La clé pour rédiger un rapport efficace est de s'en tenir aux faits. Concentrez-vous sur les détails les plus importants. Les meilleurs rapports donnent une explication claire et concise du sujet. Beaucoup de gens croient qu'un rapport doit être long et inondé de détails, mais en vérité, un rapport efficace vous permettra de résoudre le problème de manière concise. Avant de commencer à rédiger le rapport, créez d’abord une liste à puces de tous les sujets que vous devez aborder. Vous pouvez ensuite organiser le rapport en fonction de ces informations.
$config[code] not foundDécrivez votre rapport avant de l'écrire. Créez des sections générales, puis divisez ces sections en sous-sections plus petites avec des titres descriptifs et faciles à suivre. Créez le plan dans une table des matières et incluez-la au début du rapport afin que le lecteur puisse facilement référencer les informations du rapport.
Déterminez votre public. Qui lira ce rapport? Cela vous aidera à décider du ton du rapport. Décidez si c'est informel ou formel. Indépendamment du ton que vous utilisez, écrivez avec un langage clair et simple. Évitez les "discours d'entreprise", le jargon et les gros mots.
Commencez le rapport avec un résumé. Résumez les points clés. Utilisez des puces pour plus de simplicité et pour attirer l’attention sur les objectifs principaux du rapport. Revenez à ce résumé une fois le rapport terminé pour confirmer que vous avez bien saisi tous les détails les plus importants.
Fournissez des détails spécifiques sur chaque sous-section que vous avez décrite dans la première étape. Divisez-les en petits paragraphes. Chaque paragraphe ne doit pas dépasser quatre ou cinq phrases. Évitez les descriptions détaillées: énoncez votre point, des statistiques pertinentes ou des actions suggérées, puis passez à la section suivante.
Utilisez des visuels avec modération pour illustrer vos arguments. Les graphiques, les tableaux et les photos qui appuient vos conclusions aideront le lecteur à comprendre les concepts.
Lisez le rapport deux fois après avoir terminé la première ébauche. Éliminez les mots inutiles et le langage redondant. Corrigez les fautes de grammaire et d'orthographe.
Disposez le texte du rapport dans un modèle attrayant avec une simple couverture. Microsoft Office propose des modèles de rapport gratuits disponibles sur le site de Microsoft (voir Ressources). Encerclez le rapport dans une reliure spirale afin que les lecteurs puissent facilement feuilleter les pages.
Pointe
Réduisez le nombre de pages si vous souhaitez que le rapport soit efficace.
Ne laissez pas votre lecteur se perdre ou être intimidé par la longueur du rapport. Vous voulez que les gens lisent le rapport dans son intégralité plutôt que de simplement l'écrémer.
Permettez à un autre lecteur de consulter le rapport pour s’assurer qu’il transmet efficacement vos arguments.
