De nombreux propriétaires de petites entreprises reconnaissent les avantages de la constitution ou de la création d'une société à responsabilité limitée (LLC) pour leur entreprise. Parmi les avantages, limiter la responsabilité personnelle est la clé. Autrement dit, si votre société est poursuivie en justice, la société (et non vous-même personnellement) est responsable de ses dettes et de son passif.
Bien que la constitution d’une société ou la création d’une LLC soit une étape cruciale, votre travail n’est pas terminé après la soumission de ces formulaires initiaux. Vous devez vous assurer que votre société ou votre LLC reste en règle, car si votre entreprise est poursuivie en justice, le demandeur peut tenter de démontrer que vous n'avez pas respecté les lois de conformité de votre État sur une base annuelle pour conserver votre société / LLC en conformité. Et s’ils réussissent, le bouclier de votre entreprise est percé et le demandeur peut demander le recouvrement de vos avoirs personnels.
$config[code] not foundMaintenir une société ou une LLC est un processus continu. Voici ce que vous devez savoir pour vous assurer que votre société ou votre LLC reste en conformité pour les années à venir…
1. Déposez vos rapports initiaux / annuels (également appelés «déclaration d’information»): La plupart des États exigent une sorte de dépôt de rapport annuel (certains tous les ans; certains tous les deux ans). Les dates d’échéance spécifiques varient également d’un État à l’autre - dans certains cas, il s’agit de la date anniversaire de la date de constitution de votre entreprise; dans d’autres cas, c’est à l’échéance de vos relevés annuels; et dans certains cas, c’est à la fin de l’année civile. Assurez-vous de connaître votre date limite de dépôt (consultez le bureau du secrétaire d’État de votre État). Le non respect de ce délai peut entraîner des pénalités et des frais de retard. Dans le pire des cas, votre entreprise peut être suspendue ou dissoute.
2. Tenez-vous au courant de vos procès-verbaux et résolutions: Si votre entreprise exerce ses activités en tant que société S ou société C, vous devez enregistrer les procès-verbaux des réunions lors de chaque réunion. Vous devrez noter chaque action ou décision de la société dans ce procès-verbal. Le contenu du procès-verbal comprend généralement: l'heure et le lieu de la réunion, la présence et la présidence de la réunion, les actions éventuelles (achats, élections, etc.), ainsi que la signature de l'enregistreur et la date. Tenir ces procès-verbaux, même si vous êtes l'unique propriétaire de votre société, peut vous aider à vous présenter devant les tribunaux et à protéger votre bouclier de responsabilité limitée au besoin.
3. Enregistrez tous les changements pour votre société / LLC en déposant des «Statuts de modification»: Avez-vous changé d'adresse? Supprimer le «.com» du nom officiel de votre société (ou de tout autre changement de nom)? Autoriser plus d'actions? Un membre du conseil ou un administrateur a-t-il quitté l'entreprise? Chaque fois que vous apportez une modification à votre société ou à votre LLC, vous pouvez en principe compter sur le dépôt d'une notification officielle (appelée «modification») auprès de votre état. Dans de nombreux États, ces articles sont appelés articles d'amendement.
Et en parlant de changements, si vous devez convertir une société en LLC ou inversement, vous devrez former une conversion. Bien sûr, le moment choisi pour une telle action peut avoir des conséquences importantes sur vos impôts et vous devriez consulter votre comptable / comptable. En outre, tous les États ne permettent pas les conversions. Dans les États où une conversion n'est pas reconnue, vous devez dissoudre l'entité actuelle, puis former votre société en tant que nouvelle entité.
4. Assurez-vous de votre légalité lorsque vous menez des affaires en dehors de l'état: Si vous exercez des activités commerciales dans un État autre que celui où vous avez créé votre société ou votre LLC, vous devez obtenir une autorisation ou une autorisation. Dans la plupart des cas, cela implique de vous qualifier en tant que société étrangère ou LLC dans l’état dans lequel vous exercerez vos activités. Le nom du formulaire varie (par exemple, il est appelé «déclaration et désignation par une société étrangère» en Californie) et il est généralement déposé auprès du secrétaire d’État de l’État. Des licences et permis spécifiques peuvent également être nécessaires pour certains types d’entreprises.
5. Ne mêlez pas vos finances personnelles et celles de votre entreprise: Les propriétaires de petites entreprises investissent souvent une si grande partie de leur temps personnel, de leur travail et de leur argent dans leur entreprise que leurs finances personnelles et professionnelles deviennent indiscernables. Toutefois, vous devez gérer des comptes de chèques et de cartes de crédit distincts pour une utilisation professionnelle et personnelle. Cette étape simple vous permettra également d’arriver au moment de l’impôt, puisque tous vos revenus et dépenses liés à la propriété seront regroupés au même endroit.
Bien sûr, la création de comptes n’est que la première étape; vous devez les utiliser correctement. Lorsque votre panier contient une combinaison d’achats personnels et professionnels, il est tentant d’utiliser uniquement votre propre chèque ou votre carte de crédit. Cependant, restez discipliné. Ce peu de temps supplémentaire vous facilitera grandement la vie au moment de l’impôt, et contribuera à faire en sorte que votre LLC ou société reste conforme pour protéger vos actifs.
6. Fichier DBA pour toutes les variantes de nom: Pour une société ou une LLC, les DBA doivent être classés sous la société ou la LLC chaque fois que vous exercez votre activité sous un nom différent de celui de votre société ou de votre LLC - c'est-à-dire si CorpNet, Inc. fait affaire sous le nom de CorpNet.com ou CorpNet, les administrateurs de la base de données doivent être déposées par CorpNet, Inc. faisant affaires sous le nom «CorpNet.com ou CorpNet». Selon l'endroit où vous habitez, les administrateurs de base de données sont classés au niveau de l'état et / ou du comté.
7. N'oubliez pas de fermer une entreprise inactive en dissolvant votre société / LLC: Peut-être avez-vous déplacé votre attention depuis une LLC ou une société que vous avez formée il y a des années. Vous n’avez pas promu votre entreprise, elle n’a ni revenus ni clients. Vous devez toujours déposer une résiliation formelle (appelée «clauses de dissolution» ou «certificat de résiliation») pour cette LLC ou cette société. Dans le cas contraire, des frais associés à l’entreprise pourront toujours vous être facturés. Vous devrez toujours déposer un rapport annuel (le cas échéant). Vous devrez toujours soumettre des déclarations de revenus à l'IRS et à l'État.
En tant que propriétaire de petite entreprise, votre emploi du temps est invariablement occupé. Mais assurez-vous de réserver du temps pour s’acquitter de vos obligations administratives et juridiques. Connaissez vos délais et obtenez vos documents à temps. C’est une tâche relativement facile qui vous aidera à vous assurer que votre LLC ou votre entreprise reste en conformité et continue de protéger vos biens personnels.
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