Des événements mémorables ne se produisent pas simplement. Organiser et organiser un événement nécessite une planification. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire ou d’une journée d’appréciation des clients, et que vous disposiez de trois semaines pour planifier votre projet ou d’une année entière, le succès de votre événement dépend des détails. Nous avons recueilli 42 conseils d'experts en matière de planification d'événements pour petites entreprises, y compris certains des organisateurs des prix annuels Influencer Awards.
$config[code] not foundOrganisation d'événements pour petites entreprises: que faire en premier
1. Décidez de votre public cible avant toute autre chose. Avant de faire quoi que ce soit, la première étape consiste à définir clairement le public cible. De cette manière, toutes les autres décisions seront prises en termes de format, de contenu, de prix, de localisation, etc. Cette approche structurée vous aidera également à rester concentré sur la réalisation d'objectifs spécifiques et à ne pas laisser le champ devenir trop large ou dilué.
2. Faites une liste de détails - tout, y compris l'éclairage et les transports en commun, le contenu et les rafraîchissements. Lorsque vous décidez d'organiser un événement, tout compte. Du contenu du programme et de l'éclairage au transport et au stationnement - tout compte. Et votre public vous attribuera tout et… votre marque. Faire une liste permettra de ne pas négliger les choses.
3. Avoir un objectif commercial clair pour la tenue de l'événement. Avant de pouvoir commencer à planifier un événement réussi, expliquez clairement pourquoi vous le faites, car chaque décision prise par la suite devrait appuyer votre objectif principal. Est-ce la génération de leads? Est-ce pour faire connaître votre entreprise ou un produit particulier? Est-ce que c'est pour fidéliser la clientèle? Ou voulez-vous simplement gagner de l'argent (ce qui est bien aussi)? Et assurez-vous que l’équipe est consciente de l’objet, de sorte que vous n’ayez pas de «marge de manœuvre».
4. Faites attention aux autres événements de l'industrie lors de la planification. Consultez le calendrier. Assurez-vous de ne pas planifier votre événement le ou trop près des vacances ou des heures de vacances populaires. Il est tout aussi important de rechercher d’autres événements auxquels pourraient participer vos participants cibles.
5. Soyez flexible avec les changements de taille, d'emplacement et d'autres détails. Au fur et à mesure que vous vous engagez dans le processus de planification d'événements, vous constaterez peut-être que la taille et le lieu de votre événement changent, ainsi que par bien d'autres moyens que ceux envisagés à l'origine. C’est naturel et tout à fait correct tant que vous ne perdez pas de vue la raison pour laquelle vous faites tout ce travail en premier lieu. Une certaine souplesse est nécessaire.
6. Connaissez vos limites. Nous savons tous que l'objectif est de lancer un grand événement en direct. À cette fin, nous devons également être conscients de ce que nous pouvons ou ne pouvons pas faire de manière réaliste - qu’il s’agisse de budget… ou de temps. Si vous décidez de lancer un événement en direct dans une semaine, prévoyez une affaire plus intime. S'il s'agit d'un grand événement, préparez-vous plusieurs mois à l'avance. Si le budget est petit, vous devrez peut-être contrebalancer avec de la créativité et beaucoup de bricolage.
7. Créez des objectifs SMART. Commencez toujours par la stratégie. Comme dans toute entreprise, les grands événements commencent par une stratégie forte, réfléchie et mesurable. Les événements en direct sont un moyen formidable de partager votre marque, de vous connecter à votre marché cible, d'obtenir des commentaires sur votre produit (et plus encore!), Mais vous devez savoir ce que vous essayez d'atteindre. Respectez les objectifs SMART et décrivez ce que vous visez. Assurez-vous ensuite de poursuivre dans la direction de ces objectifs.
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Budget: Comment payer pour votre événement
8. Développez un «plan de financement» pour votre événement et estimez les chiffres. Sachez comment vous allez payer pour l'événement. La plupart des événements sont financés par des parrainages, des ventes de billets, des budgets marketing internes - ou une combinaison des trois. Lorsque vous créez votre budget pour l’événement, vous devez estimer le montant que vous pouvez réellement obtenir de chaque domaine. Avant de réserver votre salle ou de signer des contrats, c’est une bonne idée de commencer par signer des sponsors ou par vendre des billets à l’avance pour vous assurer que votre idée suscite suffisamment d’intérêt pour la financer.
