Un organisateur de réunion dans un grand établissement d’hôtel de conférence s'occupe de l’événement d’un client depuis le premier contact jusqu’à ce que le groupe quitte l’hôtel. Le planificateur s’occupe de tout, de la réservation de salles de réunion et d’hôtel à la configuration de la nourriture et des équipements. Dans une grande installation, il peut y avoir plusieurs planificateurs de réunions qui ont tous des domaines de compétence différents et travaillent ensemble pour des événements de groupe. Les réservations, l’alimentation, les boissons et les relations publiques sont des exemples de ces différents domaines.
$config[code] not foundRelations publiques et marketing
Dans ce rôle, le planificateur de réunion sert de représentant du lieu d'hébergement et de conférence au public. Le planificateur a pour tâche de s’assurer que l’installation a une réputation positive et d’aider les clients à faire des réservations. Les planificateurs de réunions créent des brochures décrivant les services de l'établissement, répondent aux demandes de renseignements par courrier électronique ou par téléphone sur les services de planification d'événements et fournissent des informations sur les installations et services de réunion actuels à utiliser sur le site Web de l'hôtel. Dans ce rôle, le planificateur crée du contenu pour les annonces multimédia pour le service de planification d'événements de l'installation. Le planificateur est également tenu de contacter les entreprises et les conventions pour encourager les activités nouvelles et continues.
Réservation et inscription
Lorsqu'il travaille principalement dans les réservations et les inscriptions, le planificateur de réunion aide les clients à faire des réservations d'hôtel et de salle de bal pour les participants. En fonction de la taille du groupe et des activités à organiser sur place, le planificateur de réunion suggère les salles de réunion du centre de conférence qui répondraient le mieux aux besoins du client. Le planificateur réserve également des groupes de chambres d’hôtel pour les participants du client et aide à tout dépassement éventuel. Une partie de ce rôle du planificateur de réunions inclut la négociation d’un taux de remise pour les groupes et, éventuellement, l’aide à l’organisation des voyages. Les planificateurs de réunions aident également à l’inscription sur place des participants.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingNourriture et boisson
Chaque convention a besoin de services de restauration et de boissons. Heureusement pour les clients, les planificateurs de réunions sur site s’occupent facilement de cette affaire. Le planificateur de réunion aide le client à déterminer la quantité de nourriture nécessaire pour le nombre prévu de participants. Cela permet en partie de déterminer si les repas doivent être servis lors d’un dîner assis ou d’un buffet, et quelles boissons devraient être offertes. Le planificateur de réunion discute du menu de chaque repas avec le client et aide à élaborer un budget ou un forfait pour le client.
Fonctions techniques
Le travail d'un planificateur de réunions comporte de nombreux aspects techniques différents dans un grand établissement d'hébergement de conférence. L'un des aspects financiers techniques du rôle consiste à aider le client à élaborer un budget et à déterminer le mode de paiement de tous les services fournis par l'installation. Le planificateur de réunion organise l’ensemble de l’événement du client, en s’assurant que celui-ci sait quelles salles de conférence sont disponibles et à quelle heure et qu’il élabore un calendrier. Les planificateurs sont également responsables de la localisation, de la location et de la configuration de tout équipement audiovisuel ou autre équipement spécialisé dont le client a besoin. Un organisateur de réunion peut également localiser et organiser des divertissements à la demande du client.
