La plupart des professionnels doivent rédiger des lettres officielles à un moment donné de leur carrière. Que vous cherchiez un emploi, que vous quittiez un emploi ou que vous communiquiez avec un client, formater et rédiger correctement une lettre commerciale indique votre niveau de professionnalisme. Pour rédiger une telle lettre, suivez le format correct et utilisez un langage professionnel tout en répondant à toutes les exigences requises.
Bloquer la mise en forme
Le format le plus courant pour une lettre professionnelle formelle est le format de bloc. Avec ce format, tout le texte est aligné à gauche, avec des marges de 1 pouce autour de la page entière. Pour écrire votre lettre dans ce format:
$config[code] not found- Tapez votre adresse, à moins que le papier à en-tête ne soit préimprimé, auquel cas vous commencez par la date.
- Passer une ligne, puis ajouter la date.
- Ignorez une autre ligne et ajoutez le nom et l'adresse du destinataire de la lettre.
- Ignorez une autre ligne et insérez le message d'accueil suivi de deux points.
- Sautez une autre ligne et commencez votre lettre.
- Après le corps de la lettre, tapez la fermeture.
- Sautez trois lignes, puis tapez votre nom et votre titre.
Mise en forme indentée
La mise en forme en retrait suit un modèle similaire à la mise en forme en bloc en termes d'espacement entre les sections. Cependant, l'alignement des sections présente certaines différences:
- Tapez votre adresse et la date avec le bord gauche des lignes alignées sur le centre de la page. Encore une fois, si vous utilisez un papier à en-tête imprimé, ne retapez pas votre adresse.
- Ignorer une ligne et tapez le nom et l'adresse du destinataire. Ils doivent être alignés à gauche, comme pour le style de bloc.
- Indenter chaque paragraphe du corps de la lettre d'un demi-pouce, avec un seul espace entre les paragraphes.
- Tapez les lignes de fermeture et de signature pour qu'elles soient identiques, avec l'adresse et la date en haut de la page, le bord gauche aligné au centre de la page.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingContenu de la lettre
En règle générale, une lettre officielle peut être divisée en cinq parties distinctes:
- Une introduction qui dit au destinataire de quoi parle la lettre.
- Une raison pour écrire.
- Informations sur les pièces jointes.
- Remarques ou déclarations supplémentaires.
- Une fermeture qui fait référence à un contact futur.
Par exemple, si vous écrivez pour faire suite à une entrevue d’information, commencez par faire référence à la réunion et dites que vous écrivez pour faire un suivi. Si vous envoyez des documents, tels qu'une copie de votre CV ou un échantillon d'écriture, notez-le dans la lettre; par exemple, «Comme nous en avons discuté, j’ai joint une copie de l’article que j’ai écrit pour Journal XYZ sur les tactiques de marketing. »Terminez en répétant que vous avez apprécié la réunion et que vous resterez en contact tout au long de votre recherche d'emploi. Évitez d’utiliser des abréviations ou des argots dans votre lettre et relisez-les attentivement avant de les envoyer.
Considérations particulières
Si quelqu'un d'autre tape la lettre pour vous, indiquez-le sur une ligne située sous la ligne de signature. Ignorez une ligne, puis tapez vos initiales en lettres majuscules, suivies d’une barre oblique et des initiales du dactylographe en minuscule.
Si vous incluez des pièces jointes dans votre lettre, avertissez le destinataire en ajoutant une note au bas de la lettre. Ignorez deux lignes de la ligne de signature ou une ligne de la ligne. Tapez «Boîtiers», suivi du nombre de boîtiers entre parenthèses ou d'un signe deux-points et des boîtiers spécifiques répertoriés sur des lignes numérotées distinctes, par exemple, Boîtiers: 1. Reprendre 2. Écrire un échantillon.
Si vous envoyez une copie de la lettre à quelqu'un d'autre, incluez également une ligne CC. Après la ligne d'enceintes, sautez une ligne. Tapez CC, suivi de deux points et du nom du destinataire supplémentaire. S'il y a plus d'une personne, incluez chaque nom sur une ligne distincte.
Enfin, choisissez une police conservatrice facile à lire. Times New Roman ou Arial en 10 ou 12 points sont les choix les plus courants pour les lettres commerciales.