9. Créez un budget de dépenses et réalisez des économies grâce aux dons «en nature» des sponsors. Les événements ont tendance à coûter plus cher que ne le pense le propriétaire de petite entreprise - principalement en ce qui concerne le lieu et la nourriture et des boissons. N'oubliez pas de fixer le prix de tous les permis et licences dont vous aurez besoin. (C’est là que le planificateur d’événements peut vous aider à éviter les maux de tête.) Faites une liste complète de toutes les dépenses, puis mettez en évidence les domaines dans lesquels les sponsors peuvent jouer un rôle pour offrir quelque chose de «en nature». Plus vous travaillez avec d’autres marques et plus partenaires pour organiser vos événements, plus vous économiserez.
10. Considérez le financement participatif comme une nouvelle option pour collecter des fonds pour un événement. S'il s'agit de votre première édition d'événements, utilisez des plates-formes de financement participatif pour réduire les risques. En publiant vos événements sur ces plates-formes, les participants devront s’engager à acheter des billets pour l’événement. Si le nombre minimum de participants requis n'est pas atteint, l'événement n'a pas lieu.
Marketing: attirer les gens
11. Vous aurez besoin d’un plan marketing DÉTAILLÉ. Créez un plan marketing pour l'événement. Plus vous êtes organisé, plus votre événement sera professionnel.
12. Soyez infatigable dans vos efforts sinon votre événement va échouer. Si vous ne voulez pas être seul à votre événement… alors marché, marché, marché, marché… et marché encore.
13. Définissez les bonnes raisons pour lesquelles les personnes se présentent. Quel est le tirage au sort pour les participants? Vous devez définir CE QUE vous faites lors de l’événement pour amener ces participants cibles à la porte. Pour un produit de consommation, il peut s'agir d'une fête avec des démonstrations et des cadeaux promotionnels et de divertissement. Pour le monde des affaires, cela peut être un contenu éducatif ou un conférencier expert passionnant et bien connu. Quoi qu’il en soit, ne perdez pas la connexion avec pourquoi vous voulez que ce public particulier réclame entrer.
14. Expliquez par écrit pourquoi votre marché cible devrait être présent - ne supposez pas que les avantages sont évidents. Lors de la promotion d’un événement, assurez-vous de dire à votre marché cible ce qu’ils vont apprendre, qui ils vont rencontrer et pourquoi ils devraient y être. Ne présumez pas que vos amis le diront à leurs amis. Si vous utilisez des haut-parleurs, donnez-leur une copie publicitaire afin qu'ils puissent promouvoir l'événement auprès de leurs publics.
15. Apprenez à parler aux médias. Les journalistes sont très occupés et toujours dans les délais… ils n’ont pas le temps d’entendre un discours. Faites-leur savoir que l'information existe et - pour les histoires futures - que vous êtes un expert dans ce domaine. Inclure cette information lorsque vous tendez la main.
16. Utiliser les hashtags Twitter. Twitter est idéal pour promouvoir des événements et pour créer un sentiment de communauté en ligne autour d'un événement. Installez tôt un hashtag unique. Recherchez d'abord sur Twitter pour vous assurer qu'il n'est pas déjà utilisé. Placez le hashtag directement sur le site Web de l'événement et, si vous utilisez le bouton Tweet pour le partager sur le site, intégrez le hashtag dans le verbiage initial. Lorsque les gens tweetent, l'événement est automatiquement promu sur Twitter.
$config[code] not found17. Utiliser les pré-événements sociaux en ligne pour promouvoir l'événement principal. Pour susciter l'intérêt de votre événement, essayez d'organiser un Google Hangout ou un chat Twitter quelques semaines avant l'événement principal. Invitez quelques-uns de vos conférenciers à participer à l'événement social en ligne. Donnez un aperçu de ce qui se passera à l’événement principal en discutant de ce que les conférenciers couvriront ou en soulignant les activités. Cela génère de l'anticipation.
18. Achetez de la publicité sur les réseaux de médias sociaux. L'achat de publicité sur les réseaux sociaux est souvent négligé par les petits événements. Les plateformes de publicité sociale (Facebook, LinkedIn et Twitter avant tout) offrent des options de ciblage approfondies qui peuvent contribuer de manière significative à atteindre notre public cible dans notre zone géographique. La bonne nouvelle est qu’aucun budget important n’est requis et que la vente de billets se mesure facilement.
19. Utilisez YouTube pour promouvoir votre événement. YouTube est le deuxième moteur de recherche mondial après Google. Le téléchargement de vidéos de nos précédents événements ou d'entretiens avec nos conférenciers / interprètes est un excellent moyen de convaincre les participants potentiels de cliquer sur acheter. La vidéo fournit des repères visuels significatifs, ce qui a un impact considérable sur notre processus de prise de décision. Avec les événements, nous sentons toujours le risque de ne pas savoir ce qui va se passer, la vidéo atténue cette tension.
