Le temps est l’un des atouts les plus précieux des propriétaires d’entreprise. Mais avec tant de tâches gaspillées sur votre liste de tâches, vous devez prendre le contrôle de votre travail, sinon celui-ci prendra le contrôle de vous. Heureusement, la technologie peut aider.
$config[code] not foundVoici 10 tâches courantes que vous pouvez automatiser pour gagner du temps:
Tri des emails
Avant de pouvoir répondre aux courriels, il est utile de les organiser. L’une des solutions les plus efficaces consiste à utiliser les fonctions d’étiquette, de balise et / ou de dossier de votre programme de messagerie. De cette façon, vous pouvez commencer par traiter les courriels importants, et plus tard (ou peut-être jamais). Il vous aide également à «traiter» les e-mails pour plus d'efficacité.
Par exemple, certains messages peuvent nécessiter une réponse immédiate, tandis que d'autres peuvent attendre. Vous pouvez également vous concentrer sur les courriels liés à un projet spécifique à la fois. Ces situations sont parfaites pour les dossiers étiquetés.
Les plates-formes de messagerie telles que Gmail peuvent automatiquement trier les e-mails en dossiers, en fonction des règles que vous avez définies. Par exemple, les newsletters hebdomadaires peuvent aller dans un dossier. Les courriels des clients peuvent être envoyés dans un dossier prioritaire ou étiquetés «important».
Répondre aux courriels
Une fois qu'il est temps de répondre aux courriels, il est probable que certaines réponses seront identiques ou du moins similaires. Par exemple, vous pouvez envoyer des réponses similaires aux demandes de clients potentiels ou du grand public.
Dans ces cas, vous pouvez gagner beaucoup de temps en utilisant des réponses prédéfinies dans Gmail ou des modèles de courrier électronique dans Outlook.
Publication sur les médias sociaux
S'engager personnellement dans les médias sociaux est important - et vous ne devriez pas le sauter. Cela ne signifie pas pour autant que vous devez tout faire manuellement.
Lors de la publication de mises à jour générales, de liens ou de contenus similaires, des applications de planification telles que Buffer et Hootsuite peuvent vous aider à gagner du temps en programmant la publication de messages tout au long de la semaine. Au lieu de faire la navette entre les sites et les applications, vous gérez tout depuis un seul tableau de bord.
Les plateformes de blogs telles que WordPress et les sites de commerce électronique comme Etsy offrent également des options permettant de publier automatiquement de nouveaux liens ou produits sur des sites de médias sociaux.
Enfin, si vous préférez gérer le contenu de tiers pour vos abonnés, utilisez un service comme 99 $ Sources sociales et publiez du contenu sur vos comptes sociaux, selon vos instructions. Cela vous permettra de travailler sur la stratégie sociale plutôt que sur les détails d'exécution.
Planification des rendez-vous
Avez-vous déjà fait des aller-retour pour prendre rendez-vous avec plusieurs personnes occupées - vous avez du mal à trouver une date et une heure qui fonctionnent tout le monde des calendriers? Cela peut être frustrant.
Si vous prenez beaucoup de rendez-vous, vous pourriez consacrer des heures chaque année à cette tâche fastidieuse. Au lieu de cela, pourquoi ne pas implémenter une application de planification en ligne telle que ScheduleOnce?
Vous connectez simplement votre calendrier existant à l'application. Une bonne application de planification s'intégrera aux calendriers populaires tels que les calendriers Outlook et Google. Invitez ensuite des tierces parties à se connecter en ligne pour voir ce qui est disponible dans votre planning, et choisissez les dates et les heures qui leur conviennent.
Certaines personnes intelligentes incluent même un lien vers leur calendrier en ligne directement dans leurs signatures de courrier électronique - une étape supplémentaire dans le processus.
Vous éviterez ainsi de perdre du temps à préparer et à comparer des courriels. Planifier des réunions n'a jamais été aussi facile qu'avec une application de planification.
Envoi de factures récurrentes
Si vous facturez le même montant tous les mois à vos clients, il est facile de l’automatiser. Certains logiciels de comptabilité, tels que Xero, peuvent être configurés pour générer et envoyer par courrier électronique des factures récurrentes. Certains systèmes envoient également des rappels de suivi si la facture n’est pas payée à temps.
Ou peut-être avez-vous des clients avec des arrangements récurrents de facturation par carte de crédit, tels que des abonnements. Dans ce cas, utilisez quelque chose comme Freshbooks ou PayPal pour charger la carte du client chaque mois.
De nombreuses petites entreprises sont malheureusement laxistes dans l'envoi et le suivi des factures. L'automatisation fait gagner du temps, bien sûr. En outre, il est moins probable que cette tâche importante échoue.
