L'étiquette professionnelle relative à la signature de documents et de lettres évolue avec chaque avancement technologique. Cependant, certaines questions appellent toujours les méthodes traditionnelles indiquant que vous avez écrit ou que vous acceptez le document et son contenu. Les meilleures pratiques et l'étiquette appropriée en matière de signature consistent non seulement à savoir quand signer, mais aussi comment signer un document.
Signature comme preuve
Mettre votre document John Hancock sur un document peut être utilisé pour la note de service que vous avez effectivement signée avec votre accord avec un document et tout ce qu’il contient, y compris tout accord contractuel. En plus d'ajouter votre signature à un document, le fait de placer vos initiales dans les zones où vous ou une autre partie apportez des modifications signifie que vous acceptez les modifications, même si elles sont manuscrites en tant que modifications à l'accord formel.
$config[code] not foundSigner pour quelqu'un d'autre
Dans les cas où l'auteur d'un document ne peut pas le signer, les règles commerciales appropriées suggèrent qu'il est permis à la personne qui a préparé le document ou à une autre partie autorisée de signer en son nom. Par exemple, une assistante administrative qui transcrit immédiatement une lettre que son supérieur hiérarchique souhaite distribuer peut signer le nom de son supérieur hiérarchique si ce dernier n’est pas au bureau pour y apposer sa signature. Dans ce cas, si l'assistante s'appelle Mary Smith et que le patron s'appelle Jane Doe, la manière appropriée pour Mary de signer le document est la suivante: "Jane Doe / signed by ms" ou simplement "Jane Doe / by ms". signifie que Mary signe en l'absence de Jane.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLorsque des signatures humides sont requises
La technologie nous offre la possibilité de signer des documents sans écrire un crayon. Lorsque vous signez un document à l'encre, on parle de signature "humide". De nombreux documents officiels, tels que les contrats fédéraux, les attestations personnelles ou les documents signés par un notaire, nécessitent une signature humide. Dans les cas où un notaire appose sa signature et son sceau, cela indique que la personne qui signe le document est bien ce qu'il prétend être - la signature d'un notaire n'atteste pas de la véracité du contenu du document ni du fait que le signataire signe correctement le document.
Signatures électroniques
Les signatures électroniques et numériques permettent d'économiser du temps et de l'argent. Avec ces options, vous n'avez pas besoin de passer des copies papier dans les deux sens, pour transmettre des documents par courrier électronique, ni par le service postal américain ni par un télécopieur du type années 1990. Plusieurs fournisseurs proposent des méthodes pour joindre votre signature électronique ou numérique à un document. Cependant, il est préférable de demander si ce type de signature est acceptable avant de vous lancer dans la tâche d'en produire une, mais seulement pour découvrir que vous devez réellement signer le document avec un stylo encreur.
C'est personnel
Toujours signer la lettre à l'encre si vous écrivez une lettre de félicitations à un collègue ou envoyez une recommandation à l'un de vos employés. Une signature numérique n’est tout simplement pas la même chose lorsque votre objectif est de transmettre votre appréciation à une personne qui fait du bon travail ou qui exprime ses pensées personnelles. De nombreuses personnes accordent plus de valeur à une lettre signée à la main, car elle montre que l'auteur a fait un pas supplémentaire pour étendre ses souhaits personnels.
