Peu importe votre capacité à hiérarchiser et à jongler avec vos listes de tâches, il est toujours temps de faire disparaître vos tâches les plus fastidieuses. Vous en connaissez: la collecte de données, la saisie de données, la planification de rendez-vous, la gestion de votre boîte de réception, etc. Ces tâches épuisent votre énergie, mais elles doivent être accomplies et bien exécutées pour assurer le succès de votre petite entreprise.
Si ces problèmes vous semblent familiers, vous avez de la chance. Là sont des outils qui peuvent faire disparaître vos tâches les plus fastidieuses, ou au moins prendre beaucoup moins de votre temps. Trois principes de base sont en jeu, chacun aidant à réduire le temps que vous consacrez à vos tâches les plus fastidieuses: automatisation, point d'entrée unique et libre-service client / employé. Tous sont adressés par les outils listés ci-dessous.
$config[code] not foundOutils de tableau de bord pour petites entreprises
Examiner en détail les signes vitaux de votre entreprise peut être l’une de vos tâches les plus fastidieuses. Vous devez d’abord rassembler les données dont vous avez besoin en consultant de nombreuses sources en ligne et hors ligne. Ensuite, vous aurez besoin de mélanger correctement toutes ces données avant de pouvoir produire et afficher des rapports significatifs.
Les outils de cette section vous évitent ces deux étapes. Ils collectent automatiquement les données de votre entreprise, fusionnent les données de toutes vos sources en un tout, puis présentent des rapports très utiles et faciles à comprendre sur un tableau de bord. Quel gain de temps!
Klipfolio
Un des tableaux de bord les plus polyvalents pour le prix, Klipfolio peut automatiquement collecter des données provenant de plus de 900 sources. Vous pouvez même télécharger des données manuellement. Klipfolio mélange ensuite ces données de la manière qui vous convient, même si elles proviennent de plusieurs sources. Ensuite, il présente les données, comme vous pouvez le voir ci-dessous, dans un tableau de bord utile sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil mobile.
Ajoutez la possibilité de définir des seuils et des graphiques d'indicateurs (par exemple, un point d'exclamation rouge lorsque des seuils incorrects sont dépassés) et vous pourrez voir les avantages potentiels.
DashThis
Un autre outil de tableau de bord robuste, DashThis peut extraire des données de nombreuses sources. Mais ce qui ressort vraiment, c’est que l’outil offre un service supplémentaire. Il crée une connexion avec n’importe quelle source non encore incluse. Cela pourrait donc vous aider à trouver des données supplémentaires que vous avez peut-être manquées.
Numérique
Numerics est une application réservée aux appareils iOS qui peut extraire automatiquement des données de la plupart des solutions en ligne les plus populaires, notamment Google Analytics, PayPal, Zendesk et WordPress. Le résultat est un tableau de bord par simple glisser-déposer où chaque panneau peut être touché pour creuser plus profondément dans une zone donnée. Voir l'image ci-dessous.
Une fonctionnalité intéressante: vous pouvez vous connecter via Airplay ou HDMI pour afficher votre tableau de bord sur un grand écran.
Outils d'automatisation pour petites entreprises
L'automatisation règne lorsqu'il s'agit de réduire le temps consacré aux tâches fastidieuses de l'entreprise. Ces outils suppriment toutes les petites tâches quotidiennes (souvent plusieurs fois par jour). Ainsi, ils vous permettent de travailler sur des tâches plus rentables.
Zapier
Zapier vous permet de déclencher une action dans une application lorsque quelque chose se passe dans une autre. Voici un exemple de commande que vous pouvez entrer: «Lorsque quelqu'un s'inscrit à ma newsletter, créez-lui une entrée dans mon système de gestion de la relation client.» Combien de temps cela vous ferait-il gagner en une journée? En voici un autre: "Ajoutez les utilisateurs de Twitter à une feuille de calcul Google Drive lorsqu'ils préfèrent l’un de mes tweets"? Vous avez eu l'idée. C'est un moyen pratique de recueillir des pistes chaudes.
Avec plus de 200 applications Web, les possibilités sont énormes.
Si cela alors ça (IFTT)
If This Then That (IFTT) est très similaire à Zapier, sauf que libre. Il est vrai que vous êtes actuellement limité à 145 «recettes», terme utilisé par IFTT pour une connexion «faites ceci quand cela se produit». Malgré tout, les possibilités semblent infinies ici aussi. L’IFTT offre même la possibilité de prendre des mesures en fonction de l’emplacement possible de votre Android ou de votre iPhone - imaginez recevoir un message SMS lorsque vous vous trouvez à proximité du bureau d’un client vous rappelant de vous arrêter et de dire «Bonjour!».
Mieux encore, vous pouvez utiliser des recettes déjà créées par d'autres utilisateurs d'IFTT, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de cet outil.
Flux de travail Oasis
L'outil d'automatisation final répertorié ici est Oasis Workflow, un plugin WordPress qui vous permet de créer un processus d'approbation de contenu avec des étapes. Le processus comprend des conditions (si cela est approuvé, le cas échéant) et des rôles (rédacteurs, approbateurs) avec des acteurs spécifiques (par exemple, le personnel actuel).
Oasis Workflow semble être un gain de temps incroyable pour deux raisons. Tout d’abord, vous ne devez pas oublier d’envoyer un e-mail ou un SMS pour alerter la prochaine personne du processus qu’il est temps d’agir. Le plugin gère cela pour vous. Deuxièmement, vous n'avez pas besoin de rechercher dans les messages pour savoir exactement à quelle étape se trouve actuellement chaque contenu. Cela pourrait donc être un outil pratique pour les gestionnaires de contenu.
Outils de messagerie pour petites entreprises
Grâce au flot de courriels que vous recevez chaque jour, la gestion de votre boîte de réception est devenue une tâche incessante, quotidienne, quotidienne. Les outils de cette section pourraient vous aider à réduire le temps que vous consacrez à cette tâche fastidieuse tout en vous assurant de ne pas rater des messages importants.
ActiveInbox
ActiveInbox transforme votre boîte de réception Gmail en une liste de tâches à suivre sur les stéroïdes. En quelques clics de bouton, vous pouvez trier vos emails en groupes tels que «Do Today», «Waiting On», «Actions à entreprendre», etc. Cela vous permet de travailler rapidement et utilement dans votre courrier électronique, de sorte que les messages importants flottent au premier plan et restent sur votre radar tandis que les messages moins importants se retrouvent dans un seau que vous pourrez traiter lorsque vous pourrez les contacter.
Il y a deux autres fonctionnalités intéressantes ici. L'un est la possibilité de planifier l'envoi de courriels à une date et une heure futures. Un autre est l'ajout de dossiers «Projet» qui vous permettent de regrouper des courriels et des tâches en fonction d'objectifs communs.
Mailstrom
Mailstrom utilise l'intelligence artificielle pour analyser les en-têtes de courrier électronique (mais jamais le contenu). Il trie ensuite chaque message en lots que vous pouvez gérer en tant que groupe. Contrairement à ActiveInbox, Mailstrom peut être utilisé avec n’importe quel système de messagerie, y compris Gmail, AOL, Outlook et Apple.
Il existe également une fonctionnalité de désinscription qui supprime votre courrier électronique des listes de diffusion que vous souhaitez quitter.
Outils de réservation de rendez-vous pour petites entreprises
Combien de fois le rendez-vous a-t-il pris plus de temps pour que l'événement lui-même dure? Ces outils suppriment cette frustration en proposant un «libre-service», qui permet aux clients de planifier leurs rendez-vous pendant les créneaux que vous avez marqués comme disponibles. Le processus élimine les interruptions constantes afin que vous puissiez vous concentrer sur la fourniture d'un service exceptionnel.
MINDBODY
MINDBODY est un outil de prise de rendez-vous qui offre des fonctionnalités vraiment utiles. Les clients peuvent non seulement utiliser votre site Web pour planifier des rendez-vous, mais ils peuvent également utiliser un widget Facebook présenté ci-dessous. Ils peuvent également planifier en utilisant leurs appareils mobiles. Il existe même une application gratuite que vos clients peuvent utiliser.
