Grand Rapids, Michigan (COMMUNIQUÉ DE PRESSE - 12 janvier 2010) - Greatland, l’un des principaux fournisseurs de produits W-2 et 1099 pour les entreprises du pays, a publié ses «pièges» en matière de dépôt de documents W-2 et 1099, à surveiller de près en cette saison des impôts. Greatland a compilé cette liste sur la base des principales demandes de renseignements de ses clients.
Alors que de nombreuses entreprises choisissent de déposer leurs formulaires W-2 et 1099 par courrier électronique auprès de la Social Security Administration (SSA) et / ou de l'Internal Revenue Service (IRS), la majorité des entreprises dépendent toujours du dépôt de formulaires papier par courrier. Il existe deux erreurs courantes commises par les entreprises ou les préparateurs de déclarations de revenus lors du dépôt de formulaires papier W-2 ou 1099:
$config[code] not found«Voir le rouge» - Exigence de formulaire à l'encre rouge 1099: les entreprises doivent classer la copie A du formulaire 1099 (le fichier envoyé à l'IRS) sur un formulaire préimprimé (1). Seule la copie A doit être conforme à cette exigence. Toutes les autres copies des formulaires peuvent être imprimées à l’encre noire.
Perfectionnement des perforations sur les imprimantes W-2 et 1099: semblable à l'exigence de forme à l'encre rouge, les IRS et SSA ont une exigence de perforation qui spécifie que toutes les formes de papier ne contiennent pas de perforations horizontales séparant les formes sur la copie A. Cependant, toutes les autres copies doivent être perforées entre le formes individuelles, et selon l’IRS, l’utilisation de ciseaux pour séparer les copies n’est pas une méthode acceptable (2).
Il est important de vérifier auprès de votre fournisseur de formulaires fiscaux que tous les formulaires papier préimprimés sont conformes aux exigences de l'IRS et de la SSA. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des pénalités substantielles.
Dépôt électronique ou «dépôt électronique»
Exigence de dépôt électronique: le SSA et l'IRS encouragent le dépôt électronique des formulaires W-2 et 1099, quel que soit le nombre de formulaires à remplir. Toutefois, si le nombre de formulaires de chaque type est supérieur à 250 (par exemple 250 1099-DIV 300 1099-INT, 250 W-2), l’IRS et la SSA exigent que les formulaires soient classés par voie électronique.
Les avantages du dépôt électronique sont:
* Le délai de dépôt des formulaires auprès de l'IRS et de la SSA est prolongé d'un mois par rapport au dépôt sur papier * La manutention et l'envoi de papier sont réduits, ce qui permet de réaliser des économies de coûts. * Impact environnemental réduit * Aucune des exigences fédérales en matière de formulaire de papier (encre rouge, perforation, etc.) * Le statut de soumission de votre dépôt est fourni (par exemple, “Reçu”, “Pas encore traité”, “Complet”, etc.)
La date limite pour l'envoi des formulaires W-2 et 1099 aux destinataires est le 1er février 2010. La date limite de cette année pour le dépôt des formulaires W-2 et 1099 au gouvernement fédéral est le 1er mars 2010 (sur papier) ou le 31 mars 2010 (en version électronique). Vous pouvez demander une extension automatique de 30 jours en remplissant le formulaire 8809. Nouveau pour 2009: date limite de remise des déclarations aux destinataires pour les formulaires 1099-B, 1099-S et 1099-MISC (si les montants sont reportés dans les cases 8 ou 14) a été prolongé jusqu'au 16 février 2010. Greatland possède sur son site Web un vaste centre de faits 1099 et W-2, qui répond à de nombreuses autres questions de classement. La société a récemment lancé speedEfiler.com, un nouvel outil Web d’information sur les salaires qui permet aux petites et moyennes entreprises de déposer leurs formulaires W-2 et 1099 en ligne, d’en faire imprimer des copies directement aux employés ou aux destinataires. À propos de la Grande Terre Greatland (www.greatland.com) est l’un des principaux fournisseurs de produits W-2 et 1099 du pays. Les gammes de produits spécialisés comprennent: les formulaires et logiciels W-2 et 1099, les chèques commerciaux et les logiciels, les fournitures et logiciels de préparation de l’impôt sur le revenu et les formulaires de prêt hypothécaire. Greatland est une entreprise appartenant à ses employés et implantée à Grand Rapids, au Michigan, et à Green Bay, dans le Wisconsin. (1) Publication IRS 1179, Section 2.1.4 (2) 1099 - Publication IRS 1179, Section 4.4.3; W-2 - Publication IRS 1141 Partie B Section 2 Paragraphe.05
