La façon dont une lettre commence dicte son ton. Les lettres officielles diffèrent des lettres personnelles en ce qu'elles sont principalement utilisées dans un contexte professionnel. L'intention d'une lettre officielle peut varier, mais ce qui est toujours souhaitable, c'est qu'en tant qu'écrivain, vous semblez prendre au sérieux vous-même et le destinataire de la lettre. Il existe un ensemble de conventions concernant à la fois la langue et le format qui transmettent cette information.
$config[code] not foundPensez à ce que vous voulez dire. En vous exprimant clairement et de manière concise, vous indiquez à la personne qui reçoit la lettre que vous êtes certain de ce que vous dites. Cela montre également que vous tenez compte des contraintes de temps auxquelles il sera probablement soumis. Rédigez un brouillon de la lettre, mettez en surbrillance ce que vous estimez être les informations les plus cruciales et cherchez à l'exprimer de la manière la plus simple et la plus directe possible.
Allumez votre ordinateur et ouvrez votre programme de traitement de texte. Écrivez dans la police Times New Roman de taille 12 et utilisez un interligne simple. Justifiez le texte à droite pour que, dans le coin supérieur droit de la page, vous puissiez saisir vos informations de contact: nom sur une ligne et adresse sur trois lignes. Ajoutez ensuite toute information de contact supplémentaire, telle qu'un numéro de téléphone ou une adresse électronique, en veillant à attribuer à chaque contact sa propre ligne dans le texte. Laissez un espace d'une ligne, puis écrivez la date.
Laissez un espace de deux à trois lignes et justifiez le texte à gauche. Commencez la lettre par "Cher", puis le titre de la personne: Mme, Mme, M. ou le Dr, puis leur nom suivi d'une virgule. Si vous ne savez pas qui recevra la lettre, "Cher Monsieur ou Madame," peut être utilisée ou "À qui de droit". Appuyez deux fois sur la touche Entrée de votre clavier, en laissant une ligne devant le corps de la lettre, ce qui la rendra plus lisible.
Allez droit au but. Si vous avez rencontré la personne à qui vous adressez la lettre, il est de pratique courante de l'informer de l'endroit où elle se trouvait; "Chère Mme X, nous nous sommes rencontrés à la convention du pinceau à Tuscaloosa." Sinon, il est préférable d’aller directement aux informations que vous voulez relayer ou auxquelles vous avez répondu. Vous vous référez ici à votre projet initial: ordonnez le contenu de votre lettre en fonction de l’importance des informations que vous possédez, c’est-à-dire placez le problème le plus urgent en premier et les priorités restantes par ordre de priorité. Les conventions de formalité décrites ci-dessus permettent au lecteur de connaître le type de lettre qu'elle reçoit. Il n'est donc pas nécessaire de prévoir un long préambule.
Pointe
Imaginez-vous recevoir la lettre que vous écrivez. Quelles choses pourraient vous faire savoir que la lettre est formelle?
L'utilisation d'un en-tête donne une lettre plus gravitas et peut gagner du temps sur l'édition fastidieuse.
Attention
Après avoir suivi les conventions pour commencer une lettre officielle, ne laissez pas votre langue devenir informelle, car cela pourrait prêter à confusion pour le lecteur.
