Le personnel de bureau joue un rôle essentiel dans toute entreprise. Les membres du personnel sont ceux qui effectuent les tâches quotidiennes d'un bureau typique et doivent souvent assumer une foule d'autres tâches pour l'entreprise. Cependant, les postulants ne sont pas toujours au courant des tâches et des attentes du personnel de bureau et doivent être bien définis par la société avant de les embaucher.
Appels téléphoniques
Les employés de bureau sont chargés de répondre, de diriger et de passer des appels téléphoniques. Ils doivent effectuer ces appels de manière professionnelle et pouvoir transférer les appels et acheminer les appelants vers la boîte vocale appropriée si la personne n’est pas là ou participe à un autre appel. Ils doivent également connaître les rôles de chaque employé pour que les appels puissent être transférés correctement. Ils doivent également savoir quels appels doivent être transférés et quels appels, tels que les télévendeurs, ont une priorité inférieure.
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Le personnel de bureau est responsable du courrier entrant et du courrier sortant. Le courrier entrant doit être trié et livré aux destinataires prévus, ou ouvert par le personnel de bureau pour déterminer la nature de l'envoi, tel qu'une réclamation client, et l'envoyer au bon endroit. Le courrier sortant doit être organisé, adressé et tamponné. En outre, le personnel de bureau se coordonnera avec les services d'expédition tels que Federal Express pour la livraison et le ramassage des colis.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingContrôle des documents
La responsabilité de la gestion des documents internes incombe également en grande partie au personnel de bureau. Les employés de bureau sont responsables de la dactylographie, de la photocopie, de la distribution et du classement ou de la destruction de tous les documents internes. Ils gèrent un système de classement dans le bon ordre alphabétique et suivent les documents sensibles qui doivent être détruits après un certain temps. En outre, toute quantité importante de photocopies sera déléguée à un membre du personnel.
Coordination d'événement
Les employés de bureau sont souvent censés coordonner les événements de l'entreprise. Ils font en sorte que les aliments soient livrés au bon moment et que les documents à distribuer soient copiés et disponibles. Ils aideront également à concevoir les présentations PowerPoint ou autres éléments multimédias pouvant être présentés, et à s'assurer que la salle de conférence est dans le bon ordre avant le début de l'événement.
Commande de fournitures et petite caisse
Les employés de bureau sont souvent chargés de commander les fournitures de bureau en fonction des besoins et de distribuer la petite caisse aux autres membres du bureau pour les nécessités telles que les déplacements en taxi ou les fournitures urgentes. Le personnel de bureau exécute généralement une commande de fournitures une fois par semaine et d’autres commandes au besoin.
