Une page de garde lors de l'envoi d'un document par télécopie ou par télécopie est aussi importante que le document lui-même. La page de couverture fournit des informations vitales sur le destinataire du fax, son nombre de pages, son contenu et son utilisation.
Remplissez toutes les informations en haut de la page de garde, avec le modèle ouvert ou sur un formulaire papier. Si vous avez le nom de la personne à qui vous télécopiez, utilisez-le. Sinon, utilisez le nom du département ou de l'entreprise. Assurez-vous d'inclure le numéro de fax auquel vous envoyez et le numéro de téléphone de la personne, du département ou de l'entreprise. Cela aide la personne ou le greffier qui reçoit le fax à transmettre les informations à la bonne personne ou au bon endroit.
$config[code] not foundComptez toutes les pages, y compris la page de couverture, et insérez le nombre dans l'espace pour le nombre de pages. Cela aide le destinataire à s'assurer qu'il ne perd aucune page dans la transmission.
Mettez toutes vos informations d'identification sur le formulaire. Lorsque vous travaillez avec ce type de communication, il est important que le destinataire n’a aucun problème à vous identifier et à identifier la documentation que vous envoyez, ainsi que la manière dont les informations doivent être utilisées.
Inclure le sujet du fax. S'il s'agit de n'importe quel type de compte, incluez le numéro de compte dans la ligne d'objet. S'il s'agit d'un projet ou d'un programme, mettez-le dans la ligne d'objet. Dans la zone réservée aux notes, incluez toutes les informations concernant les discussions sur les documents.
Placez la page de couverture au-dessus de toutes les autres pages à télécopier de manière à ce qu'elle passe en premier. Cela permettra au destinataire de savoir s’il a reçu tous les documents lorsque le fax est reçu. Ensuite, envoyez le fax comme vous le feriez normalement.
Attention
Revérifiez le numéro de télécopieur avant d'envoyer l'envoi pour vous assurer que vos informations ne seront pas transmises à quelqu'un d'autre.
