Les coordinateurs de conférence, ou les organisateurs de réunions, participent généralement à tous les aspects d'une conférence, de la signature du contrat initial au nettoyage du dernier jour de l'événement. Entre les deux, vous pouvez vous attendre à rencontrer un large éventail de tâches. Depuis 2014, de nombreuses opportunités sur le terrain devraient durer au moins jusqu'en 2024, alors que le Bureau of Labor Statistics prédit une augmentation de l'emploi des coordonnateurs de conférence d'environ 10%.
$config[code] not foundPré-planification
En tant que coordinateur, il vous incombe de vous assurer que tous les détails nécessaires à vos clients sont consignés dans un contrat écrit avant de commencer à vous préparer pour la conférence. Vous rencontrerez le responsable de l'organisation pour la conférence afin de connaître les détails tels que le nombre de participants attendus, les repas et collations nécessaires, le public cible, l'objectif de la conférence et le type de budget. contraintes du client. En outre, vous devrez négocier avec les fournisseurs, les installations et d’autres fournisseurs de services et noter le coût total de l’événement. Vous aurez généralement un budget dans lequel vous devez travailler.
Organiser l'événement
Une fois que vous avez défini tous les détails de l'endroit où l'événement aura lieu et des noms des personnes qui fourniront les services, vous serez responsable de l'organisation de ces détails pour une opération fluide. En fonction de la popularité de l’atelier et du nombre de personnes invitées à acheter des billets de banquet, vous devrez déterminer les salles utilisées par les différents orateurs. Avec votre client, vous serez responsable du choix du menu, de la disposition des tables et des divertissements, ainsi que de la configuration des microphones et des besoins audiovisuels des locuteurs. Si les participants séjournent dans des hôtels autres que celui où vous organisez la conférence, vous devrez peut-être organiser leur transport. Au moment de l'événement, vous devriez avoir créé un programme détaillé et une liste de contacts pour chaque service.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingSurveiller l'événement
Pendant la conférence, vous devrez être sur appel pour répondre aux demandes de dernière minute et vous assurer que les fournisseurs sont là où ils sont censés être. Tôt le premier jour, vous visiterez les lieux pour vous assurer que les stands d’exposition sont correctement installés, que l’hôtel est prêt à recevoir les invités et que la signalisation est adéquate. Vous pouvez porter un talkie-walkie ou être prêt sur votre téléphone portable pour réagir instantanément aux demandes des clients. En plus de suivre l’avancement de la conférence, votre responsabilité sera principalement de résoudre et de résoudre les problèmes dès qu’ils se posent.
Suivre
Un coordinateur de conférence efficace assure un suivi avec les clients pour savoir si l'événement a été considéré comme réussi. Vous devrez également percevoir le paiement immédiatement après l'événement et payer vos fournisseurs. Créez un sondage à remplir par les participants avant de quitter l'événement et partagez les résultats avec votre client. Rencontrez les organisateurs principaux de la société qui a organisé la conférence pour obtenir des commentaires. Étant donné que de nombreux coordinateurs de conférence sont également impliqués dans la vente de leurs services, il vous incombera peut-être de demander la tâche de coordonner la prochaine réunion ou conférence lors de ce suivi.
