2018 s'annonce comme une bonne année pour la productivité. Plus rapides que jamais, les processus métier de tous les secteurs sont simplifiés par des applications et des logiciels basés sur le cloud. Cette nouvelle vague de technologie est abordable, facile d’accès et conçue pour être facile à utiliser.
Les entreprises de toutes tailles, dans à peu près toutes les industries, récolteront les avantages de cette technologie. Sans les outils adéquats à votre disposition, votre entreprise gaspillera probablement de l'argent et des heures facturables sur des tâches rationalisées par des applications en nuage. Sinon, les tâches épineuses telles que la messagerie électronique, les appels téléphoniques, la paperasserie et les communications goulot d'étranglement sont un jeu d'enfant avec la technologie appropriée.
$config[code] not foundNous sommes ici pour vous guider à travers six outils essentiels que les entreprises ne peuvent pas se permettre de négliger. Chacune est adaptée à une tâche spécifique et, une fois combinées, rendra vos opérations quotidiennes plus rapides et plus faciles et vous permettra peut-être même d’économiser de l’argent en cours de route.
1. Un système téléphonique en nuage
Nous savons qu’il n’ya pas de jour moyen en affaires. Certaines sont courtes, la plupart sont longues, mais il y a une constante: le téléphone. Il sera toujours là et utiliser le mauvais système téléphonique vous fera perdre du temps et de l’argent.
Entrez dans le système téléphonique en nuage: abordable, sans contrat et doté de fonctionnalités parfaites pour optimiser les communications téléphoniques d’une entreprise. Grâce à la technologie VoIP, un système téléphonique en nuage passe les appels de votre entreprise partout où une connexion Internet est disponible. Mais ce n'est pas tout:
- Acheminez les appels vers n’importe lequel de vos appareils à votre convenance, ou même avec un service de répondeur téléphonique - nous en discuterons plus en détail dans un instant.
- Accédez aux messages vocaux et aux enregistrements d'appels depuis votre courrier électronique, où ils peuvent être facilement téléchargés et partagés, ce qui est essentiel pour garder une trace des messages et des informations client.
- Attribuez un numéro de poste à chaque utilisateur, de sorte que les appelants atteignent rapidement exactement ceux dont ils ont besoin
- Configurez votre système en quelques minutes. Aucun matériel requis, donc aucune maintenance coûteuse, ce qui se traduit par une réduction du bénéfice net sur votre facture téléphonique.
Les systèmes de téléphonie en nuage (tels que Tresta!) Comportent des numéros locaux et sans frais, ce qui vous permet d’adapter l’apparence de votre entreprise à l’appel du plus grand nombre possible de clients potentiels. N'oubliez pas: 75% des personnes pensent que l'appel est le moyen le plus efficace d'obtenir une réponse rapide: êtes-vous en mesure de répondre?
2. Un service de réponse téléphonique dédié
Le fait est qu’il n’ya tout simplement pas de temps pour répondre à tous les appels téléphoniques. Cependant, il est certainement dans votre intérêt d’essayer: 80% des personnes qui appellent une entreprise ne laisseront pas de messagerie vocale et ne rappelleront pas si leur premier appel n’est pas répondu.
Cela laisse peu de temps pour le contact téléphonique avec les clients potentiels. Si vous ne répondez pas à leur appel, quelqu'un d'autre le fera. C’est précisément la raison pour laquelle un service de réponse téléphonique 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, est là pour prendre le relais lorsque vous êtes occupé. Avec un service de réponse téléphonique, tous les appels auxquels vous n’avez pas le temps de répondre sont pris en charge par des agents expérimentés, formés pour offrir l’expérience d’un réceptionniste interne à une fraction du coût.
Les agents suivent un script personnalisé qui leur permet de répondre aux questions fréquemment posées, de prendre des messages, d’obtenir des informations de contact et à peu près tout ce dont vous avez besoin. Chaque appel est enregistré et suivi d’un rapport détaillé qui vous est envoyé afin que vous ne manquiez aucune information, quel que soit votre niveau d'activité.
Il est important de noter que tous les services de réponse téléphonique ne sont pas conçus pour fonctionner avec certains types d’entreprises. Lorsque vous pesez les options, recherchez les détails suivants:
- -Expérience antérieure en prenant des appels pour une entreprise comme la vôtre
- -24/7 disponibilité
- Services bilingues
- -La possibilité d'intégrer les logiciels existants, tels que des outils de prise de rendez-vous, de traitement des commandes ou de gestion de la relation client
Astuce: associés à un système téléphonique en nuage tel que Tresta, les appels peuvent être programmés sur votre téléphone portable pendant la journée, puis sur le service de répondeur téléphonique la nuit, le week-end ou même pendant votre pause déjeuner.
3. Le favori de tous - une fonction de chat en direct
Les internautes aiment avoir la possibilité de discuter en temps réel depuis le site Web d’une entreprise. Il a été prouvé qu’il améliorait la perception des visiteurs d’une entreprise et conduisait à un client globalement plus satisfait. En fait, un sondage réalisé par eMarketer a révélé que 63% des répondants étaient plus susceptibles de retourner sur un site où ils utilisaient une fonction de discussion comme LiveChat. Les raisons en sont assez claires: c’est pratique. Il permet aux clients potentiels d'effectuer plusieurs tâches. Peut-être le plus important, cependant, est le suivant: c’est beaucoup plus facile que de passer un appel téléphonique.