20. Créez une superbe vidéo promotionnelle à petit budget. Un peu de créativité avec un panneau d'affichage, un clip musical libre de droits et une bonne caméra vidéo pour smartphone permettra de créer une vidéo amusante pour aider à faire connaître ce qui va arriver. Voici un bon exemple de vidéo, qui a justement fait cela avec un budget restreint, pour promouvoir un événement destiné aux petites entreprises.
21. Faites participer les blogueurs locaux. Soyez intelligent avec les blogueurs. Faire participer les blogueurs locaux à l'événement est généralement une excellente stratégie pour gagner de l'audience avant, pendant et après l'événement. Les blogueurs ont généralement une large portée et ne suivent généralement pas les règles traditionnelles des médias.
22. Exploitez les plates-formes d’inscription aux événements telles que Meetup. Utilisez les plates-formes existantes. S'il s'agit de votre première tentative d'organisation d'un événement et que vous ne possédez pas les compétences nécessaires pour le promouvoir, consultez le site Meetup.com. En plus d'offrir une suite pour la gestion d'événements en ligne, Meetup est un excellent référent pour un public pertinent dans votre région. Il offre également des fonctionnalités d’inscription et de gestion de RSVP qui sont particulièrement utiles si vous êtes inexpérimenté.
23. Utilisez l'inscription en ligne. Le moyen le plus facile de faire fuir les gens consiste à avoir un enregistrement analogique (fax, traite bancaire ou à la porte uniquement). Offrez une inscription en ligne pour sécuriser le plus de participants possible, ce qui aidera à prévoir les chiffres et à publier le budget prochainement.
24. Inscrivez-vous sur des sites de restauration pour votre groupe. Une fois que vous savez à qui vous voulez assister, l'étape suivante consiste à vous mettre en face d'eux. Il existe des sites Web spécialisés dans la liste d'événements à l'échelle nationale (par exemple, Meetup, Lanyrd) et au niveau local, alors commencez par là et recherchez les recherches les plus appropriées.
25. Offrez des incitations aux partenaires locaux pour vous promouvoir. Les communiqués de presse envoyés aux médias concernés contribueront à générer de l'actualité et on pourrait envisager de faire participer les médias (en ligne et hors ligne) en tant que partenaires. Ils sont exposés à votre événement en échange de la publicité. S'ils ne veulent pas s'impliquer à ce niveau, proposez-leur de lancer un concours permettant à leurs lecteurs de gagner des billets.
26. Rendez-le facile pour vos orateurs de faire connaître leurs disciples. Si des experts / conférenciers assistent, encouragez-les à faire connaître leur présence à leurs abonnés aux médias sociaux / abonnés au courrier électronique.
27. Donner des incitations aux lève-tôt Les billets de lève-tôt à un tarif moins cher sont un excellent moyen d’obtenir une inscription précoce en incitant les gens à agir maintenant plutôt que d’attendre et d’oublier.
Équipe: Qui va aider?
28. Déléguer des responsabilités. Peu importe la taille de votre entreprise, essayez toujours de déléguer des responsabilités. Avoir une personne en charge de chaque détail ne fonctionne généralement pas bien. Autant que possible, laissez les gens prendre le contrôle des zones qu’ils apprécient le plus. Par exemple, laissez le foodie de votre entreprise s'occuper des détails de la restauration. Plus une personne apprécie ses responsabilités, plus elle aura de chances de s’en acquitter avec succès.
29. Suivi - et suivi à nouveau. Arrivée tôt et souvent. Bien que personne ne veuille être microgéré, assurez-vous que les employés et les fournisseurs respectent leurs obligations en matière d’événement. Tant que les gens savent que vous attendez des mises à jour de temps en temps, ils sont moins susceptibles de devenir frustrés lorsque vous appelez ou envoyez un courriel à une personne.
30. Les sponsors sont des redevances - assurez-vous qu'ils en ont envie. Si vous avez des sponsors - traite-les comme des rois. Ils financent votre événement et vous permettent de le faire (si tel est votre modèle économique). Soyez très clair avant l’événement sur ce qu’ils obtiendront en tant que sponsors.
31. Toujours sous-estimer le taux de participation des sponsors. Si vous pensez pouvoir réunir 100 participants, basez votre argumentaire de parrainage sur une estimation inférieure. - surtout si c'est votre premier événement. Mieux vaut donner aux sponsors une agréable surprise qu’une déception.
