En tant que propriétaire de petite entreprise, le temps libre n’est probablement pas une chose pour laquelle vous avez beaucoup de temps. Vous avez beaucoup de tâches à accomplir et de délais à respecter. Alors, comment pouvez-vous mieux accomplir ces tâches en moins de temps?
Vous trouverez ci-dessous 50 astuces vous permettant de gagner du temps tout au long de votre journée de travail.
50 astuces pour gagner du temps pour les petites entreprises
1. Fixer des objectifs
$config[code] not foundChaque matin, écrivez une liste détaillée des tâches que vous souhaitez accomplir au cours de la journée.
2. Créer un plan
Déterminez quand et comment vous réaliserez chaque élément de votre liste quotidienne - aurez-vous besoin d'aide, de fournitures, etc.?
3. Prioriser par importance
Il est inévitable que vous ayez parfois à supprimer des éléments de votre liste de tâches, alors déterminez rapidement quels sont les éléments les plus importants et définissez des priorités.
4. Prioriser par urgence
Vous devez vous rendre aux projets qui ont des délais urgents, alors laissez ceux qui sont dus la semaine prochaine pour plus tard.
5. Décomposer les grandes tâches
Si votre liste contient des éléments accablants, décomposez-les en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
6. Soyez réaliste
Ne vous attendez pas à tout accomplir en une heure. Connaissez vos limites et vos capacités.
7. Suivez votre temps
Afin de mieux comprendre comment vous passez vraiment votre temps, prenez quelques jours et notez tout ce que vous faites et combien de temps cela prend. Incluez des pauses, des e-mails, des médias sociaux et tout le reste pour que vous sachiez quels sont vos plus gros gaspilleurs de temps.
8. Fixer des délais
Besoin de motivation pour mener à bien un projet? Fixez-vous une date limite et parlez-en aux autres pour qu'ils puissent vous aider à rendre des comptes.
9. Gardez un œil sur l'horloge
Vous ne voulez pas être constamment obsédé par le temps, mais vous ne voulez pas non plus que la journée vous échappe parce que vous ne faisiez pas attention. Rester sur la bonne voie.
10. Définir des rappels
Si vous avez une date limite ou une réunion à venir, définissez un rappel sur votre téléphone qui sonnera peu de temps avant.
11. Horaire des pauses
Tout le monde doit faire des pauses tout au long de la journée. Veillez donc à en tenir compte lors de la planification de vos tâches de la journée.
12. Horaire horaire pour la messagerie électronique et les médias sociaux
Les e-mails et les médias sociaux peuvent être une grosse perte de temps. Ne répondez pas à tous les messages dès leur arrivée et ne laissez pas Facebook ou Twitter ouverts toute la journée. Au lieu de cela, planifiez un court bloc ou deux tout au long de la journée pour accomplir ces tâches.
13. Utiliser un système central de gestion des médias sociaux
Si vous utilisez les médias sociaux à des fins de marketing, vous avez probablement plusieurs comptes. L'utilisation d'un tableau de bord central tel que HootSuite peut vous aider à éviter les allers-retours entre les sites et vous permet même de planifier des publications tout au long de la journée, de sorte que vous n'avez pas besoin de vous connecter en permanence.
14. éviter les distractions
Outre les médias sociaux et le courrier électronique, il existe un certain nombre d'autres sources de distraction qui peuvent vous faire perdre du temps tout au long de la journée. Si vous travaillez à la maison, éteignez le téléviseur. Si vous travaillez dans un bureau, prenez un itinéraire différent pour le refroidisseur d'eau afin d'éviter les collègues bavards.
15. S'en tenir à une tâche à la fois
Le multitâche peut sembler gagner du temps, mais ce n’est pas le cas. Concentrez-vous sur une tâche, terminez-la puis poursuivez.
16. Tâches par lots
Il peut être utile de faire des tâches similaires de manière consécutive. Par exemple, passez tous vos appels téléphoniques du jour au lendemain.
