Dans toute organisation, les dirigeants doivent parfois faire des annonces à l'échelle de l'entreprise pour un certain nombre de raisons. Celles-ci peuvent aller de bonnes nouvelles sur les réalisations des employés et de la société à des mises à jour moins bien accueillies concernant les changements de politique, les réductions et même les licenciements. Chaque fois que des nouvelles doivent être partagées, les annonces organisationnelles doivent prendre la bonne tonalité et partager toutes les informations nécessaires en quelques paragraphes concis.
$config[code] not foundMise en forme de l'annonce
La plupart des annonces organisationnelles sont faites au format mémo. Le haut de la page doit inclure un en-tête comprenant une ligne «À» (c’est-à-dire tous les employés, un service spécifique, etc.); une ligne "De"; la date; et une ligne d'objet. Ces lignes doivent être alignées avec la marge de gauche.
L'annonce devrait ensuite suivre le format de déclaration, discussion et résumé. Commencez par une déclaration du sujet de l'annonce ou des raisons pour lesquelles vous écrivez. Suivez avec plus d'explications et de détails, et terminez avec un résumé qui réitère l'annonce et les prochaines étapes. Le ton doit être professionnel et direct pour que les employés comprennent bien les nouvelles partagées.
Soyez clair, concis et spécifique
L'aspect le plus important d'une annonce organisationnelle est qu'elle a un objectif direct. En d'autres termes, le public devrait savoir exactement en quoi consiste l'annonce et pourquoi elle est importante. Soyez précis dans la ligne d'objet de l'annonce; Par exemple, «Bienvenue chez John Smith» plutôt que «Bienvenue aux nouveaux employés» ou «Horaire des jours fériés du Memorial Day» plutôt que «Observance des jours fériés».
Dans le corps de l'annonce, commencez par une brève explication de la raison pour laquelle vous faites l'annonce, puis partagez les détails. Par exemple, si vous envoyez une annonce sur la réduction des coûts, vous pouvez commencer par un court paragraphe indiquant les raisons du resserrement de la ceinture et comment vous en êtes arrivé à ces conclusions. Les paragraphes suivants détailleront les mesures de réduction des coûts qui affecteront les employés, par exemple la réduction des déplacements non essentiels ou le déjeuner gratuit le vendredi. À la fin de la page, assurez-vous d’indiquer aux employés où ils peuvent poser des questions ou d’avoir plus d’informations sur l’annonce.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingJuste les faits
Les annonces organisationnelles ne sont que cela: des annonces. Par conséquent, ils doivent rester objectifs, sans spéculation ni opinion. Tenez-vous en aux faits et aux informations pertinentes pour ce qui est dit. Une bonne façon de procéder consiste à faire une annonce selon un triangle inversé ou une approche de style journalistique. Ouvrez avec les informations les plus importantes dans le premier paragraphe, qui traitent de qui, quoi, où, quand et pourquoi de l'annonce. Par exemple, si vous accueillez un nouvel employé, donnez-lui le nom de son employé, son département dans lequel il travaillera, et invitez les employés à l’accueillir. Si vous organisez un déjeuner de bienvenue ou un autre événement, incluez des informations sur cet événement dans le premier paragraphe. Dans les sections suivantes, offrez plus d’informations sur le nouvel employé, notamment sur sa formation et son expérience. Terminez avec une réitération de l’accueil, et dirigez les employés vers où ils peuvent trouver plus d’informations s’ils ont des questions supplémentaires ou doivent répondre à une invitation.
