La journée de travail traditionnelle ne dure que huit heures et pour que votre entreprise reste aussi rentable que possible, vous devez en tirer le meilleur parti. La productivité est généralement définie comme la quantité de travail ou le nombre de tâches que vous et vos employés pouvez effectuer dans un laps de temps donné.
Les entreprises tentent de l'optimiser en recrutant plus de travailleurs talentueux, en achetant de meilleurs outils et équipements et en améliorant les processus internes. Mais combien de ces heures quotidiennes sont-elles perdues et qu'est-ce qui pousse vos employés à les perdre?
$config[code] not foundTop Time Wasters au travail
Bien que les organisations et les individus varient, ce sont les gaspilleurs de temps les plus courants auxquels vous devrez faire attention:
1. Email
Combien de courriels semblent bourdonner encore et encore, sans aucune information significative en leur contenu? Vous passez d'innombrables minutes par jour à parcourir des informations inutiles, comme tous vos collègues, et vos expéditeurs d'origine passent encore plus de temps à rédiger ces courriels. La majorité des employés ne font pas attention à la manière dont ils organisent, rédigent et envoient leurs courriels et, en fin de compte, cela représente des heures de temps perdu par jour.
Corriger ce problème commence par le comprendre. Utilisez un outil d'analyse de messagerie tel que Gmail Metrics pour analyser l'utilisation de la messagerie par votre entreprise et proposez un plan d'action pour l'améliorer.
2. Médias sociaux
Il n’est donc pas surprenant que vos employés utilisent probablement les médias sociaux au travail, qu’ils lisent les nouvelles ou envoient des messages à leurs amis et aux membres de leur famille. Selon une étude récente, les deux tiers des employés américains se connectent aux médias sociaux au moins une fois par jour au travail, et 20% des personnes interrogées consacrent une heure ou plus de leur journée de travail à des médias sociaux.
Étant donné que des biais d'auto-déclaration peuvent être en jeu ici, les chiffres peuvent être encore plus élevés que cela. Pire encore, il n’ya pas de moyen facile d’empêcher cela. Vous pouvez bloquer les sites Web de médias sociaux sur votre entreprise, mais il sera difficile d'empêcher les employés d'utiliser leurs appareils personnels pour accéder aux médias sociaux.
3. réunions
Les réunions peuvent ne pas sembler initialement comme des pertes de temps. Ils peuvent sembler des éléments essentiels du succès d’une entreprise. Mais ils sont dangereux pour de nombreuses raisons, notamment le fait qu’ils regroupent plusieurs personnes en même temps et qu’ils nécessitent généralement du temps de préparation avant la réunion. À titre d’exemple, prenons une étude de cas réalisée par Bain, d’une grande entreprise (non nommée), selon laquelle une seule réunion hebdomadaire coûtait 300 000 heures de travail par an à la société.
Les chiffres s’additionnent rapidement, en particulier lorsque vos discussions de réunion peuvent être remplacées par un courrier électronique ou lorsque vous incluez des personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes. Le fait de maîtriser vos réunions en réduisant votre nombre total et votre temps de réunion peut vous aider à éviter ce gaspillage. Les réunions, pour de nombreuses organisations, sont un mal nécessaire. Au lieu de les éliminer, vous pouvez travailler pour les rendre aussi productives que possible. Assurez-vous que vous avez un ordre du jour clair avant chaque réunion.
4. Parler et envoyer des SMS
La communication non liée au travail est une autre cause majeure de perte de temps au travail. Les employés bavardent avec leurs collègues, discutent avec eux et passent du temps à parler et à envoyer des SMS au téléphone, vraisemblablement avec leurs amis et leurs proches. Selon un sondage mené par Harris, «parler et envoyer des SMS» au téléphone était la principale cause de perte de temps autodéclarée, 50% des personnes interrogées affirmant que c'était une perte de temps. La deuxième cause en importance était le commérage, avec 42% des répondants l'admettant régulièrement.
Encore une fois, considérez le biais d'auto-déclaration ici, ce qui signifie que les nombres réels peuvent être encore plus élevés. C’est un autre mode de perte de temps difficile à corriger. Vous ne voulez pas empêcher la communication des employés, car vous pourriez nuire à la dynamique du travail d’équipe et au moral de votre organisation. Vous ne pouvez pas non plus facilement confisquer les téléphones de vos employés lorsqu'ils entrent au travail.
Pourquoi perdre du temps n’est pas toujours une mauvaise chose
Après avoir lu cet article, vous pourriez considérer que la perte de temps est l’une des principales préoccupations de votre entreprise. Vous pourriez être tenté de contrôler vos employés, de surveiller leur utilisation des médias sociaux et des appareils personnels et de veiller à ce qu'ils restent aussi productifs que possible. Cependant, ne vous aventurez pas dans la microgestion. Des études montrent que la micro-gestion de vos employés a un effet négatif sur la productivité et nuit également au moral.
En outre, certaines pertes de temps peuvent en réalité être productives à long terme. Par exemple, une pause de cinq minutes sur les médias sociaux pourrait aider les employés à réduire le stress et à se sentir plus proches de leur famille et de leurs amis. La bonne approche consiste donc à prendre conscience de ces pertes de temps potentielles et à les protéger - mais pas trop strictement.
La productivité peut être un peu un jeu de chiffres, mais tout ce qui concerne l'efficacité des employés ne peut pas être réduit aux chiffres.
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