17. Incentivation des tâches
Lorsque vous avez une tâche vraiment difficile à accomplir, récompensez-vous de l'avoir accomplie. Cela peut être aussi simple que de prendre une pause.
18. Focus sur les résultats
Vous devriez avoir une idée de la raison pour laquelle vous effectuez chaque tâche de votre liste. Demandez-vous quel sera l'impact de chaque élément sur votre entreprise et concentrez-vous sur les résultats.
19. Ne pas insister sur des détails sans importance
Si quelque chose n’a pas d’impact important sur votre entreprise, ne vous inquiétez pas. Le perfectionnisme peut être une grosse perte de temps.
20. Créer de bonnes habitudes
Créez l’habitude de trier les fichiers régulièrement, de répondre rapidement aux e-mails et d’accomplir rapidement toute autre tâche figurant sur votre liste de tâches, afin que celle-ci devienne rapidement courante.
21. Éliminer le non essentiel
Supprimez les objets qui ne servent plus à votre mission, physiquement et électroniquement.
22. Utiliser les filtres de messagerie et les archives
Utilisez des filtres de courrier électronique et des archives pour ne pas passer des heures à chercher un message particulier. Votre programme de messagerie offre probablement des outils faciles pour organiser toutes vos communications. Utilisez donc judicieusement ces fonctionnalités.
23. Limiter les réunions
Les réunions peuvent être essentielles, mais elles peuvent aussi devenir une perte de temps si elles durent trop longtemps ou trop souvent. Accepter et planifier uniquement les réunions importantes.
24. Embaucher un assistant virtuel
Les assistants virtuels peuvent vous aider dans vos tâches quotidiennes, telles que la messagerie électronique, la tenue de livres, la planification et la recherche. Pensez à vous faire aider si vous en avez besoin.
25. Utiliser une plate-forme de gestion de projet
Des services tels que Basecamp offrent à votre équipe un moyen de communiquer en groupes, de fixer des délais, de partager et d'éditer des fichiers sans avoir à suivre plusieurs fils de discussion différents.
26. Garder les projets au même endroit
Pour les projets terminés et ceux en cours, ayez un dossier ou une zone où vous savez que vous pouvez les trouver.
27. éviter l'heure de pointe
Si vous vous déplacez ou si vous devez vous déplacer pour assister à des réunions, tenez compte de la circulation et de la construction pour ne pas perdre de temps en route.
28. avoir des réunions virtuelles
Évitez de voyager lorsque cela est possible et envisagez plutôt d'utiliser des programmes tels que Skype ou GoToMeeting.
29. automatiser la paie
Plutôt que de suivre manuellement les heures et les dépenses, investissez dans un système de paie qui fera tout le travail à votre place.
30. prendre des notes
Conservez un cahier avec vous à tout moment pour prendre des notes et des idées ou utilisez une application telle qu'Evernote pour stocker des idées, des images, etc., afin que vous ne perdiez pas de temps à essayer d'y penser plus tard.
31. Profitez de la technologie
De nombreuses applications et services d'organisation permettant de gagner du temps et d'organisation, tels que Dropbox, vous permettent d'apporter vos photos, documents et vidéos n'importe où. Trouvez ceux qui fonctionnent pour vous.
32. Ne vous laissez pas emporter
Tenter de maîtriser et d’utiliser trop d’applications et de services de productivité à la fois peut être une perte de temps. N’utilisez pas trop d’entre eux pour que vous passiez plus de temps que vous en épargniez.
33. Délégué
Demandez à votre équipe d’assumer des tâches pour lesquelles vous n’avez pas le temps ou avec lesquelles vous savez qu’elles font du bon travail.
34. Investissez dans un logiciel de comptabilité
Garder des feuilles de calcul sans fin peut entraîner beaucoup de maux de tête et de perte de temps. Gardez toutes les informations de votre compte organisées au même endroit.
35. Garder un espace de travail organisé
Ne passez pas des heures à parcourir votre bureau à la recherche d’un document en particulier, alors que vous pouvez simplement mettre en place un système de classement et le trouver en quelques secondes.