Automatisation des rapports de trafic sur le site Web
L'un des meilleurs moyens d'apprendre à attirer davantage de trafic sur les sites Web consiste à mieux comprendre votre trafic existant. Vous devez savoir ce qui fonctionne aujourd'hui et ce qui ne fonctionne pas. En d'autres termes, vous devez avoir une bonne idée de ce que les visiteurs recherchent, de la manière dont ils accèdent à votre site et de ce qu'ils font une fois qu'ils y sont arrivés. Il est important de revoir cela périodiquement pour savoir si vous faites des progrès.
Cependant, parcourir des quantités énormes de données Google Analytics prend du temps. Et vous pourriez tergiverser.
Prenez plutôt le temps, une fois, de configurer des rapports sur les statistiques clés. Ensuite, envoyez ces rapports par courrier électronique à vous et / ou aux autres membres de votre équipe une fois par semaine. Vous pouvez les envoyer sous forme de PDF ou de feuille de calcul CSV.
Ces rapports de trafic récurrents de Google Analytics permettront d’économiser énormément de temps à long terme. Plutôt que de consulter le tableau de bord de Google Analytics et d’analyser manuellement les données (lorsque vous vous en souvenez!), Vous recevrez un rapport hebdomadaire que vous pourrez rapidement consulter ou couvrir lors des réunions d’équipe.
Gestion des communications du support client
Les petites entreprises ont tendance à atteindre un point où le traitement des problèmes des clients par courrier électronique devient difficile à gérer. Vous finissez par copier et coller les informations des e-mails dans d'autres systèmes logiciels, tels que votre système de saisie de commande ou votre base de contacts.
Pire encore, les communications importantes sont enterrées dans la boîte de réception d’un employé. D'autres personnes de l'entreprise n'ont aucune visibilité, à moins que vous ne vous souveniez d'envoyer un e-mail manuel à vos collègues pour les tenir au courant.
Un logiciel d'assistance tel que Groove peut vous sauver la vie. Les systèmes d'assistance ou de billetterie rassemblent les communications des clients dans un emplacement centralisé, en avertissant automatiquement tous les membres de l'équipe concernés.
Allez encore mieux: utilisez un outil tel que Zapier pour intégrer les communications de l’assistance client avec les autres systèmes que vous utilisez. Utilisez Zapier pour envoyer une communication à votre logiciel de comptabilité (par exemple, pour mettre à jour les informations de contact du client). Ou envoyez-le à votre système de gestion de projet (par exemple, si une maintenance de compte spéciale est nécessaire).
En vous intégrant à d'autres systèmes, vous éviterez la saisie de données en double ou, pire encore, la perte de temps due à la confusion et aux erreurs.
Automatisation des e-mails marketing de suivi
Les programmes d'automatisation du marketing tels que Infusionsoft peuvent aider les petites équipes à en tirer parti. Vous pouvez configurer des campagnes marketing avec une série de communications pour chaque étape.
Par exemple, supposons qu'un client potentiel se rend sur votre site Web et remplisse un formulaire pour télécharger votre livre blanc gratuit. Vous pouvez envoyer une série de communications de suivi pour renforcer ce rôle - sans avoir à lancer manuellement des emails à chaque fois. C'est l'effet de levier!
Remplir des formulaires en ligne
Lorsque vous essayez de vous inscrire à une nouvelle plate-forme en ligne, à un nouveau service, à une lettre d’information ou à toute autre demande d’inscription, vous remplissez probablement un formulaire.Remplir un formulaire ici ou là n’est pas grave. Mais ensemble, ils représentent l'une des tâches qui font perdre du temps dans votre vie.
Des logiciels tels que Roboform peuvent automatiquement renseigner ces formulaires. Vous n’êtes pas obligé d’entrer plusieurs fois la même information.
Sauvegarder vos données
Vos données sont l’un des atouts les plus importants de votre entreprise. C’est pourquoi les sauvegardes régulières sont si importantes. Mais les gens oublient ou ne prennent tout simplement pas le temps de terminer cette tâche régulièrement.
Les services en nuage tels que Carbonite et Dropbox offrent des solutions qui sauvegarderont automatiquement vos fichiers dans le nuage.
Avec Google Drive et Microsoft OneDrive, vous pouvez indiquer que tous vos documents sont enregistrés par défaut afin d'être enregistrés automatiquement dans le nuage. Et vous pouvez également configurer des sauvegardes automatiques localement via Windows ou Apple Time Machine.
Automatisez ces 10 tâches qui vous font perdre du temps, puis trouvez-en 10 autres à automatiser. Quelques minutes libérées ici et là finissent par totaliser des heures. Ce sont des heures que vous pouvez utiliser pour vous détendre et profiter de la vie.
Fatigué au travail Photo via Shutterstock
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