32. Demandez aux gens ce qu’ils pensent et soyez prêts à recevoir des retours, bons ou mauvais. Demander des critiques. Si vous avez fait la moitié d'un travail décent, vous recevrez beaucoup de félicitations. Dites merci, mais demandez ensuite le CRITIQUE et soyez prêt pour cela.
33. Demandez à une équipe de médias sociaux compétente de couvrir votre événement. Ne pas oublier une équipe de médias sociaux. Bien que cela ne soit pas impératif pour tous les événements et toutes les industries, de plus en plus d'événements visent à exploiter le pouvoir viral de leur public. Si votre public twitte, publie sur Facebook et prend des photos sur Instagram - vous devriez faire la même chose et vous aurez besoin d'une équipe formée pour exécuter.
34. Recherchez des fournisseurs qui servent votre créneau et sont prêts à vous impliquer. Les meilleurs fournisseurs avec lesquels vous pouvez travailler sont ceux qui connaissent bien la culture des petites entreprises. Recherchez des fournisseurs qui travaillent fréquemment avec de petites entreprises ou qui s’impliqueraient davantage que leur rôle.
Jour de l'événement: le tirer
35. Définir les attentes avec soin - puis livrer. Assurez-vous que le public a une grande expérience (pas bonne); et que vous leur donniez ce qu'ils attendaient de leur présence.
36. L'attitude est contagieuse. Vos invités joueront en grande partie votre attitude et votre dynamisme pendant l’événement. Prêcher par l'exemple et passer un bon moment.
37. Laissez la réaction de la foule être votre baromètre. Lire le public pendant l'événement. Demandez aux gens comment ils vont. Si les choses vont bien, et si elles ne le sont pas, vous saurez.
38. Demandez-vous toujours: en quoi cela concerne-t-il les participants? Assurez-vous de proposer un contenu pertinent pour plus de 80% du public. L’auditoire doit adopter des tactiques concrètes pour améliorer son entreprise et sa carrière… et ressentir l’énergie de l’orateur. Parler de votre entreprise et de ce que vous faites - sans offrir au public ce dont ils ont besoin - est une perte de temps et d'argent pour tous.
39. En tant que maître de cérémonie ou orateur - pratique. Vous connaissez votre entreprise, mais ne supposez pas que vous savez comment organiser une présentation. Entraînez-vous à donner votre présentation, à répondre aux questions et à gérer des membres difficiles et conflictuels du public. Plus vous êtes préparé, mieux c'est.
$config[code] not found40. regarde ton meilleur. Regardez la partie… soyez à l'aise mais à la mode. Même si vous êtes un comptable ou un avocat, choisissez votre costume ou votre cravate la plus distinctive. Les gens se rappellent à quel point vous êtes à l'aise dans votre peau.
Plan d'urgence: que faire en cas de problème?
41. Imaginez l’événement, étape par étape, et dressez une liste en deux colonnes: que pourrait-il mal se passer dans une colonne et votre plan d’urgence dans la seconde? Soyez prêt pour l'inattendu. Peut-être que le système de son échoue. Peut-être que votre présentateur principal vous laissera tomber. Pouvez-vous faire face et aller de l'avant?
42. Soyez prêt à donner un coup de main pour combler les lacunes. Bien que la planification soit une excellente formule de succès, elle ne suffit jamais. Il y a toujours quelque chose d'inattendu. Par conséquent, il est avantageux de mettre un peu de graisse de coude supplémentaire dans certaines circonstances. Ceci s'applique aux arrangements de restauration, aux exigences d'impression, aux hébergements, aux prévisions météorologiques, aux divertissements et plus encore.
Un grand merci aux experts qui ont contribué aux conseils de planification d’événements pour petites entreprises ci-dessus:
- Matt Telfer, directeur du marketing pour Heart Internet et blogueur chez Marketing Nerd Astuces 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, directrice générale de Doubet Consulting Astuces 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, planificatrice d'événements et propriétaire, L2 Event Production Astuces 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, responsable du programme d’affiliation et du marketing Internet, impression le deuxième jour Astuces 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, PDG, Spécialiste en chef des événements, Liz King Events Astuces 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, conférencier du secteur événementiel et éditeur du blog Event Manager Astuces 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, évangéliste technologique et éditeur de Small Biz Technology Pourboires 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, fondatrice et chef de la direction de Small Business Trends Pourboires 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Budget, Vide, Banquet, Équipe, Embarrassé
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