Les employeurs peuvent offrir aux employés un moyen de payer certains coûts personnels avant impôts grâce à des comptes de dépenses flexibles.
L'utilisation de ces comptes signifie que les montants que les employés contribuent aux RTA ne sont pas inclus dans la rémunération imposable aux fins de l'impôt fédéral.
1. Différents types de comptes de dépenses flexibles
Une FSA peut être configurée à certaines fins:
$config[code] not found- Comptes de dépenses flexibles Santé: Les employés peuvent utiliser ces comptes pour couvrir les dépenses médicales qui ne sont pas payées par une assurance ou d'autres régimes de soins de santé (tels que des comptes d'épargne santé). Dans la mesure où les frais médicaux sont payés par le biais de décaissements à partir de ces comptes de dépenses flexibles, l’employé ne peut pas prendre une déduction détaillée pour ces comptes.
- Comptes de dépenses flexibles pour personnes à charge: Ces comptes peuvent être utilisés pour payer les frais de garde d'enfants ou de soins de longue durée. L'exclusion du revenu pour les contributions à ces comptes de dépenses flexibles doit être coordonnée avec le crédit pour soins aux personnes à charge; les frais remboursés par la FSA ne peuvent pas être utilisés pour calculer le crédit.
2. Des limites en dollars s'appliquent
Les comptes de dépenses flexibles peuvent être configurés comme des accords de réduction de salaire entièrement financés par les contributions des employés à partir de leurs chèques de paie. La législation fiscale limite le montant que les employés peuvent verser annuellement sur leurs comptes de dépenses flexibles.
Les contributions du FSA Santé pour 2015 et 2016 sont plafonnées à 2 550 USD. La limite en dollars est susceptible d'augmenter si l'inflation est suffisante. Les régimes peuvent adopter un report limité, de sorte que jusqu'à 500 $ non utilisés dans l'année en cours puissent être reportés à l'année suivante. Le report n'empiète pas sur la contribution annuelle. Par exemple, supposons qu'un employé dispose de 600 $ de cotisations non utilisées d'ici 2015 au 31 décembre 2015. Si le plan le permet, il peut reporter de 500 $ à 2016; elle peut également verser 2 550 dollars à son FSA pour 2016 (3 050 dollars au total pour les frais médicaux à la charge de l'utilisateur).
Les contributions de la FSA aux soins des personnes à charge sont plafonnées à 5 000 dollars par an. La limite en dollars n’est pas sujette à l’indexation pour inflation. Aucun report des montants inutilisés n'est autorisé.
3. Restrictions sur les changements en milieu d'année
Habituellement, les employés doivent s’engager à réduire leurs contributions salariales d’ici le début de l’année. Cependant, certains événements permettent aux employés de modifier leurs contributions. Des exemples de tels événements incluent:
- Mariage, divorce ou séparation de corps ou décès d'un époux
- Naissance, adoption ou décès d'un enfant
- Statut d'emploi de l'employé, de son conjoint ou de sa personne à charge (par exemple, le début ou la fin d'un travail, une grève ou un lock-out, ou le retour d'un congé non payé)
- Un changement de lieu de résidence pour l'employé, son conjoint ou sa personne à charge
- Devenir admissible à Medicare ou Medicaid
- Obtenir un jugement ou un décret ordonnant à quelqu'un de fournir une pension alimentaire pour enfant
Il appartient au régime de permettre à un employé de modifier ses cotisations. le plan doit spécifier les événements déclencheurs. La modification des cotisations d’un employé doit être cohérente avec l’événement, telle que la réduction des cotisations au décès du conjoint.
4. Les charges sociales
Les contributions des employés à des comptes de dépenses flexibles réduisent non seulement leurs salaires soumis à l'impôt sur le revenu; ils réduisent également les salaires aux fins de l'impôt sur l'emploi. Ainsi, les employés et les employeurs économisent sur les taxes FICA et FUTA. Toutefois, le traitement fiscal des États peut différer de la règle fédérale. Par exemple, dans le New Jersey, les cotisations des employés font toujours partie de la rémunération imposable soumise à l’impôt sur le revenu de l’État.
Aux fins de la déclaration, les contributions de la FSA ne figurent ni sur les W-2 des employés ni sur la déclaration trimestrielle de l’employeur, le formulaire 941. Toutefois, elles sont répertoriées sur le formulaire 940 pour les taxes FUTA. Les contributions ne sont pas assujetties aux taxes FUTA.
5. Coût pour les employeurs
Les comptes de dépenses flexibles sont financés par les contributions des employés. Les employeurs ne versent pas de contributions aux comptes des employés.
Le seul coût pour les employeurs est administratif. En fonction du nombre d'employés ayant des RTA, un employeur peut superviser le plan en interne avec peu ou pas de coûts administratifs supplémentaires. Lorsque le nombre d'employés augmente (certains suggèrent plus de 10 employés), il peut être nécessaire de faire appel à un administrateur externe, ce qui entraîne des coûts. La raison: Réfléchissez à la façon de gérer les remboursements: examinez les demandes de règlement soumises par les employés et leur versez les fonds en fonction des coûts admissibles.
Conclusion
Les comptes de dépenses flexibles constituent un avantage marginal attrayant pour les employés. Les propriétaires de petites entreprises devraient envisager de les mettre en œuvre dès maintenant pour 2016 et au-delà, afin que les employés puissent s'engager à verser leurs contributions pour l'année à venir s'ils souhaitent y participer. Discutez avec votre conseiller fiscal et, si nécessaire, avec un expert en avantages sociaux.
Bill photo via Shutterstock
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