Lorsqu’il recherche et examine des options, un visiteur de votre site Web peut avoir une question à propos de votre service qui, selon lui, ne vaut pas la peine de prendre le téléphone. À ce stade, deux options s'offrent à vous: ils continuent de naviguer sur votre site et leur question reste sans réponse, ou ils ouvrent rapidement la boîte de discussion de votre site Web et parlent à un membre de votre équipe. On répond rapidement à leur question, ce qui vous permet de communiquer immédiatement votre expertise et de vous démarquer auprès du client potentiel.
4. CRM intuitif
Celui-ci est une évidence. Le logiciel de gestion approprié, comme celui proposé par Salesforce, HubSpot ou Zoho, simplifie toutes les tâches administratives fastidieuses associées à chaque nouveau client, ce qui vous permet de gagner du temps et de rester organisé.
Les principaux fournisseurs de services de gestion de la relation client peuvent faire à peu près tout ce qui vous donne une idée plus précise de vos relations clients. Ils vous préviendront lorsqu'un client potentiel important navigue dans votre vue ou ouvre votre courrier électronique. Ils analyseront votre marché et vous aideront à segmenter vos clients, à assigner des représentants et à tirer le meilleur parti de votre territoire. Les outils d'analyse vous permettent de visualiser et de planifier les prévisions de vente, pour un plan réaliste et réalisable pour le présent et le futur. C'est à peine la pointe de l'iceberg, cependant. Si par le passé, vous avez évité les CRM, pensant qu'ils ne peuvent pas aider votre entreprise, il est temps de réfléchir à nouveau.
Astuce:
N’oubliez pas que certains services de réponse téléphonique (pas tous!) Peuvent s’intégrer au logiciel de votre choix en matière de gestion de la relation client afin que vos enregistrements restent à jour, où que vous soyez.
5. Gestion de contenu et partage de fichiers
Imaginez le classeur classique jaune poussiéreux.
Assez peu impressionnant, n’est-ce pas?
Imaginez maintenant qu’il se trouve à l’intérieur de votre ordinateur et qu’il peut stocker en toute sécurité un nombre illimité de fichiers que vous pouvez facilement organiser, rechercher, télécharger et partager avec n’importe qui.
C'est mieux.
Avec les applications de stockage de fichiers en nuage telles que Box, à juste titre, tous vos documents sont organisés et accessibles en quelques clics. Les applications de stockage telles que celles-ci sont très faciles à utiliser et reposent sur des mesures de sécurité à la pointe de la technologie. Il n’ya donc pas de problème de confidentialité à prendre en compte en ce qui concerne les informations sensibles.
6. Communications internes simplifiées
Le bon outil pour les communications internes n’éliminera probablement pas le besoin de courriels internes, mais il dissipera certainement ce sentiment d’effroi qui suivra inévitablement l’ouverture de votre boîte de réception le matin.
Des applications comme Slack sont idéales pour les grandes équipes ou pour les membres dont les membres travaillent à différents endroits.Organisez votre équipe en canaux en fonction de départements, de projets spécifiques ou de tout autre élément pour lequel vous auriez besoin d’un espace désigné pour communiquer. Envoyez des messages instantanés, des photos, des documents et plus encore depuis votre ordinateur ou votre téléphone portable.
C’est plus rapide et plus pratique que d’envoyer un courrier électronique et laisse un peu plus d’espace dans la boîte de réception de tout le monde pour tout ce qui reste à faire.
Résumons:
Voilà. Six outils dont vous n'avez peut-être pas entendu parler sont abordables, faciles à utiliser et fonctionnent ensemble pour que votre pratique soit organisée et productive. Chacun est puissant en soi, mais une fois combinés, ils forment une unité homogène conçue pour vous faire gagner du temps et vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel.
- Tresta - Acheminez vos appels où vous le souhaitez avec un système téléphonique en nuage
- PATLive - Gagnez du temps en permettant à des agents formés par des experts de répondre aux appels lorsque vous êtes occupé
- LiveChat - Impressionnez vos clients potentiels en répondant à leurs questions en temps réel depuis votre site Web.
- CRM - Conservez chaque client, fichier et contact organisés, ou laissez votre service de réponse répondre à vos questions!
- Box - Éliminez les problèmes de paperasserie en organisant chaque document et en toute sécurité dans le cloud
- Slack - Simplifiez les communications internes et faites de la place dans votre boîte de réception en partageant instantanément des messages et des fichiers avec votre équipe, où que vous soyez.
Qui est PATLive?
PATLive est un service de réponse téléphonique en direct basé à Tallahassee, en Floride. Depuis 1990, nous répondons aux appels 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour des cabinets d’avocats de toutes formes. Nous savons que vos appels sont importants et que vous avez la bonne image, c’est la raison pour laquelle nous n’embauchons que les 2% des meilleurs candidats pour répondre aux appels, puis nous les formons pendant au moins 80 heures avant qu’ils travaillent pour vous dans notre centre de répondeur.
À l'aide de nos scripts d'appel personnalisés, nos agents disent ce que vous voulez qu'ils disent et sonnent exactement comme un membre de votre entreprise. Ils prennent des messages, planifient des rendez-vous et travaillent même avec vos logiciels de gestion, tels que Clio et Lexicata, pour maintenir les dossiers à jour avec précision et en toute sécurité.
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