Un poste d’adjoint à la paie n’est peut-être pas glamour, mais d’autres employés ont tendance à être reconnaissants du travail que vous effectuez, car ils génèrent des chèques de paie. Vos tâches varieront en fonction de la taille de votre entreprise. Dans une petite entreprise, vous pouvez tout faire, à l'exception de l'analyse des états de paie et de la signature des chèques, tandis que dans une grande entreprise, votre travail peut être axé sur la saisie de données et les tâches de bureau. Un assistant de paie peut rapporter à un superviseur de la paie, à un chef de département ou à un contrôleur, en fonction de la taille et de la structure de la société.
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Vous n’avez pas besoin de poursuivre vos études au-delà du lycée pour travailler comme assistant de paie, mais vous devriez être en mesure de prouver que vous avez suivi des cours de commerce, que vous maîtrisez les mathématiques et que vous pouvez travailler avec des logiciels et des calculatrices. Certains employeurs aiment voir au moins quelques cours de niveau collégial ou un diplôme associé en comptabilité ou en gestion des affaires. Une certaine expérience de travail de bureau ou de caissier peut également vous aider à trouver un emploi. De bonnes compétences en communication sont nécessaires pour répondre aux questions des collègues. Il est important de se rappeler que la masse salariale est considérée comme une information sensible et que les employeurs doivent savoir que vous pouvez garder les informations confidentielles. Vous devez également bien respecter les délais, car les chèques de paie doivent être émis à temps.
Tâches générales
Les feuilles de temps des employés sont généralement la responsabilité de l’assistant à la paie. Vous allez les collecter et en vérifier l'exactitude, puis les entrer dans le système de paie. Vous pouvez également les coder avec les numéros de compte du grand livre avant l'étape de saisie des données. Vous pouvez exécuter les contrôles physiques et gérer le processus de dépôt direct. Vous passerez les chèques et les rapports de paie à votre superviseur pour approbation et signature avant de distribuer les chèques aux employés. Certains changements aux retenues sur les salaires des employés sont souvent traités par l’assistant, tels que le traitement des saisies de salaire ou des modifications du paiement des primes au titre des avantages.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingFonctions de bureau
L'assistant de paie s'assure souvent que les fichiers de paie des employés sont à jour et exacts, en entrant toutes les modifications dans le système. Lorsqu'un employé change de statut, par exemple en ajoutant ou en soustrayant des personnes à charge, ou en soumettant un nouveau formulaire de retenue à la source W-4, vous enregistrez ces informations et vérifiez que le système de paie est mis à jour. Le classement est une grande partie du travail. Les copies de chèques, les rapports financiers et autres documents doivent être archivés de manière précise et sécurisée sur une base régulière. Vous pouvez répondre à des questions simples posées par des employés et préparer des avis concernant des problèmes liés au service de la paie.
Carrière
Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis estime que le taux de croissance de l’emploi des commis à la paie et au chronométrage sera de 15% jusqu’en 2020, et que les logiciels de gestion de la paie que les employés peuvent utiliser pour enregistrer leur temps empêcheront la demande de cet emploi de croître beaucoup. Demandez à votre employeur d’assumer de nouvelles responsabilités et de suivre des cours de comptabilité ou d’obtenir un diplôme afin d’être plus compétitif en ce qui concerne l’avancement professionnel à des postes tels que responsable de la paie, chef de service ou comptable.
