Les commis aux présences travaillent dans diverses organisations, telles que les établissements d’enseignement et les entreprises de toutes tailles, où ils surveillent la présence des étudiants et du personnel. Ce poste fait généralement partie de la division des ressources humaines. Les entretiens pour un poste de préposé aux présences comportent des questions relatives à l’organisation, à la gestion du temps, aux interactions interpersonnelles et à la résolution des conflits.
Compétences d'organisation
Les commis d’assistance gardent des registres précis de ceux qui ont assisté à la classe ou au travail ce jour-là et qui ne l’ont pas fait. Ils enregistrent également des informations concernant la cause de l'absence. Si une note du médecin ou une autre authentification est fournie, ils copient et notent dans le dossier de la personne que la documentation a été fournie. Une grande capacité d'organisation est requise pour le travail de commis aux présences. Les questions d'entrevue appropriées pourraient inclure: "Comment restez-vous organisé pendant votre travail quotidien?" ou "Comment vous assurer que les registres de présence restent à jour?"
$config[code] not foundCompétences interpersonnelles
Les assistants interagissent avec le personnel d'une organisation ou les étudiants d'un établissement. Ils interagissent également avec leur responsable, les autres membres de la direction et les membres du personnel. Avoir de solides compétences interpersonnelles aide à développer de solides relations de travail avec des collègues à tous les niveaux de l'organisation. Les questions potentielles offrant aux responsables des ressources humaines un aperçu des compétences interpersonnelles sont les suivantes: "Comment développez-vous des relations de travail solides avec vos pairs?" et "Comment utilisez-vous vos compétences interpersonnelles pour développer des relations de travail efficaces?"
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingGestion du temps
La gestion du temps est une compétence indispensable pour un commis aux présences. Pendant la journée, vous devez consacrer du temps à assister aux réunions, mettre à jour les fichiers, vérifier les courriels, répondre aux questions des responsables et effectuer les lectures de perfectionnement professionnel requises. Un bref temps par jour est également alloué pour répondre aux appels téléphoniques liés aux activités de la société et assister aux réunions du personnel et aux mises à jour pertinentes. Avoir la capacité de gérer des priorités concurrentes est une autre compétence essentielle du commis aux présences. Des questions telles que "Comment gérez-vous votre temps pour gérer des priorités concurrentes?" fournir aux panels d’entrevues l’occasion de jauger les capacités de gestion du temps.
Résolution de conflit
La gestion des conflits et la résolution des problèmes font également partie des tâches quotidiennes du commis aux présences. Le personnel, les étudiants ou d’autres clients du commis aux présences peuvent avoir des problèmes avec les jours où ils ont été rapportés absents ou avec la façon dont l’absence a été signalée. Demander aux personnes interrogées: "Comment abordez-vous les conflits au travail?" et "Comment traitez-vous avec un employé qui est en colère parce qu'il a manqué de temps?" donner un aperçu de la réaction de l'employé dans des situations difficiles.
