Le classement traditionnel sur papier a été en grande partie remplacé ou facilité par le stockage de fichiers dans des bases de données informatiques. Le classement traditionnel présente des avantages et des inconvénients. Les fichiers papier sont à portée de main et facilement accessibles, mais ils occupent également beaucoup de place et sont remplis de papier. Déterminer si un système de classement traditionnel vous convient dépend de votre entreprise. Les cabinets juridiques et les entreprises qui détiennent des dossiers médicaux pourraient constater que leurs dossiers changent ou s’agrandissent si rapidement que le classement sur papier traditionnel est le seul moyen de suivre les évolutions quotidiennes.
$config[code] not foundFacile d'accès
L'organisation de fichier traditionnelle est facile d'accès. Les fichiers sont physiquement dans un emplacement central. Si vous ne pouvez pas trouver quelque chose, vous pouvez passer aussi longtemps que vous avez besoin de parcourir chaque fichier jusqu'à ce que vous trouviez exactement ce que vous cherchez. La possibilité de voir, de toucher et de lire vos fichiers chaque fois que vous en avez besoin peut vous aider à réfléchir à la manière d'innover des aspects de votre entreprise.
Facile à comprendre
Les systèmes de classement traditionnels sont généralement faciles à comprendre. Les fichiers peuvent être classés de différentes manières: alphabétique, par sujet ou par groupe de compétences, numériquement, par date, par lieu ou par ordre d'importance. Même si vous ne comprenez pas initialement le système de classement utilisé, vous pouvez le comprendre en consultant les fichiers et en prêtant attention à leurs facteurs déterminants.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingDépassé
D'autre part, les fichiers papier traditionnels ont été remplacés dans de nombreuses organisations avec le classement par ordinateur. De plus en plus de sociétés numérisent et téléchargent leurs fichiers sur des ordinateurs de bureau. Grâce à cette méthode, les utilisateurs peuvent rechercher des fichiers et les télécharger instantanément avec le logiciel de base de données, ce qui leur permet de gagner du temps et d’augmenter leur productivité.
Difficile à protéger
Les fichiers traditionnellement organisés sont difficiles à protéger. Les incendies ou autres catastrophes naturelles peuvent détruire des fichiers, ce qui peut entraîner une perte d'activité. La sauvegarde de fichiers traditionnels prend beaucoup de temps et nécessite des heures de copie, d’étiquetage et de re-classement.
Manque d'espace et d'efficacité
L'organisation de fichier traditionnelle peut devenir incontrôlable. Le nombre de fichiers à organiser augmente avec votre entreprise. il peut être difficile dans la base de données de trouver un espace pour tous ces documents. Le classement efficace des articles peut également devenir un défi.
