Rester organisé est fondamental pour le bon fonctionnement du bureau. En tant qu'assistante de direction, vous êtes souvent sollicitée pour maintenir l'efficacité de votre bureau. Si vous n'êtes pas prêt, la situation peut devenir agitée. On vous demande d'exécuter des tâches sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Sans organisation, il est facile de se perdre et d’oublier les échéances importantes.
A faire
Désignez une partie de votre bureau comme zone «à faire» au lieu d’avoir partout des notes autocollantes et du papier. Placez les éléments dans une boîte ou un dossier sur votre bureau et vérifiez-les périodiquement tout au long de la journée. Lorsque les tâches sont terminées, supprimez les éléments du bureau dans un "dossier terminé" ou dans une boîte pour archivage. Au début de chaque journée, dressez une liste complète des tâches de la journée et placez-la dans le dossier "tâches". Grattez les tâches à mesure qu'elles sont terminées. Ajoutez des tâches au fur et à mesure qu'elles vous parviennent et, à la fin de la journée, assurez-vous que tout est terminé.
$config[code] not foundSet Days
Désigner des jours pour les tâches hebdomadaires. «Vous pouvez organiser votre semaine pour que vous sachiez, dans une certaine mesure, ce que vous ferez», déclare Victoria Moran du magazine OfficePRO. Par exemple, choisissez mercredi comme jour de déchiquetage et conservez les documents qui doivent être déchiquetés dans une boîte jusqu’à l’heure. Ou encore, compilez la petite caisse le vendredi. Cela peut aussi fonctionner avec les activités quotidiennes. Moran suggère de renvoyer la voix et les courriels à certaines heures de la journée. (REF1) Ainsi, vous ne serez pas obligé d’arrêter ce que vous faites fréquemment pendant la journée.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCode de couleurs
L'utilisation de codes de couleur peut vous aider à organiser ce qui doit être fait et quand. "Pensez toujours aux tâches que vous effectuez et à leur fréquence d'exécution", déclare Judith Allen, d'Admin Secrets. (REF2) Code hebdomadaire attribuant une couleur comme le rouge; donnez les tâches quotidiennes en bleu, les tâches mensuelles en jaune, etc. Placez les tâches dans des dossiers de code, puis prenez votre calendrier et indiquez ce qui doit être fait avec un carré de couleur derrière celui-ci. Sur les calendriers électroniques, tapez les mots dans les couleurs de la tâche si vous ne pouvez pas créer de boîte.
Partager la responsabilité
Le partage des responsabilités est essentiel pour rester organisé. Cela peut sembler difficile puisque vous êtes la personne à qui la plupart des tâches sont déléguées, mais cela peut être fait. Parfois, la rapidité de votre tâche dépend des actions de vos superviseurs et de vos collègues. Si vous devez équilibrer le livre, donnez à vos collègues une date limite pour rendre leurs talons. Demandez-leur également de signer chaque chèque qu’ils retirent du livre. Si votre supérieur part en voyage, demandez-lui de noter ou de donner une liste de contrôle de ce qui doit être fait. Donnez-lui ensuite une copie de la liste pour s’assurer que vous êtes tous les deux sur la même page. Donnez également aux collègues des dossiers spéciaux pour que tous les reçus de petite caisse soient archivés dans un seul dossier. De cette façon, vous ne serez pas obligé de chasser qui que ce soit au moment de réconcilier le tiroir.
