Saviez-vous que les employeurs qui ne déposent pas auprès de l'IRS les formulaires de rapport requis en vertu de la Loi sur les soins abordables (Obamacare) peuvent être passibles d'une amende maximale de 3 millions de dollars? C’est suffisant pour vous tenir éveillé la nuit! Et ce n’est qu’une exigence légale.
Les employeurs sont aujourd'hui confrontés à un large éventail d'exigences en matière de conservation des enregistrements, comme l'indique clairement cette infographie de ComplyRight, une entreprise dédiée à la libération des propriétaires de petites entreprises. Et ces exigences semblent croître chaque année.
$config[code] not foundLes formalités administratives et la tenue des documents peuvent peser plus lourdement sur les petites entreprises, car les plus petites d'entre elles ont moins de personnel pour gérer les fonctions des ressources humaines ou peuvent ne pas disposer de ressources humaines dédiées du tout. Mais la bonne nouvelle est que la technologie peut vous aider à rester au-dessus des exigences de conformité réglementaires en tant qu'employeur.
Voici quelques exigences en matière de tenue des dossiers des employés qui peuvent vous surprendre (ou vous choquer):
Offres d'emploi
Lorsque les employeurs affichent des offres d'emploi pour de nouvelles offres d'emploi, ils doivent conserver un record pendant un an conformément à la loi sur la discrimination dans l'emploi au moyen de l'âge (ADEA).
Demandes d'emploi
Les employeurs couverts par l'ADEA, l'American with Disabilities Act (ADA) et / ou le titre VII de la loi sur les droits civils (titre VII) doivent conserver toutes les demandes d'emploi pendant au moins un an. L'exigence d'un an s'applique également aux travailleurs saisonniers et temporaires.
CV
Les curriculum vitae sollicités doivent être conservés pendant un an par l'ADEA et l'ADA. Cependant, il n’est pas nécessaire de conserver les CV non sollicités.
Enregistrements de terminaison
L’ADA et le Titre VII exigent que tous les dossiers de licenciement soient conservés pendant un an après la date de licenciement de l’employé.
Régimes d'avantages sociaux
L’ADEA exige que les régimes d’avantages sociaux soient conservés pendant un an à compter de la fin du régime en vertu de l’ADEA. En outre, la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA) exige que les dossiers des régimes d’avantages sociaux soient conservés pendant six ans.
Évaluations de performance
La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les évaluations de performance soient conservées pendant deux ans.
Registres de taxe de chômage
Selon la loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA), vous devez conserver les registres d’impôt sur le chômage pendant quatre ans à compter de la date d’échéance de l’impôt ou du paiement, selon la date la plus tardive.
Formulaires I-9
Les formulaires I-9 et les informations de vérification supplémentaires permettant de vérifier que les employés sont autorisés à travailler aux États-Unis doivent être conservés pendant trois ans à compter de la date d’embauche ou un an après la date de cessation d’activité, selon la date la plus tardive. La loi applicable est la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA).
Contrats de travail
Si vous avez des contrats d'emploi avec des employés, vous devez les conserver pendant trois ans, conformément à la LSF.
Formulaires OSHA pour blessures et maladie
Les employeurs de 11 employés ou plus doivent conserver tous les formulaires dans lesquels ils signalent une blessure ou une maladie pendant au moins cinq ans après la fin de l'année civile.
Un paysage de conformité vertigineux
Comme l'illustre la liste ci-dessus, les employeurs sont soumis à un patchwork de plus en plus important de lois sur la comptabilité des employés.
Ce n’est pas seulement le nombre d’exigences légales qui rend la conformité difficile. C’est le fait que les lois sont en constante évolution - et complexes.
Les lois sont souvent remplies de nuances, d'exceptions et de définitions détaillées. Les exigences en matière de tenue de documents peuvent concerner certains employeurs en fonction de leur taille ou de leur secteur d'activité, mais pas d'autres.
Les lois changent aussi fréquemment et de nouvelles lois et réglementations sont ajoutées. Si vous êtes pris au dépourvu face à un changement ou à une nouvelle loi, votre entreprise risque de devoir payer de lourdes amendes. Rappelez-vous, le manque de connaissances n'est généralement pas une défense.
Technologie: fondement essentiel de la conformité des employeurs
La tenue des dossiers des employés est l’un des domaines où la technologie uniformise les règles du jeu pour les petites entreprises.
Une bonne application de tenue des dossiers des employés peut vous aider à mieux respecter les obligations légales qui s’appliquent à votre entreprise - c’est un fait acquis.
Mais le meilleur logiciel de tenue d’enregistrements d’aujourd’hui peut apporter une valeur ajoutée considérable.
Les meilleures applications contribuent à la productivité en aidant les équipes de petites entreprises à travailler plus intelligemment, pas plus fort. Conseil: recherchez un logiciel rapide à utiliser, intuitif et facile à utiliser. Recherchez également des fonctionnalités telles que les invites automatiques et les rappels pour une efficacité accrue.
Une bonne application de tenue des dossiers des employés peut économiser de l'argent en gérant les risques. Vous gagnez en tranquillité d'esprit et dormez mieux en sachant que votre petite entreprise dispose des outils nécessaires pour se conformer aux exigences complexes en matière de conservation des documents, tout comme les grandes entreprises.
Voici un autre avantage considérable de la technologie: les enregistrements électroniques au lieu du papier. Conserver des copies papier des enregistrements des employés nécessite non seulement une grande quantité d’espace physique, mais également une organisation extrême. L'employé moyen perd 400 heures par an à chercher des documents papier.
La documentation électronique gagne du terrain sur le papier, selon ComplyRight. Ce n’est pas une surprise pourquoi. Lorsque les enregistrements sont stockés électroniquement, les informations sont regroupées au même endroit et facilement consultables. Le personnel peut récupérer les données des employés en quelques clics.
Et à mesure que votre entreprise grandit et que les enregistrements se multiplient, les systèmes de tenue d'archives électroniques facilitent l'organisation et la récupération de volumes croissants de données. Sans la traînée de papier inefficace, vous pouvez également faire évoluer votre entreprise plus rapidement.
Où trouver de l'aide sur la tenue des dossiers des employés
Pour consulter une liste complète des exigences en matière de conservation des enregistrements des employés et identifier celles qui s'appliquent à votre entreprise, téléchargez gratuitement les «Lignes directrices sur la conservation des enregistrements des employés pour les employeurs et les directeurs des ressources humaines» de ComplyRight.
Et consultez l'application Employee Records App de HRDirect. C’est gratuit et rapide, et cela simplifie la gestion des dossiers des employés.
Gestionnaire de photo via Shutterstock
Plus dans: Commandité 3 commentaires ▼
