Souvent appelée assistante administrative, une secrétaire peut apporter un soutien à tous les membres du bureau, à un petit groupe de cadres ou à un seul cadre. Un secrétaire junior relève généralement d'un secrétaire principal ou en reçoit les instructions. L’objectif général d’une secrétaire est de veiller au bon déroulement des procédures de bureau.
Responsabilités
En règle générale, les secrétaires adjoints assistent les secrétaires principaux dans l'exercice de leurs fonctions, en effectuant les tâches qui leur sont déléguées par le secrétaire principal. Les responsabilités consistent notamment à fournir une assistance administrative et administrative aux professionnels, à créer des mémorandums, à accueillir les visiteurs, à répondre au téléphone, à respecter les horaires, à organiser le voyage et l'organisation d'événements d'entreprise.
$config[code] not foundLes responsabilités d'un secrétaire varient d'une entreprise à l'autre et dépendent généralement de la nature des activités de l'entreprise. Dans certains cas, les secrétaires sont employées à temps partiel.
Qualifications
Les candidats aux postes de secrétaire subalterne doivent avoir de solides compétences en communication écrite et orale, ainsi qu'une solide expérience en dactylographie. La connaissance des programmes Microsoft Office, notamment Microsoft Word, Excel et PowerPoint, est importante, de même que la familiarité avec divers systèmes téléphoniques. Les candidats doivent également bien travailler sous pression, effectuer plusieurs tâches de manière efficace et être à l'aise pour passer des appels téléphoniques.
Selon la nature des activités de la société, un candidat secrétaire junior peut avoir besoin de connaissances dans un domaine spécifique ou dans un programme informatique. Plusieurs fois, le bon candidat sera formé dans ces domaines.
Dans des cas spécifiques, un diplôme universitaire est requis. Dans la plupart des cas, les exigences incluent un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent, ainsi qu'une expérience antérieure ou une expérience similaire.
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Bien qu’elles aient les qualifications requises, les secrétaires auront besoin de formation pour apprendre les règles et procédures de l’entreprise. Souvent, cette formation est assurée par un secrétaire principal qui délègue des tâches. Les secrétaires subalternes nouvellement embauchés peuvent recevoir du matériel de formation, tel que des manuels ou des guides. La formation varie selon les entreprises et les industries.
Place à la croissance
Souvent, en l'absence ou au départ d'un secrétaire principal, un secrétaire adjoint sera promu. Un nouveau candidat occupera le poste de secrétaire junior.
Travailler en tant que secrétaire permet à un individu de démontrer ses capacités et de se familiariser avec les différentes facettes d’une entreprise et d’établir des relations avec des professionnels de divers départements. Dans de nombreux cas, un secrétaire peut être promu à un autre poste au sein de la société, ce qui offre plus de possibilités et une rémunération plus élevée.
Information sur le salaire
La rémunération est basée sur des années d'expérience, des années avec l'entreprise et des qualifications. Selon Salary.com, le revenu annuel moyen d'une secrétaire s'élevait à 32 030 dollars à compter de novembre 2009, mais la rémunération varie selon les entreprises et les secteurs.
