Un assistant de direction employé par une organisation à but non lucratif doit avoir une forte passion pour le travail accompli au sein de l'organisation, ainsi qu'une connaissance pratique des opérations quotidiennes de la direction et du leadership. Il s’agit d’un poste essentiel qui soutient les officiers de haut niveau et leurs tâches essentielles. Ceux qui ont une passion pour le plaidoyer et le travail communautaire et un don pour l'organisation et l'adaptabilité peuvent être bien adaptés à ce poste.
$config[code] not foundEngagement envers l'organisation
Tous les membres du personnel d'un organisme à but non lucratif doivent faire preuve d'un engagement envers la mission, la philosophie et la vision de l'organisation. L'adjointe de direction doit développer une confiance mutuelle et créer un environnement d'équipe courtois, respectueux et compatissant avec les autres membres du personnel, les responsables de l'organisation et les clients. L’adjoint exécutif doit également être un fervent partisan de la cause de l’organisation et doit être à l’aise pour collaborer avec d’autres agences dans l’intérêt de la communauté.
Confidentialité et développement
Au cours du travail, un assistant de direction sera au courant des informations confidentielles et sensibles. Il est impératif que cette personne adhère au code de déontologie de l’organisation et maintienne la confidentialité à tout moment. La fiabilité et la sensibilité sont des qualités essentielles pour ce travailleur. Selon l'organisation, l'adjointe de direction peut être amenée à compléter le développement continu du personnel pour améliorer les compétences personnelles et professionnelles nécessaires au poste. Cela peut être accompli en lisant régulièrement de la littérature professionnelle, en participant à des réunions du personnel et à des sessions de formation continue et en partageant des supports et des informations avec des collègues.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTâches administratives
L’assistant de direction est souvent le premier point de contact des partenaires, des collaborateurs et / ou des clients et leur sert de défenseur permanent. Des interactions positives sont nécessaires pour communiquer avec ces divers contacts. Cette personne est également chargée de fournir un soutien de haut niveau aux membres du conseil, au directeur général et aux autres membres du personnel de programmation. En fonction de la taille de l'organisation et des tâches des autres membres du personnel, les assistants de direction seront chargés de mener à bien diverses tâches administratives, notamment la préparation de la correspondance; accueillir les visiteurs; répondre aux lignes téléphoniques et prendre des messages; préparer des rapports et des publications internes; suivi du courrier électronique; planification et tenue de rendez-vous et de réunions; informations de suivi dans des bases de données; aider le personnel de la programmation avec les écritures et la documentation; et créer et maintenir des systèmes pour assurer un environnement de bureau organisé.
Forger des relations positives
L'un des principaux objectifs du directeur exécutif et du conseil d'administration est de faire participer les membres de la communauté, les bénévoles, les propriétaires d'entreprise et les philanthropes à la mission de l'organisation. L’adjointe de direction est responsable de l’aide dans cette entreprise. Il doit s’engager à offrir une expérience positive aux partenaires potentiels en faisant preuve de courtoisie et d’accueil en personne, par téléphone et par correspondance.
Un assistant de direction peut également être chargé de communiquer la nature essentielle de l’organisation à ces personnes en préparant des présentations, des rapports, des appels, des lettres d’information et d’autres envois postaux spéciaux. Il incombe à tous les membres du personnel de démontrer quotidiennement leur passion et leur engagement pour le travail de l'organisation, mais encore plus pour l'adjointe exécutive, car elle aura probablement davantage de communication avec ces personnes, ce qui pourrait avoir un impact positif sur l'organisation.
Qualifications
Certaines organisations exigent des candidats qu'ils possèdent une expérience de bureau dans des collèges et des entreprises, tandis que d'autres préfèrent que leurs candidats assistants de direction possèdent un baccalauréat ès arts avec une expérience de travail ou de bénévolat au sein d'une agence à but non lucratif. Les diplômes et les spécialisations nécessaires varient selon les organisations. Par exemple, une organisation de défense des droits des enfants peut accepter des candidats assistants de direction titulaires de diplômes en éducation primaire ou en psychologie de l'adolescence. Indépendamment de l'expérience éducative, tous les candidats doivent posséder un comportement enthousiaste, une attitude flexible et adaptable, de fortes compétences organisationnelles, un désir de formation polyvalente dans d'autres aspects de l'organisation et une personnalité qui aime travailler avec les autres. Des compétences professionnelles en communication orale et écrite sont indispensables, de même qu'une maîtrise des logiciels informatiques de base.
