Les petites entreprises doivent être conscientes du taux fixe et variable (FAVR), car il est conçu pour rembourser les employés qui conduisent leur véhicule pour le compte de leur entreprise. La plupart des entreprises utilisent la norme de kilométrage IRS plus familière, mais FAVR présente une autre option plus précise.
Small Business Trends a contacté Craig Powell, PDG de Motus, afin de mieux comprendre en quoi ce taux pouvait profiter aux petites entreprises. Il a commencé par nous donner un aperçu de haut niveau de ce qu'est et de ce qu'il fait.
$config[code] not foundQu'est-ce que FAVR et pourquoi est-ce important?
«Le taux fixe et variable (FAVR) est un Procédure de revenu IRS (2010-51) conçu pour rembourser les employés en franchise d’impôts, tant pour les frais fixes (assurance, permis de conduire et frais d’immatriculation) que pour les coûts variables (carburant, entretien) liés à la conduite professionnelle », écrit Powell.
«Il y a un manque général de sensibilisation autour de FAVR puisque la plupart des entreprises remboursent leurs travailleurs en utilisant la norme de kilométrage professionnelle IRS plus communément connue, qui est utilisée pour calculer la déduction pour la conduite d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.»
Comment FAVR diffère-t-il des normes de kilométrage IRS?
Powell a ensuite expliqué comment FAVR reconnaissait que conduire une voiture personnelle pour son entreprise entraînait des coûts différents de ceux d'une voiture de société.
Il décrit comment ce taux décompose tous les calculs de remboursement en catégories fixes et variables. Il est plus spécifique et prend en compte les fluctuations des cycles économiques.
Pourquoi FAVR est-il plus précis?
«FAVR est la solution de remboursement la plus précise car elle fournit un remboursement personnalisé à chaque employé mobile en fonction de ses coûts locaux et de son kilométrage professionnel, qui peut varier d'un mois à l'autre.»
Quels sont quelques autres avantages
Un autre avantage de l’utilisation de FAVR est le fait que la norme de kilométrage professionnelle de l’IRS peut faire des erreurs lors du remboursement des employés, car les coûts peuvent en fait fluctuer un jour donné. La norme de kilométrage en vigueur dans l'entreprise réduit le risque de remboursement excessif ou insuffisant des employés.
L’un des problèmes de la norme IRS est qu’elle n’utilise pas les données en temps réel, mais la moyenne des chiffres antérieurs. Powell explique:
Quels sont les problèmes avec les normes de kilométrage IRS
«La norme IRS est une moyenne ponctuelle des coûts qui est déterminée à l'aide de données d'années précédentes et non d'un taux de remboursement réel. Les employés pourraient dépenser plus en déplacements que ce qui leur est remboursé - ou à l'envers, ils pourraient être sur-remboursés si les prix de l'essence avaient baissé. "
L’un des gros problèmes réside dans le fait qu’aucun ajustement n’est effectué pour le remboursement, car les données utilisées datent de l’année précédente.
Quelles sont les conséquences d'un remboursement insuffisant?
«FAVR, en revanche, permet aux entreprises de prendre en charge l’ensemble des coûts liés à la conduite pour se rendre au travail, de sorte que les employeurs puissent personnaliser les remboursements en fonction de chaque employé», écrit Powell.
Sur un autre plan, le fait de rembourser les travailleurs de manière inexacte a d'autres conséquences. Selon M. Powell, les petites entreprises peuvent perdre des milliers de dollars chaque année et il existe même un risque de recours collectifs.
Quels types de petites entreprises bénéficieront
«Les États ont souvent des lois strictes sur la protection des employés qui énoncent des exigences spécifiques en matière de remboursement ou de déduction des dépenses (telles que: New Hampshire, Montana et Code du travail de la Californie, article 2802)," il écrit.
Ces lois ont formé la base de nombreux recours collectifs et de règlements de plusieurs millions de dollars conclus par des travailleurs pour des pratiques de remboursement inéquitables (voir RadioShack, Starbucks, et Uber à titre d'exemple). "
Tout cela semble bien, mais quel type de petite entreprise tirera le meilleur parti de l’utilisation de ces taux flexibles?
Quelles sont les exigences spécifiques
FAVR a certaines exigences spécifiques auxquelles les petites entreprises voudront prêter attention. C’est-à-dire qu’il s’agit d’une entreprise dont le personnel mobile parcourt chaque année plus de 5 000 km.
Cela pourrait inclure une gamme de cadres commerciaux qui doivent conduire chez leurs clients pour des sociétés pharmaceutiques. Les consultants en petites entreprises, les entreprises de soins de santé à domicile et même les infirmières qui visitent des patients en sont d'autres exemples.
Comment FAVR peut-il aider à répondre à la demande croissante?
En termes simples, c’est un excellent moyen d’être plus précis sur ces coûts et Powell ajoute quelques autres industries à la combinaison.
«FAVR est et devrait être un outil efficace pour les restaurants et les franchisés de produits alimentaires qui font face à une demande croissante de service de livraison plus rapide.»
Comment accélérer le processus
Enfin, Powell souligne que, bien que l’IRS définisse le cadre de collecte des données dans le cadre de la FAVR, quelques astuces simples permettent d’accélérer le processus et de le rendre plus convivial.
«Les entreprises peuvent désormais utiliser des appareils intelligents compatibles GPS, des logiciels de pointe et des solutions complètes de gestion de véhicules pour suivre, collecter et stocker toutes les informations relatives aux voyages d'affaires de leurs employés, qui peuvent ensuite être transmises à l'IRS sans créer de paperasserie. ”
Il est beaucoup plus efficace pour les petites entreprises d’utiliser des applications mobiles pour suivre le kilométrage et faire la distinction entre les miles professionnels, les trajets domicile-travail et les déplacements personnels plutôt que d’essayer de conserver des journaux papier.
Photo via Shutterstock
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