Communiquer efficacement n’est pas toujours facile, surtout quand il s’agit d’un projet complexe ou d’un client difficile.
Très souvent, des instructions compliquées peuvent être mal comprises, des étapes fondamentales peuvent être négligées ou la vision d'un projet peut être mal interprétée.
Si vous ne prenez pas les mesures nécessaires pour transmettre un message clair ou fournir des instructions détaillées à votre équipe, votre projet peut être condamné dès le début.
$config[code] not foundVoici cinq étapes pour communiquer clairement avec votre équipe:
Comprendre le projet
Cela peut sembler évident, mais cette étape préliminaire est souvent la solution la plus complexe qui permet de démêler tout le projet.
Avant même de vous adresser à votre équipe, définissez les objectifs, les points de repère et le processus afin de vous familiariser avec le projet. De cette façon, vous pouvez en toute confiance transmettre des instructions à l’équipe et répondre aux questions difficiles qui se posent.
Définir le processus
Décrire un processus clair et une structure de commandement au début d'un projet peut aider à maintenir l'intégrité du résultat. Lorsque les gens comprennent la chaîne de commandement, quelles sont les étapes à suivre et quel est leur propre rôle dans le processus, le projet aura probablement du succès.
Incidemment, tout bon processus devrait comporter, entre autres, un mécanisme de pivotement si nécessaire. Lorsque des défis se présentent et que des changements deviennent nécessaires, assurez-vous que l'équipe dispose d'un moyen de gérer les problèmes à la volée.
Connaissez votre équipe
Si certains membres du personnel comprennent mieux les instructions par courrier électronique et que d'autres s'en servent mieux avec des directives verbales, adressez-vous à l'équipe en tant que groupe, puis envoyez un courrier électronique de suivi avec un récapitulatif des attentes. De même, découvrez qui travaille bien ensemble et qui ne le fait pas.
En connaissant le fonctionnement de votre équipe, vous éviterez la confusion, les conflits internes et le temps perdu, et vous assurerez que tout le monde est sur la même page.
Jouer aux forces
Si vous concentrez votre attention sur l’orientation de vos employés vers ce qu’ils font bien, vous passerez moins de temps à essayer de consolider leurs faiblesses.
Si vous savez qu'un membre de votre équipe travaille mieux par lui-même, donnez-lui l'espace et l'indépendance dont il a besoin. Si un autre membre de l’équipe peut effectuer une bonne transition d’une tâche à l’autre, mettez-la en mesure de modifier les priorités en fonction des conditions.
Solliciter des commentaires
Écoutez vos employés alors qu'un projet est en cours. Vous pourrez non seulement mieux comprendre la manière dont les membres de l’équipe travaillent ensemble, mais vous allez aussi créer un climat de confiance.
Ce sont les personnes qui sont en première ligne du projet. Souvent, ils peuvent vous donner des conseils sur la meilleure façon d’aborder un problème ou un défi pour en assurer le succès.
De plus, si vous ne publiez que des directives, celles-ci finissent par devenir un bruit blanc gênant.
Lorsque les choses tournent mal et qu’un projet échoue, il est facile de trouver le coupable et d’apposer le blâme. Cependant, les échecs surviennent souvent bien avant l’exécution d’un projet, ce qui signifie que vous ne pouvez vous en prendre qu'à vous-même. Les bons leaders placent leurs équipes en position de réussir, ce qui suppose une communication efficace, pas seulement des ordres.
Le respect mutuel, des objectifs clairement définis et un processus bien articulé peuvent transformer même les projets les plus difficiles en projets réussis. Photo d'alarme incendie via Shutterstock
3 commentaires ▼