36. Sauvegarder vos fichiers
Que ce soit par disque dur externe, copie papier ou sauvegarde en ligne, créez des sauvegardes de tous vos fichiers importants en cas de panne de l'ordinateur. Considérons un service en ligne comme Carbonite ou Mozy à cette fin.
37. Conserver les modèles pour les formulaires couramment utilisés
Ne perdez pas de temps à écrire les mêmes paragraphes, encore et encore, lorsqu'un modèle général pourrait être enregistré. Il suffit d’entrer et de faire quelques mises à jour chaque fois que vous l’utilisez au lieu de tout recommencer.
38. Utiliser les raccourcis
Utilisez les raccourcis clavier et navigateur et conservez tous vos programmes couramment utilisés dans un emplacement facilement accessible sur votre bureau.
39. Automatiser les dépenses
Utilisez autant que possible les services de paiement automatique de factures pour éviter les retards de paiement et le temps consacré à payer les factures chaque mois.
40. Utiliser un calendrier basé sur le cloud
Les applications de calendrier peuvent vous tenir au courant des réunions et des délais importants et ne doivent pas tarder à se mettre à jour. Pensez à utiliser Google Agenda à cette fin.
41. Avoir un système de collaboration
Que vous utilisiez une plate-forme telle que Basecamp ou Google Docs, ou que vous vous en teniez à des méthodes plus traditionnelles, vous devriez avoir un système de collaboration défini pour que votre équipe ne soit ni confuse ni désorganisée.
42. Dites «non»
Ne vous chargez pas des tâches simplement parce que quelqu'un vous le demande. Si vous n’avez pas le temps et que cela n’aide pas votre entreprise, ne le faites pas.
43. Profitez au maximum des temps morts
Le temps passé dans les salles d'attente, dans le métro ou même lors de longs trajets en ascenseur peut être utilisé pour mettre à jour votre calendrier, rédiger des notes ou accomplir d'autres tâches simples.
44. Nettoyer les anciens fichiers
Le fait de débarrasser votre ordinateur d'anciens fichiers peut non seulement vous éviter de devoir les parcourir en cherchant des fichiers plus pertinents, mais il peut également accélérer votre ordinateur et vous épargner un sort de pages de chargement sans fin.
45. Utiliser les applications mobiles
Il existe des applications de productivité mobiles, des applications de calendrier mobiles, des applications de liste mobile, qui peuvent toutes vous aider à accomplir vos tâches et à gagner du temps, même sans ordinateur.
46. Connaissez vos habitudes
Si vous êtes un lève-tôt, commencez tôt vos tâches les plus importantes. Si vous êtes un oiseau de nuit, ne vous forcez pas à réaliser de gros projets le matin. Jouez sur vos forces.
47. raccourcir votre journée de travail
Lexi Rodrigo, dans un article de blog sur Freelance Folder, explique que réduire le temps de la journée de travail vous obligera à accomplir davantage dans les délais impartis.
48. Laisser la place à l'inattendu
Les choses que vous n’avez pas planifiées seront abordées tout au long de la journée. Tenez-en compte lorsque vous établissez votre liste de tâches.
49. ont des heures tranquilles
Si vous travaillez dans un bureau, placez un panneau «Ne pas déranger» sur votre porte pendant que vous travaillez sur une tâche importante. Si vous travaillez à domicile, mettez votre téléphone au silence pendant ce temps. Si des distractions surviennent lorsque vous vous trouvez dans la zone, vous risquez de perdre votre concentration et de perdre plus de temps que nécessaire.
50. Ne pas trop planifier
Vous pourriez être trop optimiste dans la matinée quant à ce que vous pouvez accomplir ce jour-là. Mais créer une liste trop complète ne vous submergera que plus tard dans la journée.
Si vous ne mettez que quelques-uns des conseils mentionnés ci-dessus pour vous faire gagner du temps, vous constaterez une différence dans votre journée de travail et votre productivité - et vous remarquerez peut-être même que vous disposez d'un peu plus de temps libre.
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