Avec tout le bruit provenant des courriels, des textes, de la messagerie vocale, des réunions en personne et d'autres sources de distraction, il est loin d'être facile de travailler avec la technologie.
Les applications Web promettent de rendre les choses plus faciles et plus abordables pour les propriétaires de petites entreprises. Smartsheet a peut-être bien compris comment faire plus avec son service de collaboration de projet en ligne.
Vous posez peut-être la même question que moi: que signifie réellement une collaboration de projet en ligne? Est-ce aussi simple que de partager un fichier ou y a-t-il autre chose et pourquoi voudrais-je, en tant que propriétaire de petite entreprise, le faire? Continuer à lire.
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Je commence généralement par un aperçu du produit, comme l’implique la capture d’écran de la page d’accueil ci-dessus, mais cette fois-ci, je vous suggère de cliquer sur le troisième onglet «Témoignages» pour lire ce que les clients pensent de Smartsheet. Franchement, je vois souvent des témoignages avec suspicion, mais ces études de cas ont expliqué pourquoi et comment d'autres utilisateurs du service.
Cette section a rapidement répondu à mes questions sur la manière dont je pourrais utiliser Smartsheet. Je n’ai pas trouvé le parler des ventes. Les clients expliquent comment ils utilisent Smartsheet pour gérer leurs projets et même les opérations de leur entreprise. Les exemples ont été si bien réalisés que cela m'a motivé à passer à l'essai gratuit. J'ai particulièrement aimé celui de la Virtual Assistant (VA) Networking Association avec ses 10 000 assistants.
Gagnez du temps (ce qui se traduit également par économiser de l'argent)
De nombreuses applications SaaS (software-as-a-service) visent à rendre l'expérience utilisateur simple et élégante. Smartsheet fait cela, mais ils sont allés plus loin dans mon livre et ont inclus ces petites boîtes de conseils (que vous pouvez désactiver) et des pointeurs pour vous aider à déterminer quoi faire.
Juste après votre inscription, vous êtes dirigé vers une page exemple contenant de petites boîtes d’aide sur tout l’écran. À première vue, cette capture d'écran est occupée, mais après avoir pris une seconde pour vous repérer, vous constaterez rapidement que la majeure partie de celle-ci est statique et que les «prochaines» étapes apparaissent dans la zone «Bienvenue dans Smartsheet», à droite. À partir de cet écran d’introduction, vous pouvez naviguer et commencer. J'ai cliqué sur «Voir les exemples de modèles» parce que je voulais voir tout ce que je pouvais faire. La galerie contient 119 modèles et à partir de là, vous pouvez démarrer presque tout type de projet ou de processus.
En passant, j'apprécie quand une entreprise fait ce qu'elle dit qu'elle va faire. Sur la page d'inscription, Smartsheet promet une «inscription en 60 secondes» qui, honnêtement, ne prend que 15 secondes et j'étais opérationnel.
De plus, aucune carte de crédit n'est requise pour faire l'essai gratuit. La plupart des entreprises essaient de capturer les informations de votre carte.
Quelque chose d'autre que j'ai vraiment aimé: Smartsheet vous permet, en tant que propriétaire / responsable de la «feuille», d'impliquer des contributeurs sans jamais leur demander de se connecter à l'application. Lors de mon test, mes clients et amis n’avaient pas à s’inscrire, même si certains d’entre eux pourraient le voir une fois.
Tout gérer
Avec Smartsheet, je peux attribuer une tâche à un membre de mon équipe et lui demander de mettre à jour le statut de cet élément dans Smartsheet. Dans le cadre de mon test, j'ai demandé à un membre de l'équipe de modifier le «nom de la tâche». Cette personne a reçu un e-mail de ma part. Une fois cet élément complété, je reçois un e-mail l’affichant ainsi que les éléments saisis (en surbrillance jaune). Je peux choisir de recevoir toutes ces mises à jour ou non.
Je peux joindre des fichiers à une ligne spécifique de la feuille, ce qui me donne un guichet unique pour gérer mon projet à partir du Web et permettre à mon équipe d’y accéder également. Si vous souhaitez que quelqu'un obtienne ce document, vous ne lui envoyez pas le fichier lui-même et attendez pendant qu'il modifie. Vous leur envoyez un lien de téléchargement vers l'emplacement Smartsheet où se trouve la version la plus récente. Lorsque vous modifiez et mettez à jour le document, vous stockez la version la plus récente, ainsi que les versions précédentes, à cet emplacement.
Ce qu'il pourrait faire de mieux
Aucune application n'est parfaite et Smartsheet manque de quelques éléments. Il n'y a pas de fonction de recherche, mais j'ai entendu dire que cela arrivait très bientôt. Il serait également idéal de trouver un moyen de collecter du contenu Web via l’application via un formulaire Web, à partir d’une enquête, par exemple.
Le dernier défi que je vois est la surcharge de fonctions / fonctionnalités pour l'utilisateur. C'est une bonne chose et une mauvaise chose. L’application est riche en fonctionnalités, mais elle peut être intimidante à utiliser car vous ne savez pas quoi faire en premier. Les modèles pré-construits résolvent une partie de ceci, heureusement.
Avec un service tel que Smartsheet, vous essayez de gagner du temps, de transmettre des informations à vos employés et à vos équipes et de les conserver au même endroit. Conceptuellement, cela devrait faciliter les affaires. En tant que responsable, je peux maintenant définir des alertes qui me préviennent lorsque quelqu'un apporte une modification, ajoute de nouvelles informations ou effectue le travail. Cela pourrait être plus d’informations et d’e-mails à gérer, mais cela les rend faciles à utiliser et je peux définir la fréquence et ce que je veux voir dans une alerte.
Alors que beaucoup comparent Smartsheet à un tableur, c'est beaucoup plus que cela. Il s'agit d'un emplacement en ligne centralisé permettant de créer et de gérer des projets et des processus. En savoir plus sur Smartsheet.
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