Un bureau bien organisé vous fait gagner du temps et vous rend plus heureux, ainsi que vos collègues.
Avoir à parcourir des piles de papiers, des tiroirs enchevêtrés, des fils emmêlés et des boîtes de choses assises ne semble pas être un gros problème, mais c'est un réel fardeau physique lorsque vous considérez le temps passé à chercher des objets faciles à trouver, mais ne sont pas. Les fichiers électroniques désorganisés et la confusion sont tout aussi problématiques.
$config[code] not foundEnsuite, il y a le fardeau mental. Que vous le réalisiez consciemment ou non, l'encombrement peut stresser tout le monde.
Voici 21 façons d’organiser vos espaces de travail physiques et électroniques.
Obtenez-le du sol
Allez vertical avec les bibliothèques et les étagères. Nous manquons souvent d’espace de travail ou d’espace. Le stockage vertical permet une utilisation plus efficace de l’espace et davantage à la hauteur des yeux.
Créer des «centres d'activité»
Mettez tout ce dont vous avez besoin pour terminer une activité dans un domaine, surtout si vous faites une activité régulièrement. Vous éviterez de perdre du temps à chercher et à assembler ce dont vous avez besoin. Par exemple, les fournitures et les outils d’emballage et d’expédition doivent se trouver dans une zone. Vous pouvez également créer une étagère pour les articles que vous emportez avec vous lors de vos voyages, tels que votre porte-documents de voyage, vos housses en néoprène et vos chargeurs portables.
Fichier It, Scan It, Shred It
N’utilisez pas votre ordinateur de bureau comme boîte de réception, vous risqueriez de perdre du papier essentiel (comme des chèques!). Les contrats signés et les autres éléments que vous souhaitez conserver sous forme papier doivent être classés rapidement. Numérisez n'importe quoi d'autre sous forme numérique. Déchiquetez et jetez ou recyclez le papier.
Un dossier pour tout
Ayez un dossier pour tous les documents papier. Les dossiers suspendus Pendaflex, ainsi que les dossiers intérieurs en manille, sont une solution peu coûteuse. Marquez les deux. Les dossiers Pendaflex constituent votre espace réservé dans le classeur et doivent y être laissés à tout moment. Le dossier Manila intérieur est celui que vous extrayez au besoin. Ensuite, il est facile de recompiler le dossier Manila dans son pendaflex lorsque vous avez terminé.
Envelopper les cordons de l'ordinateur
Vous avez des câbles informatiques et des cordons électriques dans un désordre enchevêtré? Vous n'êtes pas le seul. Heureusement, des liens spéciaux et des protège-cordons permettent de garder les choses en ordre. Étiquetez vos cordons afin que vous puissiez trouver le bon lorsque vous devez déconnecter ou déplacer quelque chose.
Utilisez des tableaux de liège pour garder les objets "en tête de liste" devant vous
Si vous avez besoin de consulter une liste de contrôle pour une tâche ou une sorte de rappel, fixez-la sur un tableau de liège juste à côté de votre bureau. C'est bon pour tout nouveau processus jusqu'à ce que cela devienne une habitude enracinée. Désactivez simplement l'élément lorsque vous n'avez plus besoin de vous y référer.
Stocker tous les manuels en un seul endroit
Avez-vous déjà eu besoin de consulter le manuel d'utilisation de votre imprimante? Ou trouvez-vous le petit dépliant d'instructions fourni avec votre casque Bluetooth? Si vous placez tous les manuels dans un tiroir, une caisse en plastique ou un dossier dédié, vous ne serez pas obligé de les rechercher.
Créer des tiroirs divisés
Si vos tiroirs n’ont pas de séparateurs intégrés, achetez des séparateurs peu coûteux en métal ou en bois - ou, mieux encore, en plastique recyclé. Organiser les chargeurs d'appareils; des stylos; trombones; bloc-notes et notes autocollantes; ciseaux et autres articles. Non seulement un tiroir organisé vous permet-il de gagner du temps, vous vous sentirez moins stressé si vous n'êtes pas obligé de plonger dans le désordre plusieurs fois par jour.
Utilisez un étiqueteur pour garder les étagères bien organisées
Ce ne sont pas seulement les fichiers qui ont besoin d’étiquettes. Les étagères et les tiroirs peuvent tirer parti de leur étiquetage. Ainsi, tout le monde au bureau connaît le bon endroit pour retourner les choses.
