Un coordinateur de voyages est un professionnel administratif engagé par une organisation pour organiser tous les arrangements de voyages d’affaires pour les employés de la société. Bien qu'un diplôme d'études collégiales ne soit pas nécessaire pour obtenir ce poste, la plupart des employeurs exigent généralement que les candidats possèdent un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. En outre, ils doivent être d'excellents communicateurs, oralement et par écrit, car ils devront interagir avec des personnes à tous les niveaux. Selon Salary.com, en 2010, les coordonnateurs de voyages gagnaient environ 43 851 dollars par an.
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Selon la nature des activités d’une entreprise, divers employés peuvent être tenus de voyager de manière régulière. Lorsque cela se produit, un coordinateur de voyages assure la liaison avec chaque employé ou son assistant administratif pour vérifier toutes les conditions requises pour les voyages. Cela inclut les dates de voyage, les exigences relatives aux heures de départ et d’arrivée, ainsi que les demandes spéciales, telles que la préférence pour les sièges près des fenêtres ou les repas végétariens.
Le coordinateur de voyage contactera ensuite la compagnie aérienne préférée, par téléphone ou par courrier électronique. Elle organise le plan de vol de l'employé en relayant toutes les informations relatives à l'employé, y compris son nom, ses coordonnées et, le cas échéant, ses informations de passeport.
Hébergement
Lorsqu'une entreprise demande à un employé de voyager plus d'une journée, l'hébergement est requis et payé par l'organisation. Le coordinateur de voyages contacte l’hôtel ou le fournisseur d’hébergement préféré. Il réserve le nombre de chambres approprié pour le nombre de jours approprié. De plus, il demande toute exigence ou demande spéciale, telle qu'une chambre sur un étage non-fumeur à ce moment-là. Une fois la chambre réservée, le coordinateur de voyages transmet toutes les informations relatives à l'hébergement à l'employé ou à son assistant administratif. De plus, il organise des transports terrestres tels qu'une voiture de location, une navette ou un service de voiture pour l'employé en déplacement.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingFacturation
Les problèmes liés à la facturation des achats varient selon les organisations. Lorsqu'une entreprise est très grande, chaque service peut avoir son propre centre de coûts ou son propre budget à partir du moment où les dépenses sont payées. Un coordinateur de voyages doit enregistrer et contrôler tous les frais de déplacement et les facturer au service approprié. Cela peut être accompli de différentes manières. Certaines entreprises utilisent des logiciels d'achat tels qu'Arriba. D'autres utilisent des cartes de crédit d'entreprise attribuées à chaque département. D'autres peuvent simplement faire des achats à partir d'un seul compte et rapprocher toutes les dépenses à la fin du mois, en créditant ou en facturant chaque département.
