L'un des plus grands défis auxquels une organisation peut être confrontée consiste à amener les employés à remplir des feuilles de présence et à suivre leur temps.
À l'ère de la méfiance des «Big Brother» et de l'attention accrue portée à la protection de la vie privée, certains employés peuvent hésiter à l'idée de rendre compte de leur temps, alors que d'autres peuvent avoir du mal à soumettre leurs feuilles de temps entièrement.
Quelle que soit la raison de l’implémentation de ce processus, qu’il s’agisse de la conformité du gouvernement ou de la compréhension de vos coûts, le résultat final est le même: vos employés doivent participer et suivre leur emploi du temps.
$config[code] not foundExaminons les étapes qui peuvent permettre aux employés de remplir des feuilles de temps.
Expliquez comment cela vient avec des récompenses
L'une des principales étapes pour motiver vos employés consiste à leur expliquer pourquoi c'est important. Cela peut être fait via un système de récompenses ou un système d'affirmation positive / négative.
Une entreprise basée au Brésil est allée jusqu'à installer une machine à bière qui n'a été ouverte que lorsque tout le monde a soumis ses feuilles de temps correctement et à temps.
Mais si vous ne suivez pas l’alcool infusé, une des raisons simples mais efficaces pour vos employés de remplir leurs feuilles de temps est l’énorme avantage que cela leur apporte personnellement. On estime que chaque jour, l’économie américaine perd 50 millions d’heures facturables, soit 7,4 milliards de dollars.
Qu'est-ce qui explique la perte? Selon AffinityLive, société d’automatisation de services professionnels, cette perte est le résultat de mauvaises méthodes de suivi du temps. L'entreprise dit:
«En raison du manque d’avancée technologique et des mauvaises habitudes en matière de suivi du temps, AffinityLive a constaté que 51% des répondants ne suivaient que rarement ou jamais le temps passé à lire et à répondre aux courriers électroniques, et 28% ont dit la même chose pour les réunions.»
La solution? Affinity Live ajoute:
«Passer de mises à jour hebdomadaires… de feuilles de temps à quotidiennes… permettrait de récupérer 52 000 USD en temps facturable par professionnel et par an.»
Par conséquent, l'étape la plus importante pour aider vos employés à compléter leurs feuilles de temps est de les aider à réaliser que plus leur suivi est précis, plus votre entreprise disposera d'heures facturables.
À leur tour, ces heures facturables supplémentaires correspondent à une augmentation des revenus entrants et à une meilleure rémunération globale des employés. Quel que soit le cas, vos employés en bénéficient directement.
Rendre facile
Celui-ci peut être aussi simple que de garder vos employés concentrés et à la tâche. Vous pouvez suivre les traces d'Iris, une société qui a mis en place un programme dans lequel des sites tels que Facebook et Google étaient totalement bloqués jusqu'à ce que leurs employés aient soumis des feuilles de temps remplies.
Bien que ces méthodes puissent sembler dures, elles sont absolument efficaces pour établir une norme idéale en matière d'allocation simple et facile de suivi du temps passé par vos employés.
Une autre étape importante consiste à faciliter la tâche de vos employés pour compléter leurs feuilles de temps avec un logiciel automatisé à jour, comprenant des interfaces utilisateur simples et propres. Trop d'entreprises ont recours à des logiciels obsolètes ou, pire encore, à des méthodes non informatisées pour les suivre. Néanmoins, d’autres entreprises utilisent des systèmes tellement spécifiques et granulaires qu’un employé a besoin d’une légende lui permettant de comprendre comment catégoriser son temps.
Pour éviter ces problèmes, essayez d’automatiser le processus autant que possible. Un logiciel moderne de suivi du temps peut être un atout précieux pour aider les employés et les gestionnaires à rationaliser et automatiser le processus.
Idéalement, remplir les feuilles de temps ne devrait pas prendre plus de quelques minutes par jour.
Lier les feuilles de temps au paiement
Cela peut sembler une solution simple, mais parfois les solutions simples fonctionnent le mieux. Lorsque tout échoue, indiquez clairement que le paiement dépend des feuilles de temps remplies.
Comme le souligne Suzanne Lucas, professionnelle des ressources humaines, il faut faire preuve de prudence lors de l’utilisation de cette méthode:
"Il est illégal de ne pas payer quelqu'un pour le temps travaillé, et dans certains états, vous pouvez avoir de gros problèmes pour retarder un chèque de paie, mais (vérifiez avec un avocat de votre état) pourquoi ne pas simplement fixer un délai et s'ils le manquent, ils ne sont pas payés pour cette semaine jusqu'au prochain tour de chèques de paie? Pensez à ce que vous essayez de les motiver à faire: remplissez des fiches de présence pour pouvoir les payer. »
Si les employés continuent à avoir du mal à remplir leurs feuilles de temps, Lucas souligne toutefois que le comportement «pourrait laisser penser que le problème ne réside pas dans des employés non motivés, mais dans un processus de feuille de temps qui décourage».
En expliquant pourquoi, en donnant l'exemple, en simplifiant les choses et en reliant les feuilles de temps aux paiements, les entreprises peuvent faire beaucoup pour que les employés remplissent des feuilles de temps et, espérons-le, les aider à en apprécier les avantages.
Photo de l'horloge via Shutterstock
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