Une fonctionnalité intéressante est la «liste d’attente» qui permet aux clients de s’inscrire pour un créneau horaire déjà pris. La fonctionnalité les met ensuite en place et les avertit si le client précédent annule. Vous pouvez également consulter diverses fonctionnalités de création de rapports, de connexion client et de marketing fournies avec cet outil.
ScheduleOnce
Si vous recherchez un outil pour créer une planification pour les clients, les collègues et les espaces de réunion, vous pouvez envisager ScheduleOnce. Les clients peuvent utiliser cet outil pour planifier des rendez-vous et leurs collègues peuvent l'utiliser pour trouver le bon moment pour une réunion (tâche très fastidieuse, comme le sait tout propriétaire de petite entreprise!). Vous pouvez également réserver des salles de réunion et même planifier la planification si quelqu'un d'autre le permet. autorisation. Cela semble donc être un outil très polyvalent, pour le moins.
Outils de planification des employés des petites entreprises
Findmyshift
Si vous exploitez une petite entreprise où les employés travaillent par quarts (par exemple, des commerces de détail, des restaurants et d'autres entreprises de services), vous souhaiterez peut-être jeter un coup d'œil à Findmyshift. Tout d’abord, vous pouvez configurer pour vos employés un horaire accessible à tout moment, n’importe où sur n’importe quel appareil. Deuxièmement, vous pouvez permettre à vos employés de revendiquer leurs propres créneaux horaires et de gérer eux-mêmes les modifications et les échanges en fonction de leurs autorisations.
L'outil comporte également une planification par glisser-déposer, différents rôles et autorisations, des notifications de rappel de quarts de travail automatiques et des feuilles de temps, afin que les propriétaires d'entreprise gérant des employés avec des horaires stricts veuillent jeter un coup d'œil.
Outils de collecte et d'organisation de données pour petites entreprises
Si votre entreprise utilise de nombreux formulaires, listes de contrôle et autres méthodes de collecte de données, cette section est pour vous. Ces outils éliminent la redoutable tâche de saisie de données. C’est le moment où vous saisissez à nouveau ce qui est écrit sur un morceau de papier dans vos systèmes numériques. C’est une tâche fastidieuse qui fait perdre du temps et est source d’erreurs. Alors, voici quelques outils qui peuvent l’éliminer.
Toile
Canvas prend vos formulaires et les transforme en applications mobiles pouvant être utilisées n'importe où pour capturer du texte, des images et même des signatures. Une fois qu'un formulaire est rempli, les données peuvent être synchronisées avec vos systèmes d'entreprise, éliminant ainsi la double saisie.
Mais ce qui peut encore plus impressionner les propriétaires d’entreprise est le magasin d’applications Canvas, qui propose des milliers d’applications qui ajoutent des formulaires et des fonctionnalités à cet outil. Si vous ne trouvez pas ce dont vous avez besoin, Canvas vous permet également de créer vos propres applications.
FileThis
FileThis agit comme un assistant personnel extrêmement efficace, récupérant en toute sécurité tous vos relevés en ligne, factures et autres documents d'entreprises telles que American Express, Chase, PayPal et Amazon sans que vous ayez à vous connecter à leurs sites individuellement.
Une fois déposés dans un emplacement en ligne de votre choix, tel que Dropbox, Evernote ou Google Drive, vos données sont triées, clairement nommées et converties en un fichier PDF. En utilisant FileThis en ligne ou sur votre appareil mobile, vous pouvez ensuite parcourir vos données par nom, date, mot-clé et tag.
Il fut peut-être un temps où les tâches fastidieuses de votre entreprise étaient inévitables. Mais avant d'accepter que cela soit toujours vrai, assurez-vous de vérifier certains des outils de cette liste. La technologie peut éliminer les tâches fastidieuses de votre entreprise, vous donnant plus de temps pour créer un meilleur produit ou service et mieux servir vos clients.
Étirement de la photo via Shutterstock
15 commentaires ▼
