Le renforcement de l'application des lois en matière d'immigration est désormais une caractéristique de l'administration à Washington. Au cours des 100 premiers jours qui ont suivi l'inauguration de Trump, les arrestations d'immigrés effectuées par les services d'immigration et de contrôle des douanes américains (ICE) ont augmenté de près de 40% par rapport à 2016. En outre, l'administration ajoute 10 000 nouveaux agents à ICE.
Avec une telle application renforcée, les employeurs devraient se préparer à une augmentation du nombre d'audits ICE et d'enquêtes d'immigration.
$config[code] not foundLe moment est venu de vérifier les politiques afin de s’assurer que votre entreprise se conforme aux exigences de tenue des registres I-9. Il est également plus important que jamais de se tenir au courant des modifications apportées au droit du travail en matière d’immigration.
Sinon, l’impact pourrait être majeur. Même des erreurs apparemment mineures dans la tenue des documents pourraient avoir des conséquences coûteuses, notamment des amendes, des perturbations dans les activités commerciales ou pire.
Voici trois choses à faire pour protéger votre entreprise:
1. Utilisez le nouveau formulaire I-9 à compter du 18 septembre
Savez-vous que tous les employeurs sont tenus de demander aux employés de remplir et de signer les formulaires I-9 lors de leur embauche? C’est la loi depuis des décennies. C’est une exigence que les employés soient nés aux États-Unis.
Voici ce qui a changé. Le 17 juillet 2017, un nouveau formulaire I-9 a été émis. Il est obligatoire pour tous les employeurs de utilisez le nouveau formulaire I-9 à compter du 18 septembre 2017ou encourent des amendes pour avoir utilisé un formulaire périmé.
Le 18 septembre, vous devrez commencer à utiliser le formulaire I-9 avec une date de révision du 17/07/2017.
Alors, comment rester à jour pour vous assurer d’utiliser les bons formulaires I-9 dans votre processus d’intégration? Un moyen simple consiste à utiliser les applications intelligentes HRdirect I-9 et W-4.
2. Faites une auto-vérification de la conformité
Malgré les meilleures intentions du monde, il est très facile pour les entreprises de se familiariser avec la tenue de leurs dossiers I-9 pour leurs employés actuels et passés, avec des conséquences coûteuses.
Les amendes ont doublé au cours de la dernière année. Les amendes pour infractions relatives à la tenue des registres sont maintenant de 2 156 $ par infraction. Les amendes s'élèvent à 4 313 dollars pour ceux qui engagent sciemment des travailleurs sans papiers. Dans le cas d'infractions répétées, les sanctions peuvent dépasser 20 000 $ et même inclure une peine d'emprisonnement.
En effectuant un audit interne I-9, vous pouvez agir suffisamment tôt pour minimiser ou éviter les conséquences graves. Un audit interne I-9 aide votre entreprise à:
- identifier et corriger les erreurs,
- éliminez les documents que votre entreprise n'est plus tenue de conserver, et
- assurez-vous de ne pas employer par inadvertance un travailleur sans papiers.
Il est temps de faire un audit interne I-9 avant que ICE ne soit présent chez vous pour demander des enregistrements.
ComplyRight propose un guide utile sur la manière de mener une auto-vérification. Obtenez gratuitement le guide d’auto-audit I-9 ici.
3. Préparez-vous à l'avance pour savoir comment répondre aux audits ICE
Les enquêteurs fédéraux ICE ont le droit de se présenter sans préavis à une entreprise avec un avis d’inspection pour auditer les formulaires I-9 des employés actuels. Les employeurs des villes sanctuaires et ceux des secteurs comme l'aménagement paysager, l'hôtellerie et la restauration peuvent faire l'objet d'une surveillance accrue. Peu importe la taille de l’entreprise, votre entreprise peut être choisie au hasard.
Même si ICE a le droit de procéder à une vérification, les employeurs peuvent faire certaines choses pour limiter la portée de telles actions:
- Conservez la documentation I-9 dans un endroit séparé des autres dossiers d’employés.
- Limitez les enregistrements que vous fournissez à ce qui est requis.
- Ne consentez à aucune fouille des zones non publiques sans un mandat de perquisition légal.
- Ne vous laissez pas contraindre à renoncer à votre temps de préavis autorisé. Les entreprises ont généralement droit à un préavis de trois jours.
Désignez également un employé pour coordonner la réponse de la société aux audits ICE. Cet employé devrait recevoir une formation approfondie à l’avance, y compris au moment de demander un avis juridique.
En suivant de telles pratiques, un audit ICE peut être considéré comme une nuisance mineure pour l’entreprise, plutôt que comme une perturbation majeure avec de lourdes amendes et d’autres sanctions.
Dans l’environnement actuel, il est plus important que jamais de prendre les mesures appropriées, comme les trois actions ci-dessus. ComplyRight est spécialisé dans l’aide aux entreprises de toutes tailles pour s’adapter aux complexités de la conformité en matière d’immigration. De nombreuses ressources sont disponibles sur son site.
Image: Contrôle de l'immigration et des douanes
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