour les entreprises de promouvoir leurs produits et services. Parmi les défis, citons le choix d’un lieu, la gestion des invitations, l’organisation des réponses et le suivi des paiements.
Jetez un coup d'œil aux conseils suivants pour vous aider à surmonter ces défis et à transformer votre vision de l'événement en une réalité exceptionnelle:
Plan pour réussir
Pensez à votre public lors de la planification d'un événement. Le «quand» et le «où» sont des considérations importantes pour maximiser la participation. Pour chaque événement, vous devez définir deux objectifs: ce que vous espérez accomplir et ce que vous espérez que vos participants accompliront. Ces conseils de planification vous aideront à concentrer vos efforts, à communiquer efficacement et à offrir une expérience enrichissante à toutes les personnes concernées.
Invitations - Personnalisez
Il est très probable que votre invitation par courrier électronique donne la première impression de votre client sur votre événement. Votre invitation doit donc être intéressante. Votre invitation doit avoir une apparence professionnelle et communiquer les informations de base sur votre événement. Voici quelques conseils pour envoyer de superbes invitations en ligne:
- Il est important de segmenter votre liste. Vous voulez inviter les personnes les plus intéressées.
- Personnalisez-le (incluez les noms d'invités).
- Marquez l'invitation avec le logo et les couleurs de votre entreprise. Vos clients doivent savoir que cela vient de vous sans rien voir.
- Indiquez l'objectif et les avantages de votre participation à votre événement.
- Fournissez des détails clairs sur le lieu, le moment et les coûts associés à l'événement, ainsi que les coordonnées.
- Inclure une carte, si possible, et les indications routières.
Promouvoir de manière proactive
Les invitations peuvent ne pas suffire à garantir une salle comble. Quelques étapes supplémentaires peuvent aider à sensibiliser, à encourager la participation et à occuper des places pour votre événement. Les suggestions incluent:
- Un site Web spécifique à l'événement. C’est un endroit idéal pour énumérer tous les détails de l’événement: description générale, objectif, frais, activités, liens vers d’autres sites Web, invités spéciaux et ressources supplémentaires.
- Comme pour l'invitation originale, assurez-vous que toutes les promotions incluent votre marque, le logo de l'entreprise et les couleurs.
- Si l'événement est ouvert au public, envisagez de promouvoir votre événement sur des sites de réseaux sociaux. Mon expérience est que le réseautage social est complémentaire aux outils promotionnels tels que les invitations par courrier électronique. Je trouve que je peux augmenter la fréquentation d'au moins 10% ou plus en intégrant les réseaux sociaux dans le mix.
- N'oubliez pas d'envoyer un rappel dans les jours précédant l'événement.
- Inclure un calendrier des événements pour promouvoir les événements futurs.
- Capturez plus que des informations standard à utiliser dans les efforts de marketing futurs.
- S'il y a des frais pour votre événement, récupérez-les lors de votre inscription. La perception électronique des frais évite les risques de sécurité liés à la gestion et au stockage des numéros de carte de crédit sur votre propre ordinateur. Et si vous pouvez faire payer les inscrits au moment de leur inscription, vous obtenez un engagement ferme de la part de ces personnes d’assister à la manifestation.
- Si vous collectez des frais, incluez toujours une politique de remboursement.
Tirer parti des bons outils
Les petites entreprises doivent valoriser leur marque et faire preuve de professionnalisme lorsqu'elles communiquent avec leurs clients et prospects. Un outil conçu pour un usage professionnel offre la meilleure solution pour répondre à ces exigences. Comme pour le marketing par e-mail et les sondages en ligne, des outils en ligne sont disponibles pour vous aider à planifier, suivre et gérer votre événement.
Faites que ça compte
Il y a toujours une possibilité d'améliorer votre événement après coup. Les activités post-événement peuvent révéler des informations utiles sur ce qui a fonctionné et comment vous pouvez améliorer votre prochain événement.
- Suivre ceux qui ont assisté vs ceux qui ne l'ont pas.
- Envoyez une communication de suivi en temps utile pour inclure les points forts de l'événement, des images et un résumé général.
- Réalisez un sondage post-événement auprès des participants pour saisir leur expérience lors de l'événement.
- Renseignez-vous sur les points à améliorer lors de votre prochain événement.
De la planification pré-événement à l'analyse post-événement, un événement réussi bénéficiera grandement de l'utilisation de la solution en ligne appropriée. En suivant ces suggestions, vous pouvez être plus productif en moins de temps, avoir une allure professionnelle et offrir une expérience événementielle satisfaisante à vos participants.
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