Gardez une liste de choses à faire
L'encombrement mental est autant un problème que l'encombrement physique. L'un des points clés du système Getting Things Done consiste à obtenir des éléments de votre tête sur du papier (ou une liste électronique). De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la tâche à accomplir. Gardez simplement votre liste de choses à faire brève et ordonnée.
Entretien et nettoyage hebdomadaires
À la fin de chaque semaine de travail, remettez les choses utilisées pendant la semaine à leur place. Déchiqueter ou classer les piles de papier. Si vous ne laissez pas l’encombrement s’accumuler trop longtemps, il est plus facile de rester organisé.
Utiliser un emplacement de nuage central pour les documents d'entreprise
Un moyen fantastique de gagner du temps et d'éviter que tout le monde ait besoin de configurer son propre système de «classement virtuel» consiste à utiliser un seul emplacement cloud pour les documents de l'entreprise. Des options telles que Google Drive ou OneDrive vous permettent de configurer des dossiers centraux par sujet ou par client pour partager des documents.
Utiliser le logiciel de gestion de projet ou de gestionnaire de tâches
Un système de gestion de projet garde les employés sur la bonne voie avec les projets. Plus important encore, il élimine les listes de tâches papier et les instructions par courrier électronique, ainsi que la confusion qui en découle.
Numérisez les reçus et stockez-les dans le nuage
Ensuite, vous pouvez jeter les reçus papier. Avec les applications mobiles les plus récentes, vous n’avez même pas besoin d’un scanner, vous prenez juste une photo. Avec les applications avancées, vous pouvez synchroniser automatiquement les reçus avec vos enregistrements comptables ou de carte de crédit (en évitant la saisie manuelle).
Utiliser les signets du navigateur pour une référence rapide
Avez-vous déjà passé du temps à chercher des liens vers des sites de référence récurrents ou des écrans de connexion? Ou ne vous souvenez pas où les trouver? Marquez-les et organisez les signets dans des dossiers pour pouvoir y accéder en quelques clics.
Enregistrer les listes de favoris pour les commandes récurrentes
Une autre économie de temps est de sauvegarder les listes de favoris chez les détaillants en ligne que vous utilisez régulièrement. De cette façon, vous n’aurez pas à rechercher les mêmes fournitures à chaque achat. Des sites comme Staples.com vous permettent de sauvegarder des listes de favoris, ce qui est très pratique.
Archiver les anciens fichiers
Si vous n’avez pas utilisé de fichiers informatiques (surtout des courriels!) Au cours de la dernière année, archivez-les. Vous les aurez toujours, mais vous n’aurez pas à les parcourir pour trouver des objets en cours. Envisagez également de définir une stratégie pour supprimer les fichiers archivés après un certain temps également.
Avoir un logiciel anti-virus et anti-malware adéquat
Peu de choses peuvent causer plus de perturbations et de confusion que la perte de fichiers ou de temps, en raison de virus informatiques et d'attaques de logiciels malveillants. ‘Nuff a dit!
Utiliser une application d'organisation de notes
Des applications telles que Evernote, OneNote et SimpleNote de Microsoft peuvent vous aider à organiser et à stocker des recherches Web et des notes électroniques.
Les téléphones vraiment «intelligents» font gagner du temps
Les téléphones intelligents utilisés judicieusement font gagner du temps et peuvent nous rendre plus heureux. Nous pourrons peut-être nous échapper du bureau pour un événement familial sans culpabilité, car nous sommes toujours en contact au cas où quelque chose de critique se présenterait. Disposez de smartphones puissants dotés de suffisamment de mémoire interne pour exécuter les applications nécessaires.
Synchronisation automatique pour tous les appareils
Parlant de smartphones, les propriétaires d'entreprise et les employés utilisent plusieurs appareils - peut-être un ordinateur de bureau, une tablette et un smartphone par personne, le même jour. Le stockage de fichiers dans le cloud ou au moins la possibilité de synchroniser automatiquement les fichiers est essentiel pour gagner du temps et éviter toute confusion liée à l'absence du fichier le plus récent.
Mise à niveau des ordinateurs pour la mémoire et la vitesse
Vous ne réaliserez peut-être même pas combien de temps est perdu lorsque tout ce que vous faites prend plus longtemps ou pire, se bloque ou se bloque régulièrement. La mémoire et la vitesse du processeur de l’année dernière ne sont peut-être pas à la hauteur cette année. Donc mise à niveau!
Ce sont mes idées de stockage et d'organisation de bureau. Quels sont vos meilleurs conseils pour organiser votre bureau et apprivoiser la désorganisation et l’encombrement?
Photo de bureau via Shutterstock
10 commentaires ▼
