La communication en milieu de travail adressée à "fichier" doit respecter le processus et la structure des relevés d'emploi ainsi que le format de base de la correspondance commerciale. Les notes de service sont destinées à documenter des actions telles que des changements de personnel ou des décisions d’emploi. Ils préservent également les faits et les circonstances liés aux activités des ressources humaines et aux enquêtes sur le lieu de travail.
L adresse
Bien que votre mémo soit destiné à documenter le fichier, il peut toujours arriver que des destinataires reçoivent directement une copie de la communication. Par exemple, si vous documentez dans le dossier d'une employée sa candidature à une promotion, vous pouvez inclure son superviseur actuel et le superviseur auquel elle se rapportera dans le nouveau rôle. De plus, fournissez à l'employé une copie de la note de service.
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Les mémos en milieu de travail sur des informations sensibles ne doivent être adressés qu'à ceux qui ont besoin de savoir et ils doivent clairement indiquer «confidentiel» s'ils contiennent des informations qui ne doivent pas être discutées entre les RH et le superviseur de l'employé. Dans certains cas, les mémos relatifs à des questions sensibles ne doivent pas du tout être placés dans le dossier d'un employé. Par exemple, dans les cas d'enquêtes sur le lieu de travail, telles que le harcèlement sexuel, une note de service à archiver est enregistrée dans le dossier d'enquête et non dans le dossier personnel de l'employé.Les mémos à classer à des fins d’enquête restent confidentiels et ne sont accessibles qu’aux membres du personnel ayant besoin de savoir, tels que le personnel des ressources humaines, les dirigeants et propriétaires de la société ou les conseillers juridiques.
Mémo Contenu
À moins que cette note ne fasse partie d'une correspondance en cours, vous devrez peut-être décrire les circonstances ou expliquer le motif de votre documentation. S'il s'agit d'une question de personnel - autre qu'une enquête - commencez la note par le nom de l'employé, son département, son poste et la durée de son emploi. Par exemple, si vous résumez la demande de transfert d'une employée, le premier paragraphe doit contenir des informations pertinentes, telles que le poste de l'employée et le poste ou le service pour lequel elle a demandé un transfert. La note de service contiendrait également des détails indiquant si sa demande de transfert avait été acceptée, examinée ou refusée.
Distribution et archives
Si vous écrivez dans le dossier d'un employé, une copie de la note de service doit être insérée dans le dossier de correspondance général des RH dans le cadre de la liste de distribution. En outre, l'employé en reçoit une copie, de même que les autres parties susceptibles de connaître ses informations, à moins que le mémo ne fasse partie d'une enquête confidentielle sur le lieu de travail. Dans ce cas, seuls les RH et le personnel travaillant sur l’enquête devraient avoir accès au mémo. Lorsque le fichier contenant le mémo est envoyé à vos archives, le service des ressources humaines conserve une copie du mémo situé dans le fichier de correspondance général du département.
