L'objectif primordial d'un chef de bureau est de s'assurer que la fonction administrative de la société contribue à la réalisation des objectifs de l'organisation, qu'il s'agisse d'une entreprise à but non lucratif ou à but lucratif. Vos responsabilités en tant que chef de bureau incluent la supervision des opérations de bureau, la conception et la mise en œuvre des politiques de l'entreprise, la préparation de la paie, la gestion des dossiers de l'entreprise et des clients, ainsi que la gestion du personnel. Vous pouvez également être amené à organiser des systèmes de classement électronique et papier, à superviser les inventaires et à contribuer à la gestion des budgets annuels. Les gestionnaires de bureau relèvent de la haute direction et l'informent des besoins et des préoccupations de leur bureau.
$config[code] not foundCommunication avec les employés
L'un de vos principaux objectifs est de veiller à ce que le personnel de bureau et le personnel administratif s'acquittent de leurs tâches. Il vous incombe de superviser les tâches administratives quotidiennes, telles que la tenue des dossiers, le classement, les transactions financières, les stocks et la correspondance client. Vous devez communiquer avec les employés de tous les départements pour vous assurer que tout le monde est sur la même page en ce qui concerne les objectifs, les politiques et les budgets de l'entreprise. Vous informerez également les employés des annonces de l'entreprise, des modifications de politique, des réunions du personnel, des mesures de sécurité révisées ainsi que de la maintenance ou des réparations à venir du bureau.
Opérations de bureau
Vous êtes également responsable du bon fonctionnement des opérations de bureau. Accueillez les visiteurs et dirigez-les vers les bureaux ou les salles de réunion appropriés pour éliminer les espaces de travail encombrés. Communiquez avec les propriétaires, les entreprises de services publics, les services téléphoniques et les fournisseurs Internet pour vous assurer que tous les systèmes d'information fonctionnent correctement. Vous devez gérer les stocks pour vous assurer que les fournitures de bureau sont toujours disponibles pour les employés. Vous pouvez examiner le matériel de bureau et effectuer des travaux de maintenance simples sur les ordinateurs de bureau afin de garantir leur efficacité. L'objectif principal est de résoudre les problèmes administratifs afin que les employés puissent effectuer leur travail rapidement.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingGestion de l'argent
En tant que chef de bureau, votre objectif principal est d’excellent dans la gestion de l’argent afin de s’assurer que l’entreprise respecte ses contraintes budgétaires. Vous devez consulter les chefs de département pour vous assurer que les propositions budgétaires sont respectées. Vous pouvez créer des feuilles de calcul financières décrivant les coûts prévus pour les fournitures, les contrats et le matériel pour chaque service. Préparer les budgets financiers annuels, nécessaires pour couvrir les dépenses de bureau et les autres coûts opérationnels, afin que la direction puisse prendre des décisions financières dignes de confiance.
L'entretien des installations
Vous devrez également surveiller de près les installations pour vous assurer qu'elles sont sûres, propres et bien entretenues. Vous devez vous assurer que le bureau dispose de plans d'évacuation en cas d'incendie approuvés par la ville, d'un nombre suffisant d'extincteurs d'incendie et de trousses de premiers soins. Il est de votre responsabilité d’assurer aux employés qu’il n’ya pas de risque pour la santé, de préoccupation environnementale ou de sécurité dans les espaces de travail. Vous devez également planifier les réparations des équipements défectueux, y compris les systèmes mécaniques et électriques et les ordinateurs, et engager des nettoyeurs professionnels pour assainir les zones de travail. Après les plans d'évacuation en cas d'incendie, les documents des lieux de travail émis par l'État et les politiques de l'entreprise dans des emplacements visibles dans tout le bureau, les employés restent informés des procédures d'urgence et des réglementations importantes.
