Engager les employés permet à votre entreprise de fonctionner et de se développer. Mais cela met les responsabilités de l'employeur sur vos épaules. S'acquitter de ces responsabilités peut entraîner des pénalités, et le fait de ne pas saisir les occasions qui s'offrent à vous peut vous coûter des impôts, ce qui peut nuire à votre résultat net. Voici 10 erreurs de paie à éviter.
Erreurs de paie à éviter
Donner du temps de comp
Lorsque vos employés non exemptés (généralement horaires) travaillent plus de 40 heures par semaine, vous leur devez du temps et demi. Vous ne pouvez pas contourner cette obligation en leur donnant du temps supplémentaire (en leur permettant de supprimer les heures supplémentaires travaillées). Cela enfreint la loi fédérale sur les normes du travail équitable (FLSA).
$config[code] not foundClassification incorrecte des travailleurs
Si les travailleurs sont vos employés, vous devez payer des charges sociales sur leur salaire et leurs avantages imposables. Vous ne pouvez pas éviter ces taxes en qualifiant les travailleurs d’entrepreneurs indépendants s’ils sont réellement des employés. Cela pourrait entraîner des pénalités fiscales graves ainsi que des pénalités imposées par d'autres organismes fédéraux et étatiques. Vérifiez les directives de l'IRS sur la classification des travailleurs.
Retarder le dernier salaire
Lorsque vous licenciez un travailleur ou qu'il quitte son emploi, vous devez un dernier paiement. Bien que la loi fédérale n’exige pas que vous payiez le travailleur immédiatement, la loi de l’État peut le faire. Passez en revue les règles de votre Etat. La violation de ces règles peut entraîner des pénalités, voire des poursuites judiciaires.
Rembourser les frais de voyage et de divertissement dans le cadre d'un régime non comptable
Si vous remboursez aux employés les frais de déplacement ou de réceptions pour le compte de votre entreprise, vous risquez de devoir payer des taxes sur l’emploi inutiles si vous n’organisez pas correctement le remboursement. S'ils demandent simplement un remboursement et que vous le payez, le remboursement est imposable pour eux et assujetti aux taxes sur les salaires. Si, toutefois, vous adoptez un «plan comptable», le remboursement ne leur est pas imposable et vous ne devez pas de charges sociales; vous déduisez les frais de T & E. Pour être un plan comptable, vous devez suivre les directives de l'IRS.
Payer les créanciers devant le gouvernement
Si vous rencontrez des difficultés financières, veillez à placer l'IRS en haut de votre liste. Si vous choisissez de payer le propriétaire ou d'autres créanciers au lieu de payer d'abord les taxes sur la masse salariale, vous pouvez être tenu personnellement responsable de toutes ces taxes impayées, même si votre entreprise est constituée en société ou à responsabilité limitée. Faites des taxes sur la masse salariale une priorité afin de ne pas déclencher une pénalité de recouvrement du fonds d’affectation spéciale.
Transfert des obligations de paie
Tandis que certaines petites entreprises utilisent leur masse salariale en interne, d’autres choisissent de laisser des personnes extérieures - comptables, comptables, sociétés de gestion de la paie et organisations professionnelles d’employeurs (PEO) - en charge du calcul de la retenue à la source, du dépôt des taxes et de la production des déclarations de revenus. Habituellement, cela fonctionne bien, mais il y a des personnes mal payées qui ne respectent pas leurs obligations et vous avez des problèmes. Pourquoi? En tant qu’employeur, vous êtes responsable de toutes ces obligations en matière de paie. C’est à vous de surveiller leurs activités en votre nom. L'IRS dispose d'une liste de PEO certifiés, qui correspondent aux normes définies par l'IRS. La liste est mise à jour périodiquement.
Ignorer les demandes de chômage
Lorsqu'un travailleur quitte l'entreprise, il peut demander une indemnité de chômage. Si le départ est volontaire ou si le travailleur a été licencié pour faute grave (par exemple, harcèlement sexuel d’un collègue de travail, intoxication professionnelle, vol de l’entreprise), il n’a pas droit à une indemnité de chômage. Si vous ne parvenez pas à contester des demandes erronées, vous devrez peut-être inutilement payer des impôts plus élevés au chômage. Vérifiez auprès de votre État comment contester la demande d’indemnisation erronée d’un travailleur.
Être un mauvais gardien de documents
La loi vous oblige à tenir des registres de paie et à les mettre à la disposition de l'IRS dans certaines circonstances. Habituellement, vous devez conserver des enregistrements pendant au moins quatre ans. Ces enregistrements incluent des feuilles de temps ou d'autres enregistrements d'heures travaillées, des comptes de dépenses, des copies des W-2 et I-9, des rapports d'accident et toute autre information pertinente sur la paie.
Avoir omis d'avoir de nouveaux employés remplir le formulaire 8850
Vous ne pouvez pas savoir en regardant un nouvel employé s'il appartient à un groupe ciblé qui vous donnerait le droit de demander le crédit d’opportunité de travail. Demandez à chaque nouveau travailleur de remplir le formulaire 8850, un formulaire IRS. Il est utilisé pour présélectionner les travailleurs aux fins du crédit. Le formulaire doit être soumis à votre agence de sécurité de l'emploi (SESA) au plus tard le 28e jour civil suivant la date à laquelle le membre du groupe ciblé commence à travailler pour vous. Si vous ne le faites pas, vous ne pouvez pas prendre le crédit d’opportunité de travail même si vous y avez droit autrement.
Affiches d'emploi manquantes
Vous devez afficher des affiches pour certaines lois du travail fédérales et des États. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être pénalisé. Le montant dépend du type d’affiche à afficher. Trouvez les affiches fédérales dont vous avez besoin chez le conseiller en affiches du DOL. Votre service du travail peut vous indiquer les affiches de loi à utiliser. Ne payez pas une entreprise extérieure pour eux. Téléchargez les affiches requises sur les sites Web du gouvernement.
Relevé de paie Photo via Shutterstock
1
