Une réceptionniste représente une entreprise en étant le visage et la voix qui accueille les clients lors de leur première visite ou de leur appel téléphonique. La capacité de la réceptionniste à créer une bonne première impression est un élément important du succès global de l'entreprise. Bien que les tâches de réceptionniste puissent varier quelque peu selon les employeurs et les industries, il existe des compétences et des qualités communes à la réceptionniste qui sont nécessaires pour tout travail.
$config[code] not foundCompétences en communication
La communication est au cœur des tâches de la réceptionniste. Elle doit pouvoir parler clairement aux personnes au téléphone et en personne. Elle prend des messages et les transmet à l'individu approprié. Elle peut donner des directives, répondre aux questions et diriger les visiteurs ou les appelants vers un autre employé ou un autre service. Un bon réceptionniste a une écriture lisible afin que les notes et les messages puissent être facilement lus.
Il est également important de connaître la terminologie du domaine. Les compétences des réceptionnistes médicaux, par exemple, incluent souvent une connaissance de base des procédures médicales et des termes utilisés par les compagnies d’assurance et les représentants pharmaceutiques. Un bon réceptionniste en sait assez sur l’entreprise et son vocabulaire spécialisé pour pouvoir répondre à des questions élémentaires et diriger les appelants et les visiteurs vers les services appropriés.
Capacité d'être un joueur d'équipe
La réceptionniste sert de lien entre les clients et les employés qui fournissent les services souhaités. Les réceptionnistes aident les clients et les clients à obtenir ce qu'ils veulent. Ils aident les collègues de différentes manières, qu'il s'agisse de passer ou de prendre des appels téléphoniques, de tenir des carnets de rendez-vous ou d'effectuer d'autres tâches de bureau courantes. Les réceptionnistes facilitent souvent également les communications entre leurs collègues, contribuant ainsi à assurer le bon fonctionnement de l'entreprise.
Alphabétisation informatique
Selon le poste, une réceptionniste peut faire beaucoup plus que répondre au téléphone et accueillir les clients. Les tâches du réceptionniste peuvent inclure la création de lettres, de notes de service, de factures, d’horaires et d’autres types de documents et d’archives. La plupart des entreprises utilisent aujourd'hui des moyens électroniques pour créer et conserver des documents. Les réceptionnistes doivent maîtriser les logiciels de traitement de texte et les tableurs classiques tels que Microsoft Word et Excel. Ils devraient être capables d'apprendre tout logiciel spécialisé qu'une entreprise peut utiliser pour son travail administratif.
Les réceptionnistes doivent également savoir utiliser le matériel de bureau standard. Cela comprend les téléphones multilignes, les photocopieurs, les télécopieurs et les compteurs d’affranchissement.
La bonne personnalité
Certaines qualités d'une réceptionniste ne peuvent pas être apprises à l'école. Être réceptionniste peut être stressant. une bonne réceptionniste gère plusieurs tâches à la fois avec calme et efficacité. Il se peut que plusieurs clients attendent en ligne. Un livreur peut avoir besoin d'une signature pour jongler avec des appels téléphoniques sur plusieurs lignes. Un collègue peut demander des messages en même temps qu'un autre vous demande de vérifier un calendrier de rendez-vous. Une bonne réceptionniste est capable d'organiser et de hiérarchiser les tâches afin qu'elles soient accomplies correctement et en temps voulu.
En tant que réceptionniste, vous aurez probablement accès à des informations confidentielles sur vos collègues et vos clients. Tous deux ont l'exception de la loyauté et de la discrétion du réceptionniste dans la protection des informations privées.
Une personnalité extravertie est un avantage indéniable pour une bonne réceptionniste. Selon le lieu de travail, votre journée peut être très chargée, avec de nombreuses interactions avec les clients et les collègues. Il est important d'être agréable et de travailler en tout temps, peu importe ce que vous ressentez à l'intérieur ou le type de journée que vous avez eu.
Environnement de travail
Les réceptionnistes sont généralement assis à un bureau dans une zone de réception, une salle d'attente ou un bureau. Selon un sondage récent réalisé par Le globe de boston, plus de 90% des réceptionnistes qui travaillent actuellement sont des femmes. En raison de la grande variété d'industries et de contextes dans lesquels les réceptionnistes sont nécessaires, il existe des possibilités d'emploi à temps plein et à temps partiel, pendant les heures normales de bureau et les horaires du soir, de la nuit, des vacances et des week-ends.
Salaire et perspectives d'emploi
Le salaire moyen d’un réceptionniste est de $34,800 par an, avec une fourchette qui se situe généralement entre $31,247 et $39,012. Un certain nombre de facteurs peuvent influer sur le salaire, notamment l'employeur, l'emplacement géographique, la formation, les fonctions de réceptionniste et le nombre d'années d'expérience.
Selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis, qui suit les données pour la plupart des professions civiles, le taux de croissance prévu pour les postes de réceptionniste est d’environ 9% jusqu’en 2026. C’est aussi rapide que la moyenne, par rapport à toutes les autres professions.
