Chaque jour est une bataille pour la productivité lorsque vous êtes propriétaire d’une petite entreprise ou consultant. Et, si nous sommes honnêtes, la productivité peut être particulièrement difficile à maintenir en ces chauds mois d’été lorsque les barbecues et les rêveries sur la plage font des ravages.
Si vous vous êtes déjà assis et que vous vous demandiez ce qui s’est passé entre 9h et 17h, un nouveau sondage des créateurs d’OfficeTime peut vous intéresser. Ici, le site de suivi du temps a interrogé les répondants pour répondre à la question «Où va notre temps» et a identifié certains des plus grands coupables de la productivité en milieu de travail.
Plus tôt cette année, OfficeTime a annoncé les cinq causes les plus meurtrières et officiellement exclu les e-mails (47%), la procrastination (42%), les réseaux sociaux (36%), les réunions (34%) et la navigation sur Internet (30%) comme principaux vices. voler des heures de notre journée. Cette fois-ci, OfficeTime a vérifié de nouveau combien de temps nous passions dans ces cinq zones extrêmement pénibles.
Attention, les résultats peuvent vous faire peur:
- 64% passent jusqu'à 1 heure sur les sites de réseaux sociaux chaque jour
- 59% passent jusqu'à 1 heure chaque jour à surfer sur Internet
- 49% consacrent jusqu'à une heure par jour aux réunions
- 40% passent en moyenne 1 à 3 heures à traiter leur courrier électronique
- 34% passent de 30 minutes à 1 heure à «tergiverser»
Additionnez le haut de ces chiffres et il est assez facile de comprendre pourquoi certains d’entre nous quittent le bureau en se demandant ce que nous avons exactement accompli au départ.
Si vous avez l’impression que vous n’allongez pas vos journées aussi loin que vous le pouvez, voici quelques astuces rapides sur la productivité pour vous aider à éviter certains des pièges de temps énumérés ci-dessus.
1. Créer un plan
Chaque dimanche, je m'assieds devant mon ordinateur, découvre ce que je dois faire au cours de la semaine prochaine et crée une carte pour les 5 à 6 prochains jours indiquant comment et quand chaque tâche sera accomplie. Bien sûr, il est inévitable que d’autres choses apparaissent et que je doive changer de plan, mais entrer dans la semaine avec une structure bien définie me permet de me concentrer sur le travail vraiment important. Sinon, il est facile de quitter la semaine de la même façon que vous êtes entré - avec une pile de travail toujours sur la table parce que vous avez été «détourné» dans d’autres domaines. Sachez ce que vous devez faire dans votre journée et votre semaine et tenez-vous pour responsable.
2. Email Email
Il n’est pas surprenant que l’e-mail soit de plus en plus cité comme le principal responsable de la productivité. Dans le sondage mentionné ci-dessus, 40% des répondants ont déclaré passer entre 1 et 3 heures un jour répondre aux e-mails, et je parie que vous avez eu des jours où vous avez dépensé beaucoup plus que cela. Essayez de planifier des moments précis pour répondre aux courriels afin de ne pas passer toute votre journée à aller et venir. Peut-être que vous manipulez votre courrier électronique pendant une heure le matin, puis que vous vous enregistrez 20 minutes avant le déjeuner et avant de partir pour la soirée. Choisissez ce qui vous convient le mieux, mais allez au point de gérer votre courrier électronique, et non l’inverse. Et, si possible, évitez de répondre aux e-mails dès votre arrivée au bureau. Vous constaterez que le fait d’abattre quelques petites choses en premier aidera à créer une dynamique pour le reste de la journée.
Cet article sur 7 conseils Gmail que chaque PME devrait savoir peut vous aider à utiliser votre compte Gmail plus intelligemment en tirant parti des outils et des fonctionnalités gratuites.
3. Trouver des outils de responsabilisation
Je ne vous connais pas, mais mon principal obstacle à la productivité est de rester responsable. Lorsque vous travaillez pour vous-même, vous n’avez personne d’autre à craquer le fouet et à vous garder à la tâche. Peut-être que vous êtes discipliné et que vous n'en avez pas besoin ou peut-être êtes-vous comme moi et comptez-vous sur des outils vous permettant de rester aussi responsable et productif que possible.
Les outils de suivi du temps en ligne tels que Harvest, Toggl et OfficeTime (les créateurs de l'enquête) peuvent s'avérer extrêmement utiles pour un individu ou une équipe afin de permettre un suivi précis du temps et d'analyser la façon dont il est dépensé. Si vous chargez à l’heure, ces outils peuvent également vous aider à garder une trace des budgets des clients et leur montrer comment vous dépensez leur argent.
Si vous n’êtes pas fan des outils de repérage d’outils en ligne, vous préférerez peut-être utiliser un vieux minuteur fiable. Je garde un sablier sur mon bureau et l'utilise religieusement pour écrire du contenu. Quel que soit l'outil que vous utilisez, il n'est pas nécessaire qu'il soit flashy, mais simplement quelque chose dont vous serez responsable.
4. Identité et limiter les distractions
Certaines distractions que nous connaissons bien - c’est la lumière clignotante de notre téléphone intelligent, c’est Twitter, ou c’est notre blog préféré qui n’a rien à voir avec le travail. Une fois identifiés, il est assez facile de les limiter quand on le souhaite. Tuez votre Internet si vous n'en avez pas besoin pour le moment, jetez votre téléphone dans un tiroir où vous ne pouvez pas le voir, etc.
Mais il y a d'autres distractions qui apparaissent dans notre journée et que nous ne réalisons peut-être pas.
Comme votre système de messagerie de bureau (Skype, peut-être) qui contient plus de conversations sur les options de repas que de travail, ou la personne qui aime organiser des réunions quand un courrier électronique aurait été plus efficace. L’utilisation d’un outil de suivi du temps en ligne présente l’un des avantages de pouvoir vous aider à repérer le temps que vous avez peut-être perdu. Si vous n'en avez pas utilisé auparavant, essayez-le pendant quelques semaines simplement pour vous aider à analyser comment vous passez votre journée. Peut-être que vous passerez un tiers de votre journée en réunion ou si vous avez un ami qui vous envoie un SMS toutes les heures. Une fois que vous savez, supprimez le bruit. Vous ne serez pas surpris de la facilité avec laquelle des correctifs peuvent ajouter des heures à votre journée.
Quels sont vos principaux responsables de la productivité en milieu de travail? Est-ce qu'ils tombent sur la liste ou avez-vous d'autres vices secrets?
Mise à jour de la photo de médias sociaux via Shutterstock
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