Bien que de nombreuses entreprises et écoles se fient davantage aux communications électroniques, certaines offrent encore des salles de courrier qui traitent tous les courriers papier entrants et sortants. Une salle du courrier est semblable à un bureau de poste personnel pour l'entreprise ou l'école. Ceux qui travaillent dans la salle du courrier font beaucoup de choses comme les postiers.
Courrier externe
L'une des principales fonctions d'une salle du courrier consiste à gérer tout le courrier externe de l'entreprise ou de l'école. Le bureau de poste livre tout le courrier de la localisation à la salle du courrier et récupère tout le courrier sortant. Les employés de la salle du courrier trient ensuite tout le courrier afin qu’il puisse atteindre ses destinataires. À certains endroits, les employés de la salle du courrier livrent le courrier directement à chaque service, tandis que d'autres exigent que quelqu'un du service vienne le chercher.
$config[code] not foundCourrier interne
De nombreuses entreprises utilisent le courrier interne pour envoyer de la correspondance et des écritures. Les employés placent les documents dans des enveloppes spéciales interoffices et les adressent à la personne et au service concernés. Les employés de la salle du courrier prennent soit le courrier inter-bureau auprès des départements, soit ils apportent le courrier inter-bureau à la salle du courrier pour distribution. Dans certaines entreprises, les employés des salles de courrier effectuent les livraisons, tandis que d’autres demandent aux départements de vérifier leur propre courrier interoffice dans la salle de courrier.
Affranchissement
Surtout dans les grandes écoles et les grandes entreprises, la salle du courrier est responsable de s'assurer que tout le courrier sortant est correctement affranchi. Les écoles en particulier sont souvent considérées comme des organisations à but non lucratif et peuvent parfois bénéficier de tarifs postaux spéciaux. Les employés de la salle du courrier vérifient tout le courrier sortant et lui envoient l'affranchissement approprié en fonction de son objectif par rapport à l'entreprise. Les employés pèsent également les colis et déterminent le coût d'affranchissement pour l'expédition. Dans certains cas, l'entreprise peut utiliser sa propre machine à affranchir, ce qui lui permet d'économiser de l'argent en payant les frais de port exacts, des lettres aux gros colis.
Autres expéditeurs
Bien que la salle du courrier soit principalement responsable du courrier interne et de tout ce qui entre ou sort du bureau de poste, elle traite également généralement avec d'autres expéditeurs. Tout ce qui est envoyé à l'entreprise passe souvent par la salle du courrier en premier. Cela signifie que le personnel de livraison dépose souvent ses colis dans la salle du courrier au lieu d'essayer de localiser à quel emplacement appartient le colis. De même, si une personne reçoit un colis qui ne lui appartient pas, il peut l’apporter à la salle du courrier pour l’amener à sa destination.
Service Clients
En plus des relations avec les postiers et les autres agents des transports, les employés des salles de courrier interagissent souvent avec les autres employés d'une école ou d'une entreprise, ainsi qu'avec les étudiants d'une école. Dans les cas où la salle du courrier trie simplement le courrier dans des boîtes aux lettres individuelles, les étudiants et les employés viennent chercher leur courrier. S'il y a un problème, tel que quelque chose qui n'est pas arrivé ou un problème d'accès au courrier, il appartient à l'employé de la salle du courrier de gérer les questions et le dépannage. Travailler dans une salle du courrier exige de bonnes compétences en service à la clientèle pour satisfaire tout le monde.
