Comment sélectionner la bonne application de suivi du temps pour votre entreprise

Suivre les heures facturables est à peu près aussi passionnant que de programmer un traitement de canal.

Le suivi du temps est un mal nécessaire pour documenter le travail et justifier le paiement, mais il prend également beaucoup de temps et, lorsqu'il est effectué manuellement, il est sujet à des erreurs.

Que vous soyez pigiste, propriétaire d’une petite entreprise ou dirigeant d’une entreprise, un logiciel de suivi du temps peut simplifier le suivi des heures, améliorer la précision et simplifier la gestion des heures facturables.

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Les avantages de la bonne application de suivi du temps sont énormes.

Les données d'une application basée sur un nuage peuvent être importées dans votre programme de feuilles de temps, ce qui augmente l'efficacité de la facturation et minimise le risque d'erreur humaine associé à la feuille de temps manuelle. Les applications de suivi du temps peuvent réduire les coûts de traitement de la paie, accélérer la facturation et les comptes clients, et automatiser les frais de déplacement.

En résumé, la bonne application de suivi du temps peut vous aider à déterminer avec exactitude la rentabilité de vos projets commerciaux et de votre entreprise.

Mais avec autant d'options différentes pour l'application de suivi du temps, comment décidez-vous ce qui convient à votre entreprise? Gardez à l’esprit les quatre impératifs suivants:

1. Facilité d'utilisation

Méfiez-vous «déception de la démo». L’interface la plus simple ne signifie pas toujours que cette application est la plus facile à utiliser ou qu’elle correspond parfaitement aux besoins de votre entreprise. Chaque application de suivi du temps viendra avec une courbe d'apprentissage initiale.

Plus votre organisation est grande et plus vos équipes et vos projets sont complexes, plus vous devrez investir des efforts initiaux dans un lancement à l'échelle de l'entreprise. La compatibilité avec les logiciels de facturation existants de votre entreprise, tels que QuickBooks ou Oracle, est essentielle.

Le logiciel de suivi de tous les temps prendra un certain temps à se déployer dans différents départements. Donc, ne vous laissez pas berner par la plus simple des interfaces. Recherchez des applications intuitives et dotées de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

2. Flexibilité

La bonne application de suivi du temps sera suffisamment flexible pour répondre à vos besoins spécifiques. Par exemple, un concepteur peut vouloir voir quelles tâches confiées à ses collègues sont terminées. Les repères visuels, comme une barre qui passe du rouge au vert, ainsi que les dates d'échéance pour diverses tâches constituant un projet complet peuvent considérablement accélérer vos travailleurs.

La plupart des gens traitent les informations visuelles plus rapidement. Considérons une feuille de temps qui montre la progression de chaque tâche. Cela vous permettra de suivre et de contrôler tout depuis un seul ordinateur de bureau ou un appareil mobile, sans avoir à vous déplacer.

Par exemple, pour plus de flexibilité, WorkflowMax inclut six options de suivi du temps:

1. Possibilité d'entrer l'heure de début et de fin manuellement.
2. Possibilité d'entrer le nombre exact d'heures travaillées.
3. Une minuterie de démarrage et d'arrêt simple qui enregistre les heures réelles travaillées.
4. Un widget Adobe spécialement conçu pour permettre aux créations de faire le suivi du temps dans des produits Adobe tels que Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro et Prelude.
5. La minuterie mobile conviviale vous permet de saisir l'heure sur votre lieu de travail.
6. Plusieurs widgets de bureau tiers qui s’intègrent à WorkflowMax et fournissent une fonctionnalité et une flexibilité améliorées, notamment un rappel visuel des tâches en cours et à venir.

En tant que patron, vous pouvez également éditer des feuilles de temps quotidiennement ou hebdomadairement en fonction de la durée du projet. Il existe d'autres outils de suivi du temps, tels que Due, qui présentent des fonctionnalités similaires, notamment une facturation transparente et une intégration de la facturation.

3. Personnalisation complète

Bien que la flexibilité soit importante, les capacités de personnalisation complètes sont encore plus essentielles. L'application doit fonctionner avec les systèmes, processus et logiciels déjà en place. Par exemple, si les choses doivent être peaufinées, ces modifications peuvent-elles être apportées facilement à partir de l'application elle-même?

Lorsque vous examinez les options de personnalisation, il est particulièrement important de vérifier les intégrations tierces. Assurez-vous que votre outil de suivi temporel prend en charge les applications déjà utilisées par votre entreprise, telles que Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe et PayPal, pour ne nommer que celles-ci.

De cette façon, votre nouvelle application peut facilement s’intégrer dans votre écosystème actuel. Si elles sont choisies correctement, toutes vos applications fonctionneront ensemble de manière transparente, ce qui poussera les données d’une à l’autre sans la nécessité d’une double saisie.

Prenons l'exemple de l'entreprise informatique, Conquest Solutions. Conquest Solutions utilisait déjà Xero comme plate-forme comptable, ainsi que FreshDesk pour fournir un support informatique à leurs clients. Pour cette raison, ils ont choisi une application de suivi du temps intégrée à leur «écosystème d'applications» existant.

Les tickets de support étaient automatiquement transférés des demandes FreshDesk vers leur outil de suivi du temps, ce qui leur permettait de créer des factures et de facturer des clients. Immédiatement après sa mise en œuvre, Conquest Solutions a commencé à en tirer des avantages, avec une réduction de 66% du temps de cotation, une augmentation de 24% du tarif journalier et (grâce à la transparence offerte par l’écosystème de leurs applications) de ne jamais avoir de litige sur une facture.

4. Conception intuitive

Les meilleures applications ont à la fois une interface attrayante et des fonctionnalités d’arrière-plan puissantes. Nous avons un peu expliqué pourquoi une puissante fonctionnalité d’arrière-plan (y compris la possibilité de personnaliser entièrement l’application en fonction des besoins de votre entreprise) est si importante.

Mais pourquoi la conception visuelle est-elle si critique?

Le design peut affecter de manière significative nos émotions. Et nos émotions, en particulier si vos employés "aiment" ou non la sensation de votre application de suivi du temps, détermineront si elles l'utilisent réellement ou non.

Smashing Magazine a récemment exploré cette connexion profonde dans «Vous pensez que votre application est belle? Pas sans conception d’expérience utilisateur ». L’esthétique n’est pas obligatoire est incompatible avec la convivialité.

Étant donné le choix entre un produit laid utilisable et un produit attrayant utilisable, pourquoi pas ce dernier? En d’autres termes, un beau design n’est pas vraiment une question de beauté.

Il s’agit de savoir si vos employés trouvent votre outil de suivi du temps facile à naviguer et l’utiliseront ensuite naturellement pour leurs besoins quotidiens.

Prendre votre temps Tracking App pour un essai routier

N'oubliez pas que, sauf si vous êtes un pigiste indépendant, la sélection d'une application de suivi du temps dépend autant de votre propre expérience que de celle de vos employés. Lorsque vous sélectionnez la bonne application, envisagez de faire tester par un groupe de vos employés votre ou vos choix finaux pour une semaine.

Est-ce que la période d'adoption est facile?

Ont-ils pu naviguer dans l'application et l'intégrer à leur flux de travail?

Ou l'utilisation de l'application est-elle devenue un plus gros problème que le suivi manuel des heures?

Image: WorkflowMax

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