Le mois dernier, nous avons évoqué l’importance de prendre des mesures proactives pour évaluer le niveau de préparation de votre entreprise aux catastrophes. L'élaboration de votre plan de préparation aux catastrophes est une première étape cruciale, car prendre des mesures proactives avant une catastrophe contribuera à réduire les conséquences financières d'une catastrophe en aidant votre entreprise à rouvrir plus tôt.
Mais que faites-vous une fois qu'un désastre survient? Comment communiquez-vous en interne et en externe pendant et après une catastrophe?
$config[code] not foundLa communication est la clé
Les propriétaires d'entreprise confrontés à une crise oublient souvent cet élément essentiel de la continuité des activités. La façon dont votre entreprise communique pendant et après un sinistre aura une incidence directe sur la manière dont votre entreprise récupérera.
Voici quelques conseils de base à garder à l’esprit lorsque votre entreprise élabore un plan de communication de crise:
- Développer et maintenir une liste de contacts d'urgence. Cela devrait inclure les numéros de téléphone à domicile, les numéros de téléphone alternatifs, les adresses électroniques personnelles et les coordonnées de la famille. Lorsque vous créez votre liste, prenez en compte vos différents publics, y compris les clients, les employés, les fournisseurs et votre communauté locale.
- Établissez un système d’attribution d’arborescence téléphonique afin que chacun sache avec qui il doit entrer en contact au lendemain d’une catastrophe. Dans un monde qui repose énormément sur les communications numériques et l’électronique, une arborescence téléphonique traditionnelle et un système d’affectation clairement définis sur des copies papier facilement accessibles peuvent être extrêmement utiles en cas de crise.
- Établissez un plan d'évacuation formel et entraînez-le régulièrement avec vos employés.
- Évaluez les systèmes d'alerte par e-mail ou par texte pouvant envoyer des notifications aux employés et aux clients. Si vous en trouvez un qui fonctionne bien pour votre entreprise, assurez-vous de tester le système régulièrement pour vous assurer qu'il fonctionne correctement.
Communiquer clairement
Les conseils ci-dessus sur la préparation aux catastrophes sont excellents pour la communication, mais les messages que votre entreprise communique sont tout aussi importants. Des informations trompeuses, même provenant de sources extérieures, peuvent conduire à des spéculations sur une entreprise. Il est absolument essentiel de mettre l’accent sur une communication précise et efficace à la fois avec le public et avec votre public interne, pendant et après une catastrophe.
Voici deux meilleures pratiques à considérer:
- Dans la mesure du possible, surveillez ce qui est dit et écrit sur votre entreprise pendant et après un sinistre. Cela vous permet non seulement de surveiller mais également de prendre part à la conversation et de vous donner un aperçu des forces et des faiblesses de votre stratégie commerciale dans son ensemble.
- Élaborer un plan pour travailler avec les médias locaux, le cas échéant. Avec une planification appropriée, les médias peuvent servir votre entreprise dans un rôle d'assistance, car elle permet de reconstruire après un sinistre. Pour réussir, votre entreprise aura besoin d'un porte-parole désigné qui possède une formation de base aux médias. Tous les employés doivent recevoir du matériel de formation indiquant les membres du personnel ayant une formation dans les médias et soulignant les points clés de la messagerie pour que tout le monde, formé ou non aux médias, sache comment communiquer avec une voix et un message cohérents pendant une catastrophe.
Une planification proactive et une communication de crise organisée peuvent vous aider grandement à reprendre vos activités habituelles après une catastrophe. Et bien sûr, c’est toujours une bonne idée de procéder à un compte rendu officiel à la suite d’un incident pour évaluer les leçons apprises et les utiliser pour améliorer votre plan de communication en cas de crise.
Tornado Aftermath Photo via Shutterstock
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