Une communication efficace est essentielle à la planification et au contrôle des ressources d’une organisation pour atteindre ses objectifs. L'importance des messages d'entreprise fait des compétences de communication efficaces un outil commercial essentiel et un attribut essentiel de l'employé. Selon Herta Murphy, Herbt Hildebrandt et Jane Thomas, auteurs de «Effective Business Communications», l'utilisation des «sept C», tels que l'exhaustivité et la concision, permettra aux employés de devenir de meilleurs communicateurs, capables de sélectionner le contenu et le style du message. cela convient le mieux au but et au destinataire d'un message.
$config[code] not foundComplétude
Un message commercial complet inclut toutes les informations dont le destinataire a besoin pour comprendre et éventuellement répondre au message. Un message complet répond à six questions: qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Par exemple, pour demander à un employé de préparer un rapport, vous indiquez quel rapport est requis, à quel moment le rapport doit être terminé, à qui et à quel endroit l'employé doit-il remettre le rapport et comment le rapport doit-il être créé.
Concision
Les messages commerciaux concis sont à la fois rapides et économiques, car ils ne véhiculent que des informations pertinentes de manière concise sans répétition d'idées. Les messages concis n'incluent pas de détails inutiles et des mots simples, plutôt que des phrases, sont utilisés lorsque cela est possible. En outre, le communicateur utilise avec parcimonie les expressions «qui» et «ça». Par exemple, "Seuls cinq fournisseurs représentent les trois quarts des comptes fournisseurs de ce mois."
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Une communication efficace est celle qui répond aux besoins d'un auditeur spécifique. Par exemple, "Vous pourrez rapprocher plus rapidement les comptes fournisseurs de la société si vous utilisez les rapports de rapprochement des comptes ouverts et de rapprochement des journaux qui seront sur votre bureau à trois heures".
Concret
Une communication vague est évitée par le communicateur efficace qui utilise des informations spécifiques ou définies, telles que des faits et des chiffres, pour transmettre des idées. Par exemple, «Notre rapport chronologique sur les comptes créditeurs indique que nous devons à Smith Electrical 15 000 USD en 30 jours, 45 000 USD en 60 jours, pour un total de 60 000 USD.» Les messages sont également plus concrets si des mots explicites sont utilisés. Par exemple, «rapport de rapprochement du journal» est plus précis que «rapport de rapprochement des comptes fournisseurs».
Clarté
La clarté permet à un auditeur de comprendre un message sans effort. Pour parler clairement, un orateur utilise un langage précis et des mots familiers. Par exemple, un orateur peut dire «après le rapprochement des comptes» au lieu de «après le rapprochement des comptes». La clarté exige également d'éviter le jargon technique et commercial à moins qu'il ne soit convaincu que l'auditeur connaît les termes. L’orateur doit également éviter les phrases trop longues et l’arrangement maladroit des mots.
Courtois
Les communications courtoises sont respectueuses du lecteur ou de l'auditeur. De telles communications évitent également un humour discutable. Par exemple, au lieu de "Votre message est complètement indéchiffrable", un message courtois pourrait indiquer: "Il me manque l'expérience nécessaire pour interpréter correctement les instructions."
La justesse
L'exactitude renvoie à l'utilisation de ponctuation, de grammaire et d'orthographe correctes, ainsi qu'à l'utilisation de faits et de chiffres précis. Par conséquent, elle indique que toutes les informations contenues dans une communication doivent être vérifiées une deuxième fois pour en assurer l'exactitude et dans les délais. Par exemple, l'exactitude requiert que les sources de données d'origine soient utilisées lorsque cela